Digitale Personalakte und Datenschutz

HR Software: Was Sie wissen müssen

Mit HR Software werden HR-Prozesse digitalisiert. Dazu werden Daten von Beschäftigten und Bewerbenden aufgenommen, gespeichert, verwaltet, bearbeitet und analysiert. Zu HR Software zählen unter anderem Systeme für das Dokumentenmanagement (DMS) oder sogenannte HCM Suites.

HR Software

Was Sie über HR Software wissen müssen

Mit HR Software werden HR-Prozesse digitalisiert. Dazu werden Daten von Beschäftigten und Bewerbenden aufgenommen, gespeichert, verwaltet, bearbeitet und analysiert. Zu HR Software zählen unter anderem Systeme für das Dokumentenmanagement (DMS) oder sogenannte HCM Suites.

Warum HR Software?

Für die digitale Ablage und Verwaltung von HR-Dokumenten und Personaldaten. Durch die rechtlich sichere Ablage in der Cloud haben Sie, Ihre Manager und Mitarbeitende jederzeit und lokal Zugriff auf die Daten. Dadurch verfügen alle Beteiligten je nach Rolle über den gleichen Informationsstand. HR-Prozesse betreffen aber meist auch andere Abteilungen. Denn Freigaben, Anträge und Genehmigungen sind oft aufwendig, intransparent und nehmen daher unnötig viel Zeit in Anspruch. Deswegen ist das zentrale Management von Prozessen eine der wichtigsten Aufgaben von HR Software. Durch die Software sollten Mitarbeitende und das Management in HR-Prozesse eingebunden werden. So werden Prozessschritte für die Beteiligten klar und nachvollziehbar.

Worauf sollte bei HR Software geachtet werden?

Sicherheit der Daten

Hosting von deutschen Rechenzentren und End-to-End-Verschlüsselung

Datenschutz

Zugriffsrechte nach Rollen und autom. Vier-Augen-Löschprinzip

Ortsunabhängiger Zugriff

über PC, Notebook, Smartphone oder Tablet

Einbindung von HR-Prozessen

Flexible Einbindung aller Dokumente und Transparenz über den Prozessstatus

Beteiligte

Plattform für Manager, Mitarbeitende, Bewerbende und Ausgeschiedene

Intuitive Oberflächen

Selbsterklärendes und angenehmes Arbeiten mit der Software

Software für das
HR-Dokumentenmanagement

Software für das
HR-Dokumenten-
management

Welche Tools gibt es?

Welche Tools gibt es?

Digitales Aktenarchiv

Vereinfachen Sie Ihre Personalarbeit, indem Sie Sie Ihre Mitarbeitendenakten digitalisieren. Denn mit der elektronischen Personalakte haben Sie jederzeit alle Informationen über Mitarbeitende im Blick. Das sorgt für mehr Transparenz und spart vor allem Zeit. Volle Regale mit Papierakten gehören dank dieser Software der Vergangenheit an!

Vorteile für alle Zielgruppen

Für HR-Mitarbeitende bedeutet die Digitalisierung von Personalakten in erster Linie die Abschaffung eines Großteils administrativer Papier- und Verwaltungsarbeiten. Durch die Zugriffserweiterung für Führungskräfte und Mitarbeitende entfällt ein Großteil der Beschäftigtenanfragen. HR-Aufgaben werden dahin ausgelagert, wo sie entstehen, nämlich bei den Mitarbeitenden selbst. Zudem werden Personaler:innen die wichtigsten Stammdaten auf einem Blick angezeigt. Aufgaben wie die Ablage, Pflege und Archivierung von HR-Dokumenten erfolgen unkompliziert und schnell, was Auswirkungen auf jeden Personalbereich hat.

Im Recruiting beispielsweise müssen Bewerbungsunterlagen nicht mehr ausgedruckt werden, um händisch eine Mitarbeitendenakte anzulegen. Mit dieser HR Software können Bewerbungsdokumente direkt aus dem Bewerbermanagement-Tool in die Akten neuer Mitarbeitenden migriert werden. Onboarding-Dokumente wie Brand- oder Datenschutzerklärungen können Mitarbeitenden direkt über die HR Software zur Verfügung gestellt werden. In der Personalentwicklung können Schulungsangebote ganz einfach zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften koordiniert werden. Gleichzeitig lassen sich Zertifikate und Teilnahmebescheinigungen direkt über die Akte für alle Berechtigten einsehbar ablegen. Mit der Software für Personalakten spart sich HR die postalische oder persönliche Übergabe von Dokumenten an Mitarbeitende. Die starke Ressourceneinsparung und Effektivitätssteigerung setzt Kapazitäten frei, die wiederum in andere Aufgabenbereiche investiert werden können.

So verbessert die Personalabteilung nicht nur ihre Arbeitsabläufe, sie definiert gleichzeitig die Rolle der Personalabteilung im Unternehmen neu und macht Platz für ein neues, strategisches Selbstverständnis der HR-Arbeit.

Für die Führungskraft entfallen durch die HR Software lange Abstimmungen, um Personaldaten einzuholen oder Personaldokumente zu beschaffen. Benötigt die Führungskraft beispielsweise das Geburtsdatum für Glückwunschkarten oder das Eintrittsdatum für ein Unternehmensjubiläum, kann sie die Daten mit nur einem Klick in der digitalen Personalakte einsehen. Dasselbe gilt für das Aufrufen von Protokollen vergangener Mitarbeitendengespräche oder Vertragsänderungen zur Überprüfung der aktuellen Arbeitszeit.

Mitarbeitende haben durch die HR Software selbst die Möglichkeit, zu jederzeit und von jedem Endgerät aus ihre Personaldaten einzusehen und ihre Dokumente abzurufen. Abstimmungsprozesse mit HR entfallen, gleichzeitig steigt die Personalzufriedenheit dank unkomplizierter HR-Prozesse. Benötigen Mitarbeitende beispielsweise eine Arbeitgeberbescheinigung, wollen sie Einblick in ihre letzte Entgeltbescheinigung oder in ein Prämienschreiben, können sie das ohne das Zutun der Personalabteilung tun. Nehmen Mitarbeitende an einer Schulung oder Fortbildung teil, können sie das Zertifikat oder die Teilnahmebescheinigung direkt in der Software ablegen.

Die Personalabteilung wird automatisch darüber informiert und kann das neue Dokument sofort einsehen. Die Software für Personalakten dient also im weitesten Sinne als Employee Self Service, da sie Mitarbeitenden einen Bereich zur Verfügung stellt, in dem sie HR-Dokumente selbstständig einsehen und HR-bezogene Arbeitsabläufe initiieren können.

Automatisierte Dokumentenerzeugung

Automatisierte Dokumenten-erzeugung

90 % der Dokumente erstellt die HR-Abteilung selbst. Damit haben Sie das Dokumentenmanagement in der Hand. Eine manuelle Erstellung der Dokumente ist beispielsweise durch die vielen einfließenden Daten allerdings fehleranfällig und kostet viel Zeit. Deswegen sollten Sie die Erstellung von Dokumenten nachhaltig durch Digitalisierung optimieren. Eingebunden in Prozesse fertigen Sie HR-Dokumente mit Software auf Knopfdruck an.

Dokumentenbox für Mitarbeitende

Sie erstellen HR-Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Lohnzettel bereits digital? Dann sollten Sie diese den Mitarbeitenden auch elektronisch in einer Dokumentenbox zur Verfügung stellen, denn sensible Dokumente können hier sicher abgelegt werden. Mit der HR Document Box können Mitarbeitende jederzeit und von jedem Ort aus auf die Dateien zugreifen – auch außerhalb des Firmennetzwerks mit privater E-Mail-Adresse.

Zeugnis-Generator

Komplexe Zeugnisprozesse werden mit einem Zeugnis-Generator zu einfachen Dokumentenprozessen. Mit dieser Software wird ein Zeugnis in wenigen Klicks erstellt. Sie profitieren von einer spielend einfachen Bewertung und verabschieden sich so von langen Freigabeschleifen im Unternehmen.

Integration in bestehende Systeme

Führende Dokumentenmanagementlösungen sind nahtlos in wichtige HCM-Systeme wie SAP SuccessFactors eingebunden. Bestehende Berechtigungen werden übernommen. Prozesse können in SAP SuccessFactors oder im DMS gestartet werden.

HR Software von aconso:
Für den Mittelstand und Großkonzerne

Unsere Erfahrung beweist unser Können: Mehr als 500 glückliche Kunden von klein bis groß. Ob mit 500 oder über 200.000 Mitarbeitenden. Dank individueller Flexibilität lässt sich mit unserer HR Software für jede Unternehmensgröße die passende Lösung finden. Unsere Software und Services sind made in Germany. Aber sie sind überall dort zu Hause, wo unsere Kunden zu Hause sind. Daher gehen viele Unternehmen mit aconso den Schritt in die Cloud und nutzen unsere HR Software für ihre Personalarbeit.

HR Software im öffentlichen Sektor

Studien zeigen, dass es im öffentlichen Sektor noch großen Nachholbedarf bei der Digitalisierung gibt. Dabei hilft HR Software, die Personalarbeit der öffentlichen Hand viel effizienter zu gestalten. Wir haben für Sie eine Checkliste mit 13 Punkten vorbereitet, die für Sie wichtig sind.

Beispiele

TÜV RHEINLAND
Dokumente erzeugen und ablegen in der Cloud
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ENDRESS+HAUSER
Gehaltsabrechnungen im sicheren digitalen Briefkasten
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LUFTHANSA
Optimierte HR-Prozesse mit der Digitalen Personalakte in der Cloud
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WINKLER
Strukturen und Prozesse optimiert mit aconso
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DENTSU AEGIS NETWORK
Digitaler Wandel: Personalakten als Cloud-Lösung
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FLUGHAFEN MÜNCHEN
Dokumentenerzeugung: HR-Standardbriefe automatisiert erstellen
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AWO UNTERFRANKEN
Personalakten und Dokumentenmanagement in der Cloud
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WARSTEINER
SAP SuccessFactors: Digitale Personalakte & Dokumentenerzeugung
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SIEMENS
Digitales Archiv und Dokumentenerzeugung in der Cloud
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BFZ
Dokumente einfach erzeugt
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