Digitale Personalakte
DIE DIGITALE PERSONALAKTE AUF EINEN BLICK
Lesen Sie in unserem Whitepaper, wie Sie eine elektronische Personalakte schnell und unkompliziert einführen können.
8 Tipps zur erfolgreichen Einführung einer digitalen Personalakte
DIE DIGITALE PERSONALAKTE AUF EINEN BLICK
So verwalten Sie Ihre Personalakten digital
Die digitale Personalakte ersetzt die klassische Personalakte in Papierform. Mit Software werden Daten und Dokumente von Mitarbeitern digital verwaltet und gespeichert. Vor der Einführung entstehen viele Fragen. Was sollte eine digitale Personalakte alles können? Was ist beim Datenschutz zu beachten? Wie kann die digitale Lösung mit bestehenden Systemen verbunden werden? Und wie werden meine Papierakten überhaupt digital? Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
VORTEILE DER DIGITALEN PERSONALAKTE
In der Personalabteilung gibt es viele zeitaufwendige Aufgaben: Recruiting, Personalführung, -planung und -entwicklung sowie Controlling. Gleichzeitig müssen die anfallenden Mitarbeiterdokumente verwaltet werden. Doch Bewerbungen, Gehaltsabrechnungen und Co. müssen leicht und schnell auffindbar abgelegt werden. Leider wird das heute in vielen Unternehmen noch mit Personalakten in Papierform erledigt. Dabei ist der Umstieg auf elektronische Akten kinderleicht. Werfen Sie einen Blick auf die fünf wichtigsten Vorteile.
So verwalten Sie Ihre Personalakten digital
Die Digitale Personalakte ersetzt die klassische Personalakte in Papierform. Mit Software werden Daten und Dokumente von Mitarbeitern digital verwaltet und gespeichert. Vor der Einführung entstehen viele Fragen. Was sollte eine digitale Personalakte alles können? Was ist beim Datenschutz zu beachten? Wie kann die digitale Lösung mit bestehenden Systemen verbunden werden? Und wie werden meine Papierakten überhaupt digital? Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
Was sind die Vorteile der Digitalen Personalakte?
In der heutigen Zeit dienen HR Software und fortgeschrittene Tools zur Verwaltung von Dokumenten dazu, der zeitfressenden Administration auf Wiedersehen zu sagen. Praktisch: Die digitale Personalakte lässt sich mit nur einem Klick öffnen. Somit sind alle Informationen, Personaldaten und zugehörige Dokumente in Sekundenschnelle abrufbar – und das unabhängig vom Standort.
Die digitale Personalakte erleichtert das strukturierte Dokumentenmanagement von der Dokumentenerzeugung bis hin zum Prozessmanagement. Für eine simple Verwaltung ist die digitale Personalakte mit einer individuellen Struktur von Ordnern, Lesezeichen und Notizzetteln am Dokument versehen.
Die Arbeit mit einer elektronischen Personalakte ist schneller, sicherer und effektiver. Denn sie ist optimal an die Anforderungen einer Personalabteilung angepasst. Dokumente sind an einem zentralen Ort abgelegt, auf den Mitarbeitende lokal zugreifen können. Durch die direkte Anbindung an das genutzte HR-System wie z. B. SAP SuccessFactors ist eine unkomplizierte und automatische Übernahme von Daten möglich. Das gilt auch für einen regelmäßigen Abgleich von Daten. So arbeiten HR-Abteilungen an allen Standorten mit einheitlichen Informationen und sind immer auf dem gleichen Stand.
Rechte aus HR-Systemen können problemlos übernommen werden. So können Dokumente und Personalinformationen individuell für HR, Mitarbeitende und Führungskräfte einsehbar gemacht werden. Dabei kann die Dokumentensammlung an die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen angepasst werden. Automatische Prozesse, Textsuchen und automatisierte Ablagen erleichtern die Arbeit. Durch das Arbeiten mit Wiedervorlagen und bestehenden Prozessen wird doppelte Arbeit vermieden und die Zusammenarbeit leichter gemacht. Die Führungskräfte können die digitalen Personalakten aller Teammitglieder jederzeit ansehen. Mitarbeitende haben direkten Einblick in die persönliche Akte. Ein weiterer Vorteil: elektronische Personalakten lassen sich besonders schnell einführen und bei Wachstum des Unternehmens ohne hohe Lagerkosten an die aktuelle Unternehmensgröße anpassen. So bleiben Sie immer flexibel und haben kalkulierbare Kosten.
Bei der händischen Verwaltung von Personalakten nimmt es viel Zeit in Anspruch, beispielsweise eine bestimmte Mitarbeiterakte zu finden oder die Ordnung der Dokumente beizubehalten. Richtig schwierig wird es, wenn der Zugriff auf Akten standortbedingt nicht möglich ist, weil Personalabteilungen dezentral arbeiten. Deswegen bedarf die Verwaltung von Papierakten meist noch sehr viel Zeit und Geduld. Das muss alles nicht sein, wie z. B. unser Kunde Warsteiner zeigt. Eine digitale Personalakte liefert schnell alle Informationen über Mitarbeitende, die Sie brauchen. Konkret heißt das: Sie sparen bis zu 50 % Kosten und Zeit.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Im Laufe des Arbeitslebens füllen sich die Mitarbeiterordner rasch. Umso besser, wenn diese Dokumente bereits digitalisiert wurden und nicht in Papierform verwaltet werden müssen. Doch welche Personaldaten und -dokumente gehören eigentlich in die Akte? In der Praxis zählen folgende Informationen und Dokumente zu den essenziellen Inhalten:
- Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben oder Lebenslauf
- Personalstammdaten bzw. -bogen, ggf. Änderungsmitteilungen
- Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen wie Beförderungen oder Versetzungen
- Sozialversicherungsnachweis
- Angaben zu Abwesenheiten: Krankheits- oder Urlaubstage
- Informationen zur Gehaltsentwicklung
- Weiterbildungsnachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifizierungen
- Dokumente zur Korrespondenz mit Mitarbeitenden
- Abmahnungen oder sonstige Sanktionen
- Beurteilungen
- Kündigungsschreiben
- Bewertungsschreiben wie Zwischen- und Endzeugnisse
In der heutigen Zeit dienen HR Software und fortgeschrittene Tools zur Verwaltung von Dokumenten dazu, der zeitfressenden Administration auf Wiedersehen zu sagen. Praktisch: Die digitale Personalakte lässt sich mit nur einem Klick öffnen. Somit sind alle Informationen, Personaldaten und zugehörige Dokumente in Sekundenschnelle abrufbar – und das unabhängig vom Standort.
Die digitale Personalakte erleichtert das strukturierte Dokumentenmanagement von der Dokumentenerzeugung bis hin zum Prozessmanagement. Für eine simple Verwaltung ist die digitale Personalakte mit einer individuellen Struktur von Ordnern, Lesezeichen und Notizzetteln am Dokument versehen.
Die Arbeit mit einer elektronischen Personalakte ist schneller, sicherer und effektiver. Denn sie ist optimal an die Anforderungen einer Personalabteilung angepasst. Dokumente sind an einem zentralen Ort abgelegt, auf den jeder Mitarbeitende lokal zugreifen kann. Durch die direkte Anbindung an das genutzte HR-System wie z. B. SAP SuccessFactors ist eine unkomplizierte und automatische Übernahme von Daten möglich. Das gilt auch für einen regelmäßigen Abgleich von Daten. So arbeiten HR-Abteilungen an allen Standorten mit einheitlichen Informationen und sind immer auf dem gleichen Stand.
Rechte aus HR-Systemen können problemlos übernommen werden. So können Dokumente und Personalinformationen individuell für HR, Mitarbeitende und Führungskräfte einsehbar gemacht werden. Dabei kann die Dokumentensammlung an die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen angepasst werden. Automatische Prozesse, Textsuchen und automatisierte Ablagen erleichtern die Arbeit. Durch das Arbeiten mit Wiedervorlagen und bestehenden Prozessen wird doppelte Arbeit vermieden und die Zusammenarbeit leichter gemacht. Die Führungskräfte können die digitalen Personalakten aller Teammitglieder jederzeit ansehen. Mitarbeitende haben direkten Einblick in die persönliche Akte. Ein weiterer Vorteil: elektronische Personalakten lassen sich besonders schnell einführen und bei Wachstum des Unternehmens ohne hohe Lagerkosten an die aktuelle Unternehmensgröße anpassen. So bleiben Sie immer flexibel und haben kalkulierbare Kosten.
Bei der händischen Verwaltung von Personalakten nimmt es viel Zeit in Anspruch, beispielsweise eine bestimmte Mitarbeiterakte zu finden oder die Ordnung der Dokumente beizubehalten. Richtig schwierig wird es, wenn der Zugriff auf Akten standortbedingt nicht möglich ist, weil Personalabteilungen dezentral arbeiten. Deswegen bedarf die Verwaltung von Papierakten meist noch sehr viel Zeit und Geduld. Das muss alles nicht sein, wie z. B. unser Kunde Warsteiner zeigt. Eine digitale Personalakte liefert schnell alle Informationen über Mitarbeitende, die Sie brauchen. Konkret heißt das: Sie sparen bis zu 50 % Kosten und Zeit.
Private Unterlagen, Daten oder sonstige Informationen, die die Persönlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers berühren, haben hier nichts zu suchen. Diese dürfen in keiner Form in der Software aufbewahrt werden. Mit unserer Lösung lassen sich alle Inhalte spielend leicht und rechtssicher verwalten.
Um die korrekte Funktionsweise sicherzustellen, werden die mit * gekennzeichneten Stammdaten dringend empfohlen, alle anderen sind optional:
- Personalnummer*
- Nachname*
- Vorname*
- Geburtsdatum*
- E-Mail-Adresse
- Geschlecht
- Führungskraft
- Standort
- Geschäftsbereich
- Abteilung/Kostenstelle
- Organisationseinheit
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- Benutzername
- Status (aktiv/inaktiv)
- uvm.
Eine digitale Personalakte verfügt über verschiedene Register. Die Register bilden Übergruppen für verschiedene Dokumentenarten. Empfohlen wird eine Registerstruktur mit mindestens vier Registern:
- Personalien (z. B. für Bewerbungsunterlagen oder Versicherungsnachweise)
- Vertragsunterlagen (z. B. für Arbeitsverträge oder Abmahnungen)
- Payroll (z. B. für Gehaltsabrechnungen oder Sonderzahlungen)
- Personalentwicklung (z. B. für Weiterbildungszertifikate oder Arbeitszeugnisse)
Die digitale Personalakte unterstützt Sie dabei, wichtige Bestimmungen im Datenschutz einfach umzusetzen und einzuhalten. Hierzu zählen zum Beispiel Informationspflichten und Auskunftsrechte. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen können ihre Unterlagen etwa jederzeit selbst aufrufen. Dazu kommt eine weitere Stärke der digitalen Personalakte beim Thema EU-DSGVO: Löschfristen für Dokumente können bestimmt werden. Stichwort „Recht auf Vergessenwerden“. Bei der Lösung von aconso ist ein Vorschlag für ein Datenschutzkonzept und die Betriebsvereinbarung inklusive.
DIE DIGITALE PERSONALAKTE UND DIE DSGVO
In 7 Schritten DSGVO-konform! Informieren Sie sich jetzt, wie die digitale Personalakte die Erfüllung von Regelungen für den Datenschutz vereinfacht. » Zum Whitepaper
In den letzten Jahren erlangte auch das Thema Datensicherheit im Homeoffice große Bedeutung - nicht zuletzt durch die Corona-Krise. In unserem Blog-Beitrag informiert Sabine Rüffer, zertifizierte Datenschutzexpertin, über die Herausforderungen bei der datenschutzkonformen HR-Arbeit im Homeoffice. » Zum Blog-Beitrag
Laut Betriebsverfassungsgesetz (§ 83 BetrVG) hat jeder Arbeitnehmer das Recht, die Personalakte einsehen zu dürfen – zu jeder Zeit. Der Arbeitnehmer kann hierfür ein Mitglied des Betriebsrats zuziehen. Selbstverständlich sollten Vorgesetzte und der zuständige Personaler Einsicht in die digitale Personalakte des Mitarbeiters erhalten.
Für Aufbewahrungsfristen gibt es keine eindeutige Rechtsvorgabe. Eine wichtige Regelung ist etwa die Verjährungsfrist: Grundsätzlich verjähren Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb von 3 Jahren (§ 495 BGB). Die DSGVO sieht vor, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, wenn der Zweck entfällt (Art. 17, Ziff. 1, lit a), das BDSG, wenn die Kenntnis der Daten nicht mehr für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist (§ 58, Abs 2). Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen spielen unter anderem ebenfalls eine wichtige Rolle. In einer digitalen Personalakte können Sie ganz einfach Löschfristen vorgeben. Wenn Sie sich für die HR Software von aconso entscheiden, können Sie einen unverbindlichen Vorschlag für diese Fristen einsetzen, der auf einem jahrelangem Best-Practice-Ansatz beruht.
Der Betriebsrat sollte so früh wie möglich in die Entscheidung für die digitale Personalakte involviert werden. Gemeinsam werden so zum Beispiel datenschutzrechtliche Bedenken ausgeräumt oder es kann sichergestellt werden, dass mit der digitalen Personalakte keine Auswertungen zum Zwecke der Leistungs- und Verhaltenskontrolle oder zu Leistungs- und Verhaltensvergleichen stattfinden.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Im Laufe des Arbeitslebens füllen sich die Mitarbeiterordner rasch. Umso besser, wenn diese Dokumente bereits digitalisiert wurden und nicht in Papierform verwaltet werden müssen. Doch welche Personaldaten und -dokumente gehören eigentlich in eine Akte? In der Praxis zählen folgende Informationen und Dokumente zu den essenziellen Inhalten:
- Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben oder Lebenslauf
- Personalstammdaten bzw. -bogen, ggf. Änderungsmitteilungen
- Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen wie Beförderungen oder Versetzungen
- Sozialversicherungsnachweis
- Angaben zu Abwesenheiten: Krankheits- oder Urlaubstage
- Informationen zur Gehaltsentwicklung
- Weiterbildungsnachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifizierungen
- Dokumente zur Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
- Abmahnungen
- Sonstige Sanktionen
- Beurteilungen
- Kündigungsschreiben
- Bewertungsschreiben wie Zwischen- und Endzeugnisse
Private Unterlagen, Daten oder sonstige Informationen, die die Persönlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers berühren, haben hier nichts zu suchen. Diese dürfen in keiner Form in der Software aufbewahrt werden. Mit unserer Lösung lassen sich alle Inhalte spielend leicht und rechtssicher verwalten.
Um die korrekte Funktionsweise sicherzustellen, werden die mit * gekennzeichneten Stammdaten dringend empfohlen, alle anderen sind optional:
- Personalnummer*
- Nachname*
- Vorname*
- Geburtsdatum*
- E-Mail-Adresse
- Geschlecht
- Führungskraft
- Standort
- Geschäftsbereich
- Abteilung/Kostenstelle
- Organisationseinheit
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- Benutzername
- Status (aktiv/inaktiv)
- uvm.
Eine digitale Personalakte verfügt über verschiedene Register. Die Register bilden Übergruppen für verschiedene Dokumentenarten. Empfohlen wird eine Registerstruktur mit mindestens vier Registern:
- Personalien (z. B. für Bewerbungsunterlagen oder Versicherungsnachweise)
- Vertragsunterlagen (z. B. für Arbeitsverträge oder Abmahnungen)
- Payroll (z. B. für Gehaltsabrechnungen oder Sonderzahlungen)
- Personalentwicklung (z. B. für Weiterbildungszertifikate oder Arbeitszeugnisse)
Die digitale Personalakte unterstützt Sie dabei, wichtige Bestimmungen im Datenschutz einfach umzusetzen und einzuhalten. Hierzu zählen zum Beispiel Informationspflichten und Auskunftsrechte. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen können ihre Unterlagen etwa jederzeit selbst aufrufen. Dazu kommt eine weitere Stärke der digitalen Personalakte beim Thema EU-DSGVO: Löschfristen für Dokumente können bestimmt werden. Stichwort „Recht auf Vergessenwerden“. Bei der Lösung von aconso ist ein Vorschlag für ein Datenschutzkonzept und die Betriebsvereinbarung inklusive.
DIE DIGITALE PERSONALAKTE UND DIE DSGVO
In 7 Schritten DSGVO-konform! Informieren Sie sich jetzt, wie die digitale Personalakte die Erfüllung von Regelungen für den Datenschutz vereinfacht. » Zum Whitepaper
In den letzten Jahren erlangte auch das Thema Datensicherheit im Homeoffice große Bedeutung - nicht zuletzt durch die Corona-Krise. In unserem Blog-Beitrag informiert Sabine Rüffer, zertifizierte Datenschutzexpertin, über die Herausforderungen bei der datenschutzkonformen HR-Arbeit im Homeoffice. » Zum Blog-Beitrag
Laut Betriebsverfassungsgesetz (§ 83 BetrVG) hat jeder Arbeitnehmer das Recht, die Personalakte einsehen zu dürfen – zu jeder Zeit. Der Arbeitnehmer kann hierfür ein Mitglied des Betriebsrats zuziehen. Selbstverständlich sollten Vorgesetzte und der zuständige Personaler Einsicht in die digitale Personalakte des Mitarbeiters erhalten.
Für Aufbewahrungsfristen gibt es keine eindeutige Rechtsvorgabe. Eine wichtige Regelung ist etwa die Verjährungsfrist: Grundsätzlich verjähren Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb von 3 Jahren (§ 495 BGB). Die DSGVO sieht vor, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, wenn der Zweck entfällt (Art. 17, Ziff. 1, lit a), das BDSG, wenn die Kenntnis der Daten nicht mehr für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist (§ 58, Abs 2). Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen spielen unter anderem ebenfalls eine wichtige Rolle. In einer digitalen Personalakte können Sie ganz einfach Löschfristen vorgeben. Wenn Sie sich für die HR Software von aconso entscheiden, können Sie einen unverbindlichen Vorschlag für diese Fristen einsetzen, der auf einem jahrelangem Best-Practice-Ansatz beruht.
Der Betriebsrat sollte so früh wie möglich in die Entscheidung für die digitale Personalakte involviert werden. Gemeinsam werden so zum Beispiel datenschutzrechtliche Bedenken ausgeräumt oder es kann sichergestellt werden, dass mit der digitalen Personalakte keine Auswertungen zum Zwecke der Leistungs- und Verhaltenskontrolle oder zu Leistungs- und Verhaltensvergleichen stattfinden.
aconso Digitale Personalakte
aconso ist seit 20 Jahren Marktführer bei der digitalen Personalakte. Mit unseren Lösungen sparen Sie bis zu 50 % Kosten und Zeit. So erzielen Sie schnelle und nachhaltige Erfolge bei der Digitalisierung. Wählen Sie aus unseren verschiedenen Paketen den für Sie passenden Leistungsumfang aus und profitieren Sie von zahlreichen Features.
Starter
Profitieren Sie von den Best-Practice-Lösungen aus 20 Jahren Erfahrung. Die Digitale Personalakte Starter ist 5 Schritten einsatzbereit und mit weiteren Lösungen kombinierbar.
- Cloud-Lösung
- EU-DSGVO-Konformität garantiert
- Dokumenten-Upload via Drag & Drop oder Massen-Import
- Single-Sign-On
- Responsives Design
- Mitarbeiter- und Dokumentensuche
- Dokumente anzeigen, verschieben, manuell löschen
- Automatisiertes Löschen von Dokumenten
- Bis zu 8 individuelle Register mit jeweils 10 Dokumentenarten
- Volltextsuche
- Vorschlag für Datenschutzkonzept und Betriebsvereinbarung inklusive
- Stammdatenübernahme aus SAP HXM oder aus anderen Systemen via CSV
- Preisgekröntes aconso-Theme
SAP SuccessFactors Starter
Die Digitale Personalakte Starter in SAP SuccessFactors ist in nur 5 Schritten einsatzbereit. Mit dem vollen Funktionsumfang arbeiten Sie in der gewohnten SAP Fiori-Oberfläche.
- Cloud-Lösung
- EU-DSGVO-Konformität garantiert
- Dokumenten-Upload via Drag & Drop oder Massen-Import
- Single Sign-On
- Responsives Design
- Mitarbeiter- und Dokumentensuche
- Dokumente anzeigen, verschieben, manuell löschen
- Automatisiertes Löschen von Dokumenten
- Bis zu 8 individuelle Register mit jeweils 10 Dokumentenarten
- Volltextsuche
- Vorschlag für Datenschutzkonzept und Betriebsvereinbarung inklusive
- Einbindung in das beliebte SAP Belize Theme
- Berechtigungsübernahme aus SAP SuccessFactors
Enterprise
Wir passen Ihre Digitale Personalakte individuell an Ihre Prozesse an und berücksichtigen Integrationen in Ihre bestehenden Systeme wie SAP HXM oder SuccessFactors.
- Cloud oder On-Premises verfügbar
- EU-DSGVO-Konformität garantiert
- Individuelle Projektunterstützung durch erfahrene aconso Consultants
- Erweiterung der Stammdaten
- Erweiterung von automatischen Löschregeln
- Feingranulares Berechtigungskonzept
- Compliance Highlighting
- Weitere Anpassungen an individuelle Compliance-Regelungen
- Anbindung weiterer stammdatenführender Systeme
- Erweiterte Systemintegration
- Weiterführende Anpassungen Ihrer digitalen Personalakte
- Individuelles Coaching für Datenschutz und Betriebsvereinbarung
- Und vieles mehr!
ACONSO DIGITALE PERSONALAKTE
aconso ist seit 20 Jahren Marktführer bei der digitalen Personalakte. Mit unseren Lösungen sparen Sie bis zu 50 % Kosten und Zeit. So erzielen Sie schnelle und nachhaltige Erfolge bei der Digitalisierung. Wählen Sie aus unseren verschiedenen Paketen den für Sie passenden Leistungsumfang aus und profitieren Sie von zahlreichen Features.
Starter
Die Digitale Personalakte Starter ist in nur 5 Schritten einsatzbereit und mit weiteren Lösungen kombinierbar.
- EU-DSGVO-Konformität garantiert
- Best-Practice-Funktionsumfang
- Responsives Design
- Stammdatenübernahme aus SAP HXM oder aus anderen Systemen via CSV
- Preisgekröntes aconso-Theme
SAP SuccessFactors Starter
Die Digitale Personalakte Starter ist mit vollem Funktionsumfang in SAP SuccessFactors erhältlich.
- EU-DSGVO-Konformität garantiert
- Best-Practice-Funktionsumfang
- Responsives Design
- Einbindung in das beliebte SAP Belize Theme
- Berechtigungsübernahme aus SAP SuccessFactors
Enterprise
Wir passen die Digitale Personalakte individuell an Ihre Prozesse an und integrieren sie in bestehende Systeme.
- EU-DSGVO-Konformität garantiert
- Cloud oder On-Premises verfügbar
- Individuelle Projektunterstützung durch erfahrene aconso Consultants
- Erweiterte Systemintegration
- Weiterführende Anpassungen Ihrer digitalen Personalakte
PERSONALAKTEN DIGITALISIEREN
Unser SCAN SERVICE
Bei der Einführung einer elektronischen Personalakte ist das Scannen der Papierakten der erste Schritt. Dabei können Sie Ihre Akten täglich selbst scannen und automatisch ablegen. Alternativ übernimmt aconso für Sie die Digitalisierung aller Papierdokumente bei Start des Projekts oder auf Abruf.
Für die Sicherung der Qualität prüft der aconso Scan Service die Dokumente inhaltlich. Dafür werden die Inhalte ausgelesen und direkt richtig eingeordnet. So landen Ihre Daten und Dokumente immer am gewünschten Ort. Sie benötigen Ihre Dokumente in einem speziellen Format? Auch das ist kein Problem – die Umwandlung übernehmen wir gerne für Sie.
Sparen Sie sich Kosten für Hardware und Software für das Scanning im eigenen Haus. Denn von der Digitalisierung bis zur Einführung der Software bekommen Sie von aconso den Service aus einer Hand. Erfahren Sie jetzt mehr!
Unsere Digitale Personalakte ist nahtlos integriert in SAP HXM und SAP SuccessFactors
Unsere Digitale Personalakte ist nahtlos integriert in SAP HXM und SAP SuccessFactors
INTEGRATION IN SAP
Managen Sie alle Ihre HR-Prozesse in einer Lösung. Mit aconso in SAP HXM oder SAP SuccessFactors verwalten Sie Ihre Personaldaten und HR-Dokumente unter einem Dach. Dabei werden die notwendigen Personaldaten und Rechte aus dem zentralen SAP-System übernommen. So lassen sich Dokumente ganz einfach automatisch erstellen. Anschließend landen fertige Dokumente wie Verträge oder Zeugnisse ganz automatisch in der eingebundenen Digitalen Personalakte. HR-Dokumente lassen sich auch ganz einfach in SAP hochladen oder per Drag & Drop in die Digitale Personalakte verschieben. Erhältlich im SAP Store.
Dokumentenmanagement im SAP-Fiori-Design
Komplette Workflows für alle HR-Dokumente
Übernahme von Rollen und Rechten, einmalige Anmeldung
Rollen für Führungskräfte, Mitarbeiter und HR
So lassen sich Dokumente außerhalb des Firmennetzwerks zustellen
In der digitalen Personalakte lassen sich alle relevanten Personaldokumente aufbewahren. Doch wie lassen sich Dokumente wie Gehaltsabrechnungen auch für Ehemalige und Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail zugänglich machen? Die HR Document Box ist die moderne Lösung zur Bereitstellung elektronischer Dokumente durch HR an Mitarbeitende. Sie ist die sichere und kostengünstige Alternative zu Brief und Mail und ist auch über private E-Mail-Adressen abrufbar.
ERFAHRUNGEN UNSERER KUNDEN
Ein Projekt ist immer erst erfolgreich, wenn der Kunde glücklich ist. In über 2.000 Projekten haben wir bereits bewiesen, dass wir mit unserer Erfahrung und unserem Know-how ein zuverlässiger Partner sind. Am Ende konnten wir immer mit unseren zufriedenen Kunden den Projekterfolg feiern. In unseren Erfolgsstories berichten Kunden und Projektleiter:innen über Herausforderungen, Projekte und Ergebnisse. Wer könnte uns besser beurteilen als sie? Überzeugen Sie sich am besten selbst von den Stärken unserer HR-Lösungen und sprechen Sie direkt unsere Kunden an. Gerne stellen wir den Kontakt her.
DIGITALE PERSONALAKTE IN DER CLOUD OPTIMIERT HR-PROZESSE
Die Lufthansa Industry Solutions, eines der führenden IT-Unternehmen für die Luftfahrt, bietet die Digitale Personalakte von aconso als moderne Cloud-Lösung an.
DIGITAL REICHT NICHT – HR-SERVICES AUS EINER HAND SIND GEFRAGT
Auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz setzen heute immer mehr Personalabteilungen auf Softwareanbieter, die mehrere HR-Services aus einer Hand liefern können.
SCHLUSS MIT DOKUMENTENCHAOS!
Um HR-Prozesse effizienter zu gestalten und Mitarbeitende zu entlasten, startete die Warsteiner Gruppe eine Digitalisierungsinitiative mit der Digitalen Personalakte und Dokumentenerzeugung von aconso in SAP SuccessFactors.
ARBEITSWELT IM DIGITALEN WANDEL
Das Dentsu Aegis Network in Deutschland digitalisiert seinen kompletten Schriftverkehr im HR-Bereich. Ein wichtiger Schritt ist dabei die Einführung der Digitalen Personalakte in der Cloud von aconso.
CHECKLISTE
Die digitale Personalakte spart also bis zu 50 % Zeit und Kosten, weil Prozesse einfach automatisiert werden. Damit Sie nach Einführung 100 % zufrieden sind, haben wir Ihnen nachfolgend eine Checkliste zusammengestellt. Prüfen Sie etwa den Anbieter genau, überlegen Sie sich, ob Sie in die Cloud gehen möchten und informieren Sie sich über die Besonderheiten der EU-DSGVO. Einen viel umfangreicheren Leitfaden haben wir auch in unserem kostenlosen Whitepaper „In 8 Schritten zur Digitalen Personalakte“ für Sie zusammengestellt.
ANBIETERCHECK
Überprüfung anhand folgender Qualitätskriterien:
- Erfahrung des Unternehmens in der Digitalisierung von Personalakten
- Anzahl der Referenzkunden
- Nahtlose Einbindung in Ihr SAP-System
- Intuitive und ansprechende Oberflächen
- Ausgereiftes und fundiertes Sicherheitskonzept
- Verhältnis Kosten und Leistungen des Dienstleisters
- Frühe Einbindung von Datenschutzbeauftragten & Betriebsrat
SOFTWAREVERGLEICH
- Cloud-Lösung
- Interne Lösung
KOMMUNIKATIONSSTRATEGIE
- Definition der Vorteile für das Unternehmen
- Klare Kommunikation des Nutzens mit allen Beteiligten. So vermeiden Sie Konflikte.
DATENSCHUTZ & BETRIEBSRAT
- Einsichtsbeschränkung und Protokollierung
- Sicherheitsmechanismen sowie rechts- und revisionssichere Archivierung
- Trennung von Datenbank, Archiv und Verfahrensdokumentation
- Überprüfung der Zertifizierungen und Erfahrung des Scandienstleisters
- Besichtigung des Scanunternehmens
DIE „BEREINIGTE AKTE“
- Definition, welche Dokumente einer Papierakte digitalisiert werden.
- Kosten des Scannens sollten bei 5-10 Euro pro Personalakte liegen.
ARCHIVIERUNG DER PAPIERAKTEN
- Möglichkeit der Zwischenlagerung der Akten bei dem Scandienstleister
- Es empfiehlt sich eine Lagerung für 6 Monate
- Möglichkeit, Dokumente nur bei Bedarf zu scannen
KICK-OFF & INTEGRATION DER SOFTWARE
- Erarbeitung des weiteren Vorgehens zwischen Unternehmen und Projektteam des Anbieters
- Festlegen von Zeiträumen für Spezifikation, Einführung und Test
- Einbindung der Software in das Unternehmen und SAP-Anbindung
ERFOLGREICHE EINFÜHRUNG
- Höhere Effizienz, geringere Kosten und Umweltschutz
Haben Sie Interesse an der Digitalen Personalakte oder weitere Fragen?
Gerne stellen wir Ihnen unsere Software in einer persönlichen Demo vor und beantworten Ihre Fragen. Kontaktieren Sie uns hierfür einfach über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an.
