Dokumentenerzeugung
Automatisierte Dokumenten-
erzeugung für HR
Warum HR-Dokumente automatisiert erstellen?
Durch Software für die Dokumentenerzeugung lassen sich HR-Prozesse beschleunigen. Und dank der automatischen Ablage in der Personalmanagement-Software sparen Sie Lagerkosten. So steigern Sie die Service-Qualität Ihrer Personalabteilung! Eine komplette Digitalisierung von HR-Prozessen in Verbindung mit einer integrierten Dokumentenerzeugung beschleunigt alle administrativen Schritte, schafft Transparenz und gestaltet Abläufe effizienter.
VORTEILE DER AUTOMATISIERTEN DOKUMENTENERZEUGUNG
Das Erstellen von HR-Dokumenten mit Softwareunterstützung bringt viele Vorteile mit sich. So ist beispielsweise der Prozessstand zu jeder Zeit für jeden Beteiligten einsehbar. Durch fehlerfreie Prozesse und Dokumente lässt sich die Qualität von Dokumenten deutlich verbessern. Bei allen erstellten Dokumenten werden Ihre individuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigt. Das heißt: Die Dokumente sind damit immer CI-konform. Die automatische Einbindung von Personaldaten führt zu einer sehr großen Zeitersparnis. Die Übernahme der Daten erfolgt hierbei aus SAP HCM, SAP SuccessFactors oder einem anderen HCM-System.
Geeignete Arten von Dokumenten
- Arbeitsverträge und Tarifverträge
- Serienbriefe
- Prämienschreiben
- Bonusschreiben
- Rundschreiben für Mitarbeiter
- Dokumente mit Nachweispflicht
Arbeitsverträge einfach automatisiert erzeugen
Das Management von Verträgen als Teil des HR-Prozessmanagements kann sehr komplex sein. Unterschiedliche Verträge und häufige Änderungen bergen hohes Fehlerpotenzial und sind oft sehr aufwendig. Mit einer automatisierten Vertragserstellung lassen sich Anstellungsverträge, Vertragsänderungen oder Vertragsergänzungen digital managen. In Personalabteilungen ist so eine Qualitätssicherung und Verschlankung der Prozesse rund um Verträge leicht zu erreichen.
Dokumente in der Digitalen Personalakte ablegen
Mit aconso nubea können Sie rechtssichere Vorlagen für Verträge einfach digital verwalten und für ein transparentes, individualisiertes Prozessmanagement sorgen. Die finalen Dokumente werden automatisiert in die Digitale Personalakte abgelegt, sodass Ihr HR-Sachbearbeiter keinen manuellen Aufwand mehr hat.
Informationen für Mitarbeiter bereitstellen und Compliance gewährleisten
Aufgrund gesetzlicher Regelungen ist es notwendig, die Zustellung mancher Dokumente nachweisen zu können. Oft sind Unternehmen verpflichtet, einen bestimmten Mitarbeiterkreis einmalig, regelmäßig oder wiederholt über einen gewissen Sachverhalt zu informieren. Der Informationsnachweis belegt eindeutig, dass Sie die Richtlinien einhalten. Dies geschieht, indem Sie Informationen für bestimmte Mitarbeitergruppen verfügbar machen. Compliance ist so gewährleistet. Mit nur wenigen Klicks lässt sich nachweisen, dass Dokumente erzeugt und an einem sicheren Ort abgelegt worden sind, an dem betroffene Mitarbeiter die Informationen abrufen können. Die Zustellung des Schreibens erfolgt im jeweiligen Rechtsraum des einzelnen Mitarbeiters und wird rechtssicher dokumentiert. Ein empfohlener Bereitstellungsort ist die Jedermann-Akte, die Dokumentenbox des Mitarbeiters. Hier kann der Empfänger die erstellten Dokumente direkt einsehen und verwalten.
Informationsnachweis: Beispiele und Vorteile
Nachweispflichtige Dokumente treten im HR-Alltag öfter auf, als weitläufig bekannt. Hier finden Sie eine Übersicht über einige Dokumente, deren Zustellung an die jeweiligen Mitarbeiter einer Nachweispflicht unterliegen. Mit unserem Service müssen Sie sich um das Thema Informationsnachweis keine Sorgen mehr machen!
Vorteile
COMPLIANCE GEWÄHRLEISTET
RECHTSSICHERE ABLAGE
100 % DIGITAL
DOKUMENTE MIT NACHWEISPFLICHT
- Jährliche Datenschutzerklärung
- Einladungen
- Erinnerungen
- Protokolle
- Einverständniserklärung
- Zusatzverpflichtung zum Fernmeldegeheimnis
- Mitteilung über gesetzliche Änderungen
Die elektronische Signatur optimiert HR-Prozesse
Mit elektronischer Unterschrift papierlos im HR! Digitale Unterschrift statt Papierchaos: Unterschreiben Sie die automatisch erstellten Dokumente wie Arbeitsverträge oder Bonusschreiben ganz einfach digital und nutzen Sie Effizienzvorteile. Mit der digitalen Signatur von DocuSign in aconso nubea signieren Sie rechtssicher und -verbindlich. Sie vermeiden so Medienbrüche, müssen nicht mehr drucken oder scannen und können End-to-End-Prozesse tatsächlich komplett digital abbilden.
