Automatisierte
Dokumentenerzeugung: schnell und effizient
✓ Für unzählige Dokumentarten geeignet
✓ Mastervorlagen basierend auf Microsoft Word
✓ Flexibel, transparent, 100% Cloud
Warum Personaldokumente automatisiert erstellen?
Das manuelle Erstellen von Dokumenten ist schlicht und einfach fehleranfällig. Beim täglichen Jonglieren mit unzähligen Vorlagendateien verliert man nicht nur schnell den Überblick, sondern auch wertvolle Zeit. Die Digitalisierung von HR-Prozessen in Verbindung mit einer integrierten Dokumentenerzeugung beschleunigt alle administrativen Schritte, schafft Transparenz und gestaltet Abläufe effizienter. Der Prozessstand ist jederzeit für alle Beteiligten sichtbar und das Beste: die fertigen Dokumente sind garantiert fehlerfrei.
Wie funktioniert die automatisierte Dokumentenerzeugung?
Eigentlich ist das ganz einfach: Sie arbeiten mit Master-Templates, in denen Sie das grundlegende Design und den groben Aufbau Ihrer Schreiben definieren. Auf Basis dieser Templates lassen sich Dutzende Dokumente abbilden. Sie profitieren somit von der Vielfältigkeit an Funktionen aus Microsoft Word, auf welche Sie im aconso-System für die Konfiguration und Erweiterung zurückgreifen können. Mit der Anbindung an Ihr führendes HR-System etablieren Sie ein praxisorientiertes und konsistentes Datenmodell.
Die Übernahme der Daten erfolgt hierbei aus SAP HXM, SAP SuccessFactors oder einem anderen stammdatenführenden HCM-System. Sie können Systemdaten in Verbindung mit individuellen Daten aus Eingabemasken flexibel und nach Ihren Bedürfnissen modellieren. Zudem werden bei allen erstellten Vorlagen und Dokumenten Ihre individuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigt. Das heißt: Die Dokumente sind immer CI-konform.
Alle Funktionen auf einen Blick
- Übernahme des Corporate Designs, Formatvorlagen sowie Kopf- & Fußzeile
- Automatische Übernahme von Personaldaten aus dem HCM-System
- Hierarchisch aufgebaute Vorlagen-Bibliothek, um Änderungen zentral zu pflegen
- Prozessintegration inklusive Digitaler Signatur via DocuSign oder Adobe Acrobat Sign
- Automatische Dokumentenablage in Digitaler Personalakte möglich
Arbeiten mit Mastervorlagen
Einfach gesagt: Aus einer Master-Dokumentenvorlage können beliebige Dokumentarten erstellt werden, die im Inhalt variieren, im Basis-Layout aber gleich sind. Mastereinstellungen wie Formatierung, Corporate Design, Kopf und Fußzeile etc. werden automatisch übernommen, sodass Sie hier immer auf der sicheren Seite sind. Auch die Abbildung verschiedener Layoutvorgaben bei Tochtergesellschaften ist möglich, genau wie die zentrale Template-Erstellung für den globalen Einsatz in verschiedenen Sprachen.
Praxisbeispiel: Das HR-Team der bfz arbeitet bereits seit einiger Zeit mit der Digitalen Personalakte von aconso und hat sich nun zusätzlich für die automatisierte Dokumentenerzeugung entschieden. Heute werden 41 Dokumentarten mit der Software abgebildet. Erfahren Sie in unserer Case Study mehr zum Projekt.
Welche Dokumentarten lassen sich abbilden?
Bei der automatisierten Erzeugung von HR-Dokumenten sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Nahezu alle Dokumentarten entlang eines Beschäftigungsverhältnisses lassen sich softwaregestützt abbilden.
Die häufigsten Anwendungsfälle sind:
- Arbeitsvertragserstellung (auch Tarifverträge)
- Onboarding-Dokumente
- Elternzeit- und Mutterschutzdokumente
- Arbeitszeitänderungsverträge
- Prämienschreiben
- Bonusschreiben
- Bescheinigungen wie A1-Bescheinigung
- Vertrags- und Gehaltsanpassungen uvm.
Das sagen unsere Kunden
„Im Endeffekt funktioniert das ein bisschen wie ein Serienbrief in Word. Eigentlich hatten wir Budget zurückgestellt, um mehr Vorlagen von aconso erstellen zu lassen. Das haben wir gar nicht gebraucht.“
„Die Bearbeitungszeiten haben sich enorm verkürzt, gleichzeitig ist die Handhabung der Prozesse für alle Beteiligten erheblich einfacher geworden.“
Unschlagbare Vorteile der automatisierten Dokumentenerzeugung
-
Arbeitserleichterung und Zeitersparnis
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Verminderte Komplexität, standardisierte Arbeitsabläufe
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Bis zu 60 % Prozesskosteneinsparungen
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Revisionssicherheit nach EU-DSGVO
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Nachhaltigkeit durch Verzicht auf Papierdokumente
Digitale Signatur und Personalakte
Echte End-to-End-Prozesse
Die automatisierte Dokumentenerzeugung ist oft der fehlende Baustein, wenn es um End-to-End-Prozesse im Dokumentenmanagement geht. Medienbrüche, nasse Unterschriften und die Ablage in Papierakten erschweren die Digitalisierung häufig. Dabei lassen sich alle Prozessschritte 100 % digital abbilden – ergänzt um eine digitale Signatur von DocuSign oder Adobe Acrobat Sign und die automatische und sichere Ablage in der aconso Digitalen Personalakte.
SAP SuccessFactors
Nahtlose Integration
aconso ist seit vielen Jahren Ihr zuverlässiger SAP-Partner. Unsere Dokumentenerzeugung lässt sich mit vollem Funktionsumfang optisch und technisch nahtlos in SAP SuccessFactors integrieren. So verwalten Sie Ihre Personaldaten und HR-Dokumente unter einem Dach. Diese Lösung ist auch im SAP Store erhältlich.
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