Praxisbericht Warsteiner
„Im Zusammenspiel aus aconso und SAP haben wir die Grundlage für ein ausbaufähiges Gesamtkonzept geschaffen.“
Schluss mit Aktenbergen und Dokumentenchaos!
Um HR-Prozesse effizienter zu gestalten und Mitarbeitende zu entlasten, startete die Warsteiner Gruppe eine Digitalisierungsinitiative. Auftakt bildete die Schnelleinführung der digitalen Personalakte und Dokumentenerzeugung von aconso. Warsteiner integriert diese in ein ganzheitliches Konzept im Zusammenspiel mit SAP SuccessFactors.
Unternehmen
- International tätige Unternehmensgruppe im Bereich Bier und bierhaltige Getränke
- Weltweit 1.200 Mitarbeitende
- 400 Mio. Euro Umsatz (2019)
Herausforderungen
- Ineffiziente, fehleranfällige analoge HR-Prozesse
- Selbsterklärende Software, keine Insellösung
- SAP-Kompatibilität
Lösung
- Digitale Personalakte in SAP SuccessFactors
- Dokumentenerzeugung in SAP SuccessFactors
- Scan Service
Cloud-basierte Digitalisierungs-Initiative
Mit ihrem Warsteiner Premium Pilsener ist Warsteiner auf der ganzen Welt bekannt. Zur Gruppe gehören heute vier weitere Brauereien mit weltweit rund 1.200 Mitarbeitenden. Ein HR-Team kümmert sich zentral um das Personalwesen für alle deutschen Standorte. 2020 führte das Unternehmen die digitale Personalakte und die Dokumentenerzeugung von aconso ein. Statt Papierakten zu durchsuchen, hat HR jetzt jederzeit schnell und einfach Zugriff auf wichtige Informationen. HR-Dokumente werden im Handumdrehen digital anhand von standardisierten Vorlagen erstellt und automatisch an der richtigen Stelle abgelegt. Die wenigen verbleibenden Papierdokumente digitalisiert der Scan Service der aconso AG.
Künftig ist auch die Einführung der digitalen Signatur geplant. „Mir ist wichtig, die Digitalisierung ganzheitlich anzugehen“, erklärt Andreas Krotki, HR Business Partner bei der Warsteiner Brauerei Haus Cramer KG. „Ich möchte keine Insellösungen. Der große Charme der digitalen Personalakte von aconso ist, dass wir viele Anwendungen damit abdecken können und die Plattform eng mit SAP verzahnt ist.“
Ineffiziente, fehleranfällige Prozesse
Die Digitalisierung war eines der ersten Themen, um das sich Andreas Krotki kümmerte, als er 2019 zum Unternehmen stieß. Zuvor hatte er im Automotive-Umfeld gearbeitet und kannte die Vorteile einer digitalen Personalakte bereits aus erster Hand. Bei Warsteiner liefen HR-Prozesse dagegen noch weitgehend analog ab. Es gab Schränke mit Aktenordnern, die Mitarbeitende durchsuchen mussten, wenn sie eine Personalinformation benötigten.
Auf dem Laufwerk tummelten sich viele Word-Dokumente, die auf inkonsistenten Vorlagen beruhten. Um zum Beispiel einen Vertrag zu erstellen, nahmen Mitarbeitende eine bestehende Vorlage, passten diese an und speicherten diese neu ab. Dadurch war schwer zu erkennen, welche Vorlage eigentlich noch dem korrekten Standard entsprach. Bei den vielen Details wie Probezeit, Dienstwagen, variable Vergütung oder Kündigungsfristen konnten leicht Fehler passieren. Dazu kam, dass es je nach Brauerei unterschiedliche Verträge gab.
„Unsere Prozesse waren einfach sehr ineffizient und fehleranfällig. Wir sind ja nur ein kleines Team und haben neben der Administration noch viele andere Aufgaben.“
Auf der Suche nach einer ganzheitlichen Lösung
Im ersten Schritt wollte Krotki eine digitale Personalakte einführen und mit dem Dokumentenchaos aufräumen. Dabei hatte er aber bereits ein größeres Bild im Kopf: Ziel sollte ein ganzheitliches Digitalisierungskonzept sein. Gemeinsam mit einem Sparringspartner aus der IT machte er sich auf die Suche nach einer geeigneten Lösung. Um die unternehmenseigene IT-Abteilung zu entlasten, sollte die HR-Software Cloud-basiert sein.
Wichtige Kriterien waren zum Beispiel Datenschutz, ein Serverstandort in Deutschland, Revisionssicherheit und eine integrierte Dokumentenerzeugung. Da Warsteiner seit vielen Jahren SAP im Personalwesen und in anderen Unternehmensbereichen einsetzt, sollte sich die Lösung in dieses Universum integrieren lassen. Bei seiner Recherche stieß Krotki auf aconso und vereinbarte einen Präsentationstermin. In einem ausgefeilten Auswahlprozess konnte sich die Plattform vor allem dank ihrer intuitiven Benutzeroberfläche gegen Wettbewerber durchsetzen. Andreas Krotki erklärt: „Wir haben viele Anwender, die nur wenig Berührungspunkte mit administrativen IT-Systemen haben.
Daher muss die Bedienung einer HR Software selbsterklärend sein. Eine Führungskraft muss reinklicken und sich sofort zurechtfinden. Das ist bei aconso sehr, sehr einfach. Spannend fanden wir auch, wie harmonisch die Lösung mit SAP verzahnt ist.“
Einfacher geht’s kaum
Im August 2020 begann die Umsetzung des Projekts. Bis zur Einführung dauerte es nur sechs Wochen. aconso holte die 1.200 aktiven Bestandsakten ab, scannte sie ein und brachte sie wieder zurück. Parallel dazu hatte das Warsteiner-Team bereits eine große digitale Dummy-Akte erstellt, die alle wichtigen Dokumentenvarianten der verschiedenen Brauereien enthielt und die Struktur für die digitale Personalakte festlegte. Sie diente als Vorlage für den Scan-Automatismus, sodass er die digitalisierten Dokumente an der richtigen Stelle ablegte.
„Das hat wirklich problemlos geklappt“, freut sich Andreas Krotki. Besonders die schnelle Umsetzung überzeugte ihn. aconso blickt mit über 20 Jahren Erfahrung auf zahlreiche erfolgreiche HR-Digitalisierungsprojekte zurück und hat basierend darauf eine Best-Practice-Lösung zur Schnelleinführung der digitalen Personalakte entwickelt. In ihr sind Funktionsumfang und wichtige Konfigurationen bereits vordefiniert – etwa ein Datenschutzkonzept mit bewährten Löschkriterien und -fristen, die sich bei Bedarf noch individuell anpassen lassen. Auf diese Weise vermeiden Verantwortliche kostenintensive Fehler und es bedarf keiner aufwendigen Konfigurations-Sessions mehr. Stattdessen ist die Akte innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit und problemlos mit weiteren HR-Lösungen kombinierbar.
„Sehr charmant finde ich auch, dass tatsächlich alles textlich ausgelesen wird. Wir können die digitalen Akten jetzt einfach nach Schlagworten durchsuchen. Das ist wahnsinnig hilfreich.“
Digitale Dokumentenerzeugung
Genauso unkompliziert verlief die Einführung der digitalen Dokumentenerzeugung von aconso. Nachdem der Münchner HR Service Provider die Mastervorlage für die Arbeitsverträge angelegt hatte, konnte das Warsteiner-Team weitere Standarddokumente selbst erstellen. Dank der einfachen Dokumentation und Bedienung kamen auch die Auszubildenden problemlos zurecht. „Im Endeffekt funktioniert das ein bisschen wie ein Serienbrief in Word“, so Krotki. „Eigentlich hatten wir Budget zurückgestellt, um mehr Vorlagen von aconso erstellen zu lassen. Das haben wir gar nicht gebraucht.“
Große Arbeitserleichterung und mehr Sicherheit
Die Personalabteilung nutzt die digitale Personalakte und Dokumentenerzeugung von aconso seit mehreren Monaten intensiv und ist von der Arbeitserleichterung begeistert. Auch der Betriebsrat hat schon Zugriff und sammelt erste Erfahrungen. Die Personaler:innen finden Informationen jetzt sofort, ohne dass sie lange suchen müssen. Dokumente können sie ganz einfach per Drag & Drop ablegen. Sie greifen auf einheitliche, standardisierte Vorlagen zu, die sofort wieder in die digitale Personalakte zurückgespeichert werden. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeitende stets die aktuelle Version verwenden.
Als nächstes sollen Berechtigungen für die Führungskräfte und Mitarbeitenden freigeschaltet werden. Im Moment wird die Lösung so eingerichtet, dass die Anwender direkt von der vertrauten SAP SuccessFactors-Oberfläche auf ihre Personalakte kommen. Durch die Integration können sie mit einem Klick auf Daten und Dokumente in der digitalen Personalakte zugreifen – ohne System- und Designbruch. Dadurch wird die Nutzung für Führungskräfte und Mitarbeitende maximal einfach und komfortabel. Auch Dokumente lassen sich einfach über SAP SuccessFactors hochladen und direkt in die digitale Personalakte verschieben. Zudem ist das SAP-Berechtigungskonzept eins zu eins auf den Zugriff auf Daten und Dokumente in der elektronischen Akte übertragbar.
Nächste Schritte bereits geplant
Schritt für Schritt schreitet Warsteiner mit der Digitalisierung des Personalwesens voran. Perspektivisch will die Warsteiner Gruppe auch den Zeugnis-Generator des HR-Spezialisten einführen und die digitale Signatur mit DocuSign. So werden durchgehend digitale Dokumentenprozesse möglich. Andreas Krotki hat noch viel vor: „Wir wollen die Digitalisierung in einen größeren Rahmen fassen. Im Zusammenspiel aus aconso und SAP haben wir die Grundlage für ein ausbaufähiges Gesamtkonzept geschaffen. Dabei ist für den Endanwender alles aus einem Guss.“
