Dokumentenerzeugung

Automatisierte Dokumenten-
erzeugung für HR

Bringen Sie den Flow zurück in Ihre Prozesse und erzeugen Sie zahlreiche HR-Dokumente wie Arbeitsverträge oder Bescheinigungen automatisiert! Durch die automatische Bereitstellung der Dokumente an bestimmte Mitarbeitergruppen kommen Sie zudem der gesetzlichen Nachweispflicht nach.

Warum HR-Dokumente automatisiert erstellen?

Durch Software für die Dokumentenerzeugung lassen sich HR-Prozesse beschleunigen. Und dank der automatischen Ablage in der Personalmanagement-Software sparen Sie Lagerkosten. So steigern Sie die Service-Qualität Ihrer Personalabteilung! Eine komplette Digitalisierung von HR-Prozessen in Verbindung mit einer integrierten Dokumentenerzeugung beschleunigt alle administrativen Schritte, schafft Transparenz und gestaltet Abläufe effizienter.

VORTEILE DER AUTOMATISIERTEN DOKUMENTENERZEUGUNG

Das Erstellen von HR-Dokumenten mit Softwareunterstützung bringt viele Vorteile mit sich. So ist beispielsweise der Prozessstand zu jeder Zeit für jeden Beteiligten einsehbar. Durch fehlerfreie Prozesse und Dokumente lässt sich die Qualität von Dokumenten deutlich verbessern.

Bei allen erstellten Dokumenten werden Ihre individuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigt. Das heißt: Die Dokumente sind damit immer CI-konform. Die automatische Einbindung von Personaldaten führt zu einer sehr großen Zeitersparnis. Die Übernahme der Daten erfolgt hierbei aus SAP HCM, SAP SuccessFactors oder einem anderen HCM-System.

Das Erstellen von HR-Dokumenten mit Softwareunterstützung bringt viele Vorteile mit sich. So ist beispielsweise der Prozessstand zu jeder Zeit für jeden Beteiligten einsehbar. Durch fehlerfreie Prozesse und Dokumente lässt sich die Qualität von Dokumenten deutlich verbessern.

Bei allen erstellten Dokumenten werden Ihre individuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigt. Das heißt: Die Dokumente sind damit immer CI-konform. Die automatische Einbindung von Personaldaten führt zu einer sehr großen Zeitersparnis. Die Übernahme der Daten erfolgt hierbei aus SAP HCM, SAP SuccessFactors oder einem anderen HCM-System.

Arbeitsverträge einfach automatisiert erzeugen

Das Management von Verträgen als Teil des HR-Prozessmanagements kann sehr komplex sein. Unterschiedliche Verträge und häufige Änderungen bergen hohes Fehlerpotenzial und sind oft sehr aufwendig. Mit einer automatisierten Vertragserstellung lassen sich Anstellungsverträge, Vertragsänderungen oder Vertragsergänzungen digital managen. In Personalabteilungen ist so eine Qualitätssicherung und Verschlankung der Prozesse rund um Verträge leicht zu erreichen.

Dokumente in der Digitalen Personalakte ablegen

Mit aconso nubea können Sie rechtssichere Vorlagen für Verträge einfach digital verwalten und für ein transparentes, individualisiertes Prozessmanagement sorgen. Die finalen Dokumente werden automatisiert in die Digitale Personalakte abgelegt, sodass Ihr HR-Sachbearbeiter keinen manuellen Aufwand mehr hat.

Dokumentenansicht Arbeitsvertrag auf Desktop

Geeignete Arten von Dokumenten

Informationen für Mitarbeiter bereitstellen und Compliance gewährleisten

Dokumentenansicht auf iPad

Aufgrund gesetzlicher Regelungen ist es notwendig, die Zustellung mancher Dokumente nachweisen zu können. Oft sind Unternehmen verpflichtet, einen bestimmten Mitarbeiterkreis einmalig, regelmäßig oder wiederholt über einen gewissen Sachverhalt zu informieren. Der Informationsnachweis belegt eindeutig, dass Sie die Richtlinien einhalten. Dies geschieht, indem Sie Informationen für bestimmte Mitarbeitergruppen verfügbar machen. Compliance ist so gewährleistet. Mit nur wenigen Klicks lässt sich nachweisen, dass Dokumente erzeugt und an einem sicheren Ort abgelegt worden sind, an dem betroffene Mitarbeiter die Informationen abrufen können. Die Zustellung des Schreibens erfolgt im jeweiligen Rechtsraum des einzelnen Mitarbeiters und wird rechtssicher dokumentiert. Ein empfohlener Bereitstellungsort ist die Jedermann-Akte, die Dokumentenbox des Mitarbeiters. Hier kann der Empfänger die erstellten Dokumente direkt einsehen und verwalten.

Dokumentenansicht auf iPad

Informationsnachweis: Beispiele und Vorteile

Nachweispflichtige Dokumente treten im HR-Alltag öfter auf, als weitläufig bekannt. Hier finden Sie eine Übersicht über einige Dokumente, deren Zustellung an die jeweiligen Mitarbeiter einer Nachweispflicht unterliegen. Mit unserem Service müssen Sie sich um das Thema Informationsnachweis keine Sorgen mehr machen!

Vorteile

COMPLIANCE GEWÄHRLEISTET

RECHTSSICHERE ABLAGE

100 % DIGITAL

DOKUMENTE MIT NACHWEISPFLICHT

  • Jährliche Datenschutzerklärung
  • Einladungen
  • Erinnerungen
  • Protokolle
  • Einverständniserklärung
  • Zusatzverpflichtung zum Fernmeldegeheimnis
  • Mitteilung über gesetzliche Änderungen
  • uvm.

Die elektronische Signatur optimiert HR-Prozesse

Mit elektronischer Unterschrift papierlos im HR! Digitale Unterschrift statt Papierchaos: Unterschreiben Sie die automatisch erstellten Dokumente wie Arbeitsverträge oder Bonusschreiben ganz einfach digital und nutzen Sie Effizienzvorteile. Mit der digitalen Signatur von DocuSign in aconso nubea signieren Sie rechtssicher und -verbindlich. Sie vermeiden so Medienbrüche, müssen nicht mehr drucken oder scannen und können End-to-End-Prozesse tatsächlich komplett digital abbilden.

LERNEN SIE UNSERE LÖSUNGEN ZUR DOKUMENTENERZEUGUNG KENNEN!

Gerne beraten wir Sie persönlich und stellen Ihnen unsere Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement vor. Füllen Sie einfach das Kontaktformular aus oder rufen Sie uns an.

+49 89 5161860