Digitale Personalakte
DIE DIGITALE PERSONALAKTE AUF EINEN BLICK
Mit einer Digitalen Personalakte verwalten Sie Personaldokumente ganz einfach elektronisch.
So bekommen Sie mit nur wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Mitarbeiterdaten.
Dadurch werden Verwaltungsaufgaben reduziert und Sie sparen Zeit, Platz und Kosten.
So verwalten Sie Ihre Personalakten digital
Die digitale Personalakte ersetzt die klassische Personalakte in Papierform. Mit Software werden Daten und Dokumente von Mitarbeitern digital verwaltet und gespeichert. Vor der Einführung einer elektronischen Personalakte entstehen viele Fragen. Welche Vorteile bringt sie für meine Personalabteilung? Was sollte eine Digitale Personalakte alles können? Was ist beim Datenschutz zu beachten? Wie kann die Digitale Personalakte mit bestehenden Systemen verbunden werden? Und wie werden meine Papierakten überhaupt digital? Wir haben die wichtigsten Punkte zu diesem Thema zusammengefasst.
VIER UNSCHLAGBARE VORTEILE
In der Personalabteilung gibt es viele Herausforderungen. So gibt es eine große Menge an Aufgaben im täglichen Geschäft: Recruiting, Personalführung, -planung und -entwicklung sowie Controlling und Administration. Gleichzeitig müssen die anfallenden Mitarbeiterdokumente verwaltet werden. Doch Bewerbungen, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und Co. müssen leicht und schnell auffindbar abgelegt werden. Leider wird das heute in vielen Unternehmen noch mit Personalakten in Papierform erledigt.
Zeit und Kosten sparen
Bei der händischen Verwaltung von Personalakten nimmt es jedoch viel Zeit in Anspruch, beispielsweise eine bestimmte Mitarbeiterakte zu finden oder die Ordnung der Dokumente zu behalten. Richtig schwierig wird es, wenn der Zugriff auf Akten standortbedingt nicht möglich ist, weil Personalabteilungen z. B. lokal arbeiten. Deswegen bedarf die Verwaltung von Papierakten meist noch sehr viel Zeit und Geduld. Das muss alles nicht sein! Eine Digitale Personalakte liefert schnell alle Informationen über Mitarbeiter, die Sie brauchen.
In der heutigen Zeit dienen HR-Software und fortgeschrittene Tools zur Verwaltung von Dokumenten dazu, der zeitfressenden Administration auf Wiedersehen zu sagen. Praktisch: Die Digitale Personalakte lässt sich mit nur einem Klick öffnen. Somit sind alle Informationen und zugehörige Dokumente in Sekundenschnelle abrufbar – und das unabhängig vom Standort.
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EINFACHE UND STRUKTURIERTE DOKUMENTENVERWALTUNG
Die Digitale Personalakte bietet das strukturierte Management von Dokumenten von Erstellung bis hin zum Prozessmanagement. Für eine simple Verwaltung ist die Digitale Personalakte mit einer individuellen Struktur von Ordern, Lesezeichen und Notizzetteln am Dokument versehen.
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GLEICHER INFORMATIONSSTAND FÜR ALLE
Die Arbeit mit einer elektronischen Personalakte ist schneller, sicherer und effektiver. Denn sie ist optimal an die Anforderungen einer Personalabteilung angepasst. Dokumente sind an einem zentralen Ort abgelegt, auf den jeder Mitarbeiter lokal zugreifen kann. Durch die direkte Anbindung der elektronischen Personalakte an das genutzte HR System ist eine unkomplizierte und automatische Übernahme von Daten möglich. Das gilt auch für einen regelmäßigen Abgleich von Daten. So arbeiten HR-Abteilungen an allen mit einheitlichen Informationen und sind immer auf dem gleichen Stand.
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ROLLENSPEZIFISCHE HANDHABUNG
Rechte aus HR-Systemen können problemlos übernommen werden. So können Dokumente und Mitarbeiterinformationen individuell für Personaler, Mitarbeiter und Führungskräfte einsehbar gemacht werden. Dabei kann die Dokumentensammlung an die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen angepasst werden. Automatische Prozesse, Textsuchen und automatisierte Ablagen erleichtern die Arbeit. Durch das Arbeiten mit Wiedervorlagen und bestehenden Prozessen wird doppelte Arbeit vermieden und die Zusammenarbeit leichter gemacht. Die Führungskräfte können die Digitalen Personalakten aller Teammitglieder jederzeit ansehen. Der Mitarbeiter hat direkten Einblick in seine persönliche Akte in. Ein weiterer Vorteil: elektronische Personalakten lassen sich bei Wachstum des Unternehmens ohne hohe Lagerkosten an die aktuelle Mitarbeiterzahl anpassen. So bleiben Sie immer flexibel und haben kalkulierbare Kosten.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Im Laufe des Arbeitslebens füllen sich die Mitarbeiterordner rasch. Umso besser, wenn diese Dokumente nicht in Papierform gelagert und verwaltet werden müssen. Doch welche Personaldaten und -dokumente gehören eigentlich in eine digitale Personalakte? In der Praxis zählen folgende Informationen und Dokumente zu den essenziellen Inhalten:
- Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben oder Lebenslauf
- Personalstammdaten bzw. -bogen, ggf. Änderungsmitteilungen
- Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen wie Beförderungen oder Versetzungen
- Sozialversicherungsnachweis
- Lohnsteuerkarte
- Angaben zu Abwesenheiten: Krankheits- oder Urlaubstage
- Informationen zur Gehaltsentwicklung
- Weiterbildungsnachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifizierungen
- Dokumente zur Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
- Abmahnungen oder sonstige Sanktionen
- Beurteilungen
- Kündigungsschreiben
- Bewertungsschreiben wie Zwischen- und Endzeugnisse
Vorsicht: Private Unterlagen, Daten oder sonstige Informationen, die die Persönlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers berühren, haben hier nichts zu suchen. Diese dürfen in keiner Form in der Software aufbewahrt werden. Mit unserer Lösung lassen sich alle Inhalte spielend leicht und rechtssicher verwalten.
Um die korrekte Funktionsweise sicherzustellen, werden die mit * gekennzeichneten Stammdaten dringend empfohlen, alle anderen sind optional:
- Personalnummer*
- Nachname*
- Vorname*
- Geburtsdatum*
- E-Mail-Adresse
- Geschlecht
- Führungskraft
- Standort
- Geschäftsbereich
- Abteilung/Kostenstelle
- Organisationseinheit
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- Benutzername
- Status (aktiv/inaktiv)
- uvm.
Eine digitale Personalakte verfügt über verschiedene Register. Die Register bilden Übergruppen für verschiedene Dokumentenarten. Empfohlen wird eine Registerstruktur mit mindestens vier Registern:
- Personalien (z. B. für Bewerbungsunterlagen oder Versicherungsnachweise)
- Vertragsunterlagen (z. B. für Arbeitsverträge oder Abmahnungen)
- Payroll (z. B. für Gehaltsabrechnungen oder Sonderzahlungen)
- Personalentwicklung (z. B. für Weiterbildungszertifikate oder Arbeitszeugnisse)
WHITEPAPER: 8 TIPPS ZUR EINFÜHRUNG EINER DIGITALEN PERSONALAKTE
Laden Sie sich jetzt unser Whitepaper herunter: Hier zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Digitale Personalakte einführen. Informieren Sie sich detailliert über die Top-Kriterien, die die Software erfüllen muss und welche Entscheidungen vor der Einführung einer Digitalen Personalakte zu treffen sind.
WAS IST BEIM DATENSCHUTZ ZU BEACHTEN?
Die Digitale Personalakte unterstützt Sie, wichtige Bestimmungen im Datenschutz einfach umzusetzen und einzuhalten. Hierzu zählen zum Beispiel Informationspflichten und Auskunftsrechte. Arbeitnehmer können ihre Unterlagen etwa jederzeit selbst aufrufen. Dazu kommt eine weitere Stärke der Digitalen Personalakte beim Thema EU-DSGVO: Löschfristen für Dokumente können bestimmt werden. Stichwort „Recht auf Vergessenwerden“.
DIE DIGITALE PERSONALAKTE UND DIE DSGVO
In 7 Schritten DSGVO-konform! Informieren Sie sich jetzt, wie die Digitale Personalakte die Erfüllung von Regelungen für den Datenschutz vereinfacht.
DIE ACONSO DIGITALE PERSONALAKTE
aconso ist seit über 18 Jahren Marktführer bei der Digitalen Personalakte. Mit unseren individuellen Lösungen sparen Sie bis zu 50 % Kosten und Zeit. So erzielen Sie schnelle und nachhaltige Erfolge bei der Digitalisierung. Hierzu zählen im Einzelnen:
- 100% HR-Digitalisierung aus einer Hand inklusive Scannen
- Optimale Einbindung in SAP SuccessFactors
- Moderne, spielerisch und leicht bedienbare Oberflächen
- Hybrid einsetzbar und im SAP App Center verfügbar
Kontaktieren Sie uns jetzt für eine Demo, weitere Informationen oder Fragen.
INTEGRATION IN SAP
Unsere Digitale Personalakte ist nahtlos integriert in SAP HCM und SAP SuccessFactors
Managen Sie alle Ihre HR-Prozesse in einer Lösung. Mit aconso nubea in SAP verwalten Sie Ihre HR-Daten und -Dokumente unter einem Dach. Dabei werden die notwendigen Personaldaten und Rechte aus dem zentralen SAP-System übernommen. So lassen sich Dokumente ganz einfach automatisch erstellen. Anschließend landen fertige Dokumente wie Verträge oder Zeugnisse ganz automatisch in der eingebundenen Digitalen Personalakte. HR-Dokumente lassen sich auch ganz einfach in SAP SuccessFactors hochladen oder per Drag & Drop in die Digitale Personalakte verschieben. Erhältlich im SAP App Center.
Dokumentenmanagement im SAP-Fiori-Design
Komplette Workflows für alle HR-Dokumente
Übernahme von Rollen und Rechten, einmalige Anmeldung
Rollen für Führungskräfte, Mitarbeiter und HR
PERSONALAKTEN DIGITALISIEREN
Unser SCAN SERVICE
Bei der Einführung einer Digitalen Personalakte ist das Scannen der Papierakten der erste Schritt. Dabei können Sie Ihre Akten täglich selbst scannen und automatisch in der elektronischen Personalakte ablegen. Alternativ übernimmt aconso für Sie die Digitalisierung aller Papierdokumente bei Start des Projekts oder auf Abruf.
Bei der Option „On demand“ lagert aconso Ihre Papierakten sicher ein und scannt die Akten sozusagen auf Knopfdruck. So bekommen Sie immer dann digitalen Zugriff auf ein Dokument, wenn Sie es benötigen. Natürlich zahlen Sie auch erst, wenn Sie den Service in Anspruch nehmen. Für die Sicherung der Qualität prüft der aconso Scan Service die Dokumente inhaltlich. Dafür werden die Inhalte ausgelesen und direkt richtig eingeordnet. So landen Ihre Daten und Dokumente immer am gewünschten Ort. Sie benötigen Ihre Dokumente in einem speziellen Format? Auch das ist kein Problem – die Umwandlung übernehmen wir gerne für Sie.
Sparen Sie sich Kosten für Hardware und Software für das Scanning im eigenen Haus. Denn von der Digitalisierung bis zur Einführung der Software bekommen Sie von aconso den Service aus einer Hand. Erfahren Sie jetzt mehr!
ERFAHRUNGEN UNSERER KUNDEN
Ein Projekt ist immer erst erfolgreich, wenn der Kunde glücklich ist. Und in über 500 Projekten haben wir bereits bewiesen, dass wir mit unserer Erfahrung und unserem Know-how ein zuverlässiger Partner sind. Am Ende konnten wir immer mit unseren zufriedenen Kunden den Projekterfolg feiern. In unseren Erfolgsstories berichten Kunden und Projektleiter über Herausforderungen, Projekte und Ergebnisse. Wer könnte uns besser beurteilen als sie? Überzeugen Sie sich am besten selbst von den Stärken unserer HR-Lösungen und sprechen Sie direkt unsere Kunden an. Gerne stellen wir den Kontakt her.
DIGITALE PERSONALAKTE IN DER CLOUD OPTIMIERT HR-PROZESSE
Die Lufthansa Industry Solutions, eines der führenden IT-Unternehmen für die Luftfahrt, bietet die Digitale Personalakte von aconso als moderne Cloud-Lösung an.
Weitere Informationen
STRUKTUREN UND PROZESSE OPTIMIERT
Der größte kommunale Krankenhauskonzern Deutschlands Vivantes setzt eine Hybrid-Lösung ein: Das SAP-System wird inhouse betrieben und die aconso Digitale Personalakte in einer kontrollierten Cloud-Umgebung.
Weitere Informationen
DIGITAL REICHT NICHT - HR-SERVICES AUS EINER HAND SIND GEFRAGT
Auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz setzen heute immer mehr Personalabteilungen auf Softwareanbieter, die mehrere HR-Services aus einer Hand liefern können.
Weitere Informationen
ARBEITSWELT IM DIGITALEN WANDEL
Das Dentsu Aegis Network in Deutschland digitalisiert seinen kompletten Schriftverkehr im HR-Bereich. Ein wichtiger Schritt ist dabei die Einführung der Digitalen Personalakte in der Cloud von aconso.
Weitere Informationen
CHECKLISTE
Die Digitale Personalakte spart also bis zu 50 % Zeit und Kosten, weil Prozesse einfach automatisiert werden. Damit Sie nach Einführung 100 % zufrieden sind, haben wir Ihnen nachfolgend eine Checkliste zusammengestellt. Prüfen Sie etwa den Anbieter genau, überlegen Sie sich, ob Sie in die Cloud gehen möchten und informieren Sie sich über die Besonderheiten der EU-DSGVO. Einen viel umfangreicheren Leitfaden haben wir auch in unserem kostenlosen Whitepaper „In 8 Schritten zur Digitalen Personalakte“ für Sie zusammengestellt.
ANBIETERCHECK
Überprüfung anhand folgender Qualitätskriterien:
- Erfahrung des Unternehmens in der Digitalisierung von Personalakten
- Anzahl der Referenzkunden
- Nahtlose Einbindung in Ihr SAP-System
- Intuitive und ansprechende Oberflächen
- Ausgereiftes und fundiertes Sicherheitskonzept
- Verhältnis Kosten und Leistungen des Dienstleisters
- Frühe Einbindung von Datenschutzbeauftragten & Betriebsrat
SOFTWAREVERGLEICH
- Cloud-Lösung
- Interne Lösung
KOMMUNIKATIONSSTRATEGIE
- Definition der Vorteile für das Unternehmen
- Klare Kommunikation des Nutzens mit allen Beteiligten. So vermeiden Sie Konflikte.
DATENSCHUTZ & BETRIEBSRAT
- Einsichtsbeschränkung und Protokollierung
- Sicherheitsmechanismen sowie rechts- und revisionssichere Archivierung
- Trennung von Datenbank, Archiv und Verfahrensdokumentation
- Überprüfung der Zertifizierungen und Erfahrung des Scandienstleisters
- Besichtigung des Scanunternehmens
DIE „BEREINIGTE AKTE“
- Definition, welche Dokumente einer Papierakte digitalisiert werden.
- Kosten des Scannens sollten bei 5-10 Euro pro Personalakte liegen.
ARCHIVIERUNG DER PAPIERAKTEN
- Möglichkeit der Zwischenlagerung der Akten bei dem Scandienstleister
- Es empfiehlt sich eine Lagerung für 6 Monate
- Möglichkeit, Dokumente nur bei Bedarf zu scannen
KICK-OFF & INTEGRATION DER SOFTWARE
- Erarbeitung des weiteren Vorgehens zwischen Unternehmen und Projektteam des Anbieters
- Festlegen von Zeiträumen für Spezifikation, Einführung und Test
- Einbindung der Software in das Unternehmen und SAP-Anbindung
ERFOLGREICHE EINFÜHRUNG
- Höhere Effizienz, geringere Kosten und Umweltschutz
Haben Sie Interesse an der Digitalen Personalakte oder weitere Fragen?
Gerne stellen wir Ihnen unsere Software in einer persönlichen Demo vor und beantworten Ihre Fragen. Kontaktieren Sie uns hierfür einfach über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an.
