Digitale Personalakte
Alle Personal-dokumente auf einen Blick
Verwalten Sie alle HR-Dokumente ganz einfach elektronisch und erhalten Sie mit wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Personaldaten. Manuelle Aufgaben werden so reduziert. Gleichzeitig sparen Sie Platz und Kosten und Ihre HR-Arbeit wird nachhaltiger.
Digitale Personalakte
Alle Personal-dokumente auf einen Blick
Verwalten Sie alle HR-Dokumente ganz einfach elektronisch und erhalten Sie mit wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Personaldaten. Manuelle Aufgaben werden so reduziert. Gleichzeitig sparen Sie Platz und Kosten und Ihre HR-Arbeit wird nachhaltiger.
WAS IST EINE DIGITALE PERSONALAKTE?
Die digitale Personalakte ist eine Software zum Verwalten von Personalakten. Sie ist die elektronische Version der klassischen Papierakte, in der Arbeitgeber Dokumente und Daten der Mitarbeitenden archivieren und abrufen können. Die Personalarbeit ist oft zeitaufwendig: Im Recruiting, Personalmanagement und Controlling fallen viele sensible Dokumente an, die übersichtlich und sicher verwahrt werden müssen. 100 Dokumente entfallen in einem Unternehmen durchschnittlich auf eine beschäftigte Person. Bewerbungen, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen lassen sich in Papierform nur mit viel Aufwand und hohem Platzverbrauch strukturieren. Dabei den Überblick zu behalten, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Digitalisiert können Dokumente dagegen jederzeit ohne Mühe abgerufen werden. Doch wie funktioniert die softwaregestützte Lösung und welche Punkte müssen beachtet werden?
DIE 7 WICHTIGSTEN VORTEILE DER DIGITALEN PERSONALAKTE
Die Software ermöglicht effizientes Arbeiten und ist von überall aus abrufbar. Kosten werden drastisch reduziert und das Einhalten von Datenschutzregelungen wird erleichtert. Wir haben für Sie die wichtigsten Vorteile zusammengefasst.
1.
KOSTENEINSPARUNG UND ARBEITSENTLASTUNG
1. KOSTENEINSPARUNG UND ARBEITSENTLASTUNG
Kennen Sie das auch? Viele Personaler:innen verbringen sehr viel Zeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten in Papierakten. Mit einer digitalen Personalakte können Kosten stark reduziert werden und bis zu 90 % Zeit gewonnen werden. Der Grund ist einfach: Dokumente sind nach wenigen Sekunden digital gefunden oder abgelegt. Zeitintensives Suchen in Papierakten entfällt, auch Miet- und Lagerkosten gehören der Vergangenheit an. Es bleibt also mehr Zeit für wichtigere Aufgaben wie zum Beispiel Recruiting oder Retention Management.
2.
GEWÄHRLEISTETER DATENSCHUTZ UND COMPLIANCE
2. GEWÄHRLEISTETER DATENSCHUTZ UND COMPLIANCE
Eine Software für Personalakten erleichtert die Erfüllung wichtiger Datenschutzbestimmungen im Rahmen der EU-DSGVO. Informationspflichten und Auskunftsrechte werden eingehalten. Der Dokumentenzugriff wird auf die jeweilige Rolle des Mitarbeitenden beschränkt. So sieht jeder nur die Inhalte, die für die jeweilige Person bestimmt sind. Ein großer Pluspunkt: Dokumente können nach Ablauf bestimmter Fristen automatisch gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
3.
ZUGRIFF VON ÜBERALL
3. ZUGRIFF VON ÜBERALL
Dokumente sind immer und von jedem Endgerät aus verfügbar – auch im Homeoffice. Dadurch arbeiten alle Beteiligten mit einheitlichen Informationen und sind immer auf dem gleichen Stand.
Ein enormer Vorteil für alle, die mit der Akte arbeiten: Durch ein einfaches Rollenkonzept wird der Schutz vor unberechtigtem Zugriff gewährleistet. Ingo Alex, Director HR Shared Services & Reward bei Dentsu Aegis Network bestätigt: „Wir haben jederzeit Zugriff auf die Informationen und genau dort, wo wir sie benötigen: an unserem Bildschirm.“
4.
PAPIERLOSES BÜRO
4. PAPIERLOSES BÜRO
Durch eine elektronische Personalakte werden nicht nur Lager- und Personalkosten eingespart. Auch der Papierverbrauch wird drastisch reduziert. Ohne Digitalisierung werden für 1.000 Mitarbeitende rund 100.000 Blatt Papier für Personalakten verschwendet – das entspricht vier ausgewachsenen Fichten und einer halben Tonne CO2 für die Papierproduktion.
5.
EINFACHE ANBINDUNG AN DAS HR-SYSTEM
5. EINFACHE ANBINDUNG AN DAS HR-SYSTEM
Eine optische und technische Anbindung ermöglicht ein benutzerfreundliches Arbeiten ohne Systemsprünge. Die digitale Personalakte lässt sich unter anderem in SAP HXM oder SAP SuccessFactors integrieren, weitere Schnittstellen sind möglich. Andreas Krotki, HR Business Partner bei Warsteiner, ist begeistert: „Im Zusammenspiel aus aconso und SAP haben wir die Grundlage für ein ausbaufähiges Gesamtkonzept geschaffen. Dabei ist für den Endanwender alles aus einem Guss.“
6.
KOMPLETT DIGITALE DOKUMENTENPROZESSE
6. KOMPLETT DIGITALE DOKUMENTENPROZESSE
Mit einer Erweiterung lassen sich Dokumente automatisch erstellen. So kann zum Beispiel ein Arbeitsvertrag für ein neues Teammitglied schon im Bewerbungsgespräch angefertigt werden. Unterschrieben wird das Dokument dann mit einer digitalen Signatur. Durch die elektronische Ablage entsteht so ein vollständig digitaler Prozess.
7.
HOHE AKZEPTANZ DURCH EINFACHE BEDIENUNG
7. HOHE AKZEPTANZ DURCH EINFACHE BEDIENUNG
Ziel bei der Einführung ist eine möglichst hohe Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden. Nur wenn die Beteiligten verstehen, wie die Software zu bedienen ist, ist der Nutzen besonders hoch. Daher sollten Sie bei der Softwareauswahl auf folgende Eigenschaften achten:
- Einfache, klare Struktur
- Moderne Oberflächen mit regelmäßigen Updates und Verbesserungen
- Vollständige Responsivität über alle Endgeräte
- Dokumentensuche in nur wenigen Sekunden
- Funktionen wie Freitextsuche oder Drag-&-Drop-Upload
INHALT UND AUFBAU DER DIGITALEN PERSONALAKTE
Neben dem Inhalt, also den Dokumenten, ist auch der Aufbau einer digitalen Personalakte wichtig. Welche Daten der Mitarbeitenden spielen eine Rolle? Ähnlich wie bei einer Papierakte, müssen auch in der elektronischen Version Register angelegt werden.
WAS GEHÖRT IN EINE DIGITALE PERSONALAKTE ?
Bestandteil sind alle Daten und Dokumente, die für ein Arbeitsverhältnis wichtig sind. Hierzu zählen z. B. Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen und Zeugnisse. In der Praxis zählen folgende Informationen und Dokumente zu den relevanten Inhalten:
- Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben oder Lebenslauf
- Personalstammdaten bzw. -bogen, ggf. Änderungsmitteilungen
- Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen wie Beförderungen oder Versetzungen
- Sozialversicherungsnachweis
- Angaben zu Abwesenheiten: Krankheits- oder Urlaubstage
- Informationen zur Gehaltsentwicklung
- Weiterbildungsnachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifizierungen
- Dokumente zur Korrespondenz mit den Mitarbeitenden
- Abmahnungen
- Sonstige Sanktionen
- Beurteilungen
- Kündigungsschreiben
- Bewertungsschreiben wie Zwischen- und Endzeugnisse
WAS GEHÖRT NICHT IN EINE DIGITALE PERSONALAKTE?
Private Unterlagen oder Informationen, die die Persönlichkeitsrechte von Arbeitnehmer:innen berühren, haben hier nichts zu suchen. Ärztliche Unterlagen, psychologische Gutachten, aber auch private Social-Media-Profile dürfen in keiner Form in der Akte aufbewahrt werden.
WIE IST EINE DIGITALE PERSONALAKTE AUFGEBAUT?
Eine Akte verfügt über verschiedene Register. Die Register bilden Übergruppen für verschiedene Dokumentenarten.
WELCHE REGISTERSTRUKTUR WIRD EMPFOHLEN?
Für eine übersichtliche Gliederung der Dokumentarten empfiehlt sich eine Registerstruktur mit mindestens vier Registern:
- Personalien (z. B. für Bewerbungsunterlagen oder Versicherungsnachweise)
- Vertragsunterlagen (z. B. für Arbeitsverträge oder Abmahnungen)
- Payroll (z. B. für Gehaltsabrechnungen oder Sonderzahlungen)
- Personalentwicklung (z. B. für Weiterbildungszertifikate oder Arbeitszeugnisse)
WELCHE PERSONALDATEN WERDEN BENÖTIGT?
Um eine korrekte Funktionsweise sicherzustellen, werden die Stammdaten Personalnummer, Vorname, Nachname und Geburtsdatum dringend empfohlen. Zu den optionalen Grundinformationen gehören:
- E-Mail-Adresse
- Geschlecht
- Führungskraft
- Standort
- Geschäftsbereich
- Abteilung/Kostenstelle
- Organisationseinheit
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- Benutzername
- Status (aktiv/inaktiv)
- uvm.
RECHTLICHE ASPEKTE
In einer digitalen Personalakte sind hochsensible Daten und Dokumente gespeichert. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten rechtlichen Aspekte zu Datenschutz und Datensicherheit, Persönlichkeitsrechten und Mitbestimmungsrechten des Betriebsrates.
WAS IST BEIM DATENSCHUTZ ZU BEACHTEN?
Die Softwarelösung unterstützt Sie dabei, Datenschutzbestimmungen einfach umzusetzen und einzuhalten. Hierzu zählen zum Beispiel Informationspflichten und Auskunftsrechte. Beschäftigte können ihre Unterlagen etwa jederzeit selbst aufrufen. Eine besondere Stärke beim Thema EU-DSGVO: Löschfristen für Dokumente können bestimmt werden, denn es gilt das „Recht auf Vergessenwerden“. Bei der Lösung von aconso ist ein Vorschlag für ein Datenschutzkonzept und die Betriebsvereinbarung inklusive.
WER HAT EINSICHT IN DIE DIGITALE PERSONALAKTE?
Vorgesetzte und HR haben Einsicht in die digitalen Akten der Mitarbeitenden. Laut Betriebsverfassungsgesetz (§ 83 BetrVG) haben zudem Arbeitnehmer:innen jederzeit das Recht, ihre Personalakte einsehen zu dürfen. Sie können hierfür ein Mitglied des Betriebsrats zuziehen. Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept wird der unberechtigte Zugriff Dritter verhindert.
WANN MÜSSEN DOKUMENTE GELÖSCHT WERDEN?
Für Aufbewahrungsfristen gibt es keine eindeutige Rechtsvorgabe. Eine wichtige Regelung ist etwa die Verjährungsfrist: Grundsätzlich verjähren Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb von 3 Jahren (§ 495 BGB). Die DSGVO sieht vor, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, wenn der Zweck entfällt (Art. 17, Ziff. 1, lit a), das BDSG, wenn die Kenntnis der Daten nicht mehr für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist (§ 58, Abs 2). Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen spielen unter anderem ebenfalls eine wichtige Rolle. Sie können ganz einfach Löschfristen vorgeben. Wenn Sie sich für die HR Software von aconso entscheiden, können Sie einen unverbindlichen Vorschlag für diese Fristen einsetzen, der auf einem jahrelangem Best-Practice-Ansatz beruht.
MUSS DER BETRIEBSRAT BEI DER EINFÜHRUNG EINBEZOGEN WERDEN?
Der Betriebsrat sollte so früh wie möglich in die Entscheidung involviert werden. Gemeinsam werden so zum Beispiel datenschutzrechtliche Bedenken ausgeräumt oder es kann sichergestellt werden, dass keine Auswertungen zum Zwecke der Leistungs- und Verhaltenskontrolle stattfinden.
PLANUNG UND UMSETZUNG
Tipps zur erfolgreichen Einführung einer digitalen Personalakte
Die Einführung muss nicht kompliziert sein. Mit bewährten Best-Practice-Ansätzen ist sie ganz einfach zu bewältigen. Durch das Wissen hunderter Projekte erfolgt die Implementierung schrittweise und koordiniert. Im Vorfeld sollten allerdings wichtige Aspekte beachtet und Fragen geklärt werden. Welche Stammdaten sollen übertragen werden und wie gelangen Papierdokumente eigentlich in die Software? Welche Rollen und Berechtigungen sind notwendig? Wie kann der ganze Einführungsprozess deutlich beschleunigt werden? Lesen Sie in unseren 5 Tipps und im kostenlosen Whitepaper, wie Sie die Software schnell und unkompliziert implementieren können.
aconso Digitale Personalakte
aconso ist seit 20 Jahren Marktführer im Bereich Digitale Personalakte. Mit uns erzielen Sie schnelle und nachhaltige Erfolge bei der Digitalisierung. Wählen Sie aus unseren verschiedenen Paketen den für Sie passenden Leistungsumfang aus und profitieren Sie von zahlreichen Features.
Starter
Profitieren Sie von den Best-Practice-Lösungen aus 20 Jahren Erfahrung. Die Digitale Personalakte Starter ist 5 Schritten einsatzbereit und mit weiteren Lösungen kombinierbar.
- Cloud-Lösung
- EU-DSGVO-Konformität garantiert
- Dokumenten-Upload via Drag & Drop oder Massen-Import
- Single-Sign-On
- Responsives Design
- Beschäftigten- und Dokumentensuche
- Dokumente anzeigen, verschieben, manuell löschen
- Automatisiertes Löschen von Dokumenten
- Bis zu 8 individuelle Register mit jeweils 10 Dokumentenarten
- Volltextsuche
- Vorschlag für Datenschutzkonzept und Betriebsvereinbarung inklusive
- Stammdatenübernahme aus SAP HXM oder aus anderen Systemen via CSV
- Preisgekröntes aconso-Theme
SAP SuccessFactors Starter
Die Digitale Personalakte Starter in SAP SuccessFactors ist in nur 5 Schritten einsatzbereit. Mit dem vollen Funktionsumfang arbeiten Sie in der gewohnten SAP Fiori-Oberfläche.
- Cloud-Lösung
- EU-DSGVO-Konformität garantiert
- Dokumenten-Upload via Drag & Drop oder Massen-Import
- Single Sign-On
- Responsives Design
- Beschäftigten- und Dokumentensuche
- Dokumente anzeigen, verschieben, manuell löschen
- Automatisiertes Löschen von Dokumenten
- Bis zu 8 individuelle Register mit jeweils 10 Dokumentenarten
- Volltextsuche
- Vorschlag für Datenschutzkonzept und Betriebsvereinbarung inklusive
- Einbindung in das beliebte SAP Belize Theme
- Berechtigungsübernahme aus SAP SuccessFactors
Enterprise
Wir passen Ihre Digitale Personalakte individuell an Ihre Prozesse an und berücksichtigen Integrationen in Ihre bestehenden Systeme wie SAP HXM oder SuccessFactors.
- Cloud oder On-Premises verfügbar
- EU-DSGVO-Konformität garantiert
- Individuelle Projektunterstützung durch erfahrene aconso Consultants
- Erweiterung der Stammdaten
- Erweiterung von automatischen Löschregeln
- Feingranulares Berechtigungskonzept
- Compliance Highlighting
- Weitere Anpassungen an individuelle Compliance-Regelungen
- Anbindung weiterer stammdatenführender Systeme
- Erweiterte Systemintegration
- Weiterführende Anpassungen Ihrer digitalen Personalakte
- Individuelles Coaching für Datenschutz und Betriebsvereinbarung
- Und vieles mehr!
aconso Digitale Personalakte
aconso ist seit 20 Jahren Marktführer im Bereich Digitale Personalakte. Mit uns erzielen Sie schnelle und nachhaltige Erfolge bei der Digitalisierung. Wählen Sie aus unseren verschiedenen Paketen den für Sie passenden Leistungsumfang aus und profitieren Sie von zahlreichen Features.
Die Digitale Personalakte ist in nur 5 Schritten einsatzbereit und mit weiteren Lösungen kombinierbar.
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- Responsives Design
- Stammdatenübernahme aus SAP HXM oder aus anderen Systemen via CSV
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Unser Scan Service
Personalakten digitalisieren
Beim Umstieg auf die digitale Akte ist das Scannen der Papierakten der erste Schritt. Dabei können Sie diese täglich selbst scannen und automatisch ablegen. Alternativ übernimmt aconso für Sie die Digitalisierung aller Papierdokumente bei Start des Projekts oder auf Abruf.
- Abholung & Transport
- Aufbereitung Akten & Dokumente
- Hochsichere Einlagerung
- Digitalisierung nach Bedarf
- Bereitstellung im System
Bei der Einführung einer elektronischen Personalakte ist das Scannen der Papierakten der erste Schritt. Dabei können Sie diese täglich selbst scannen und automatisch ablegen. Alternativ übernimmt aconso für Sie die Digitalisierung aller Papierdokumente bei Start des Projekts oder auf Abruf.
Für die Sicherung der Qualität prüft der aconso Scan Service die Dokumente inhaltlich. Dafür werden die Inhalte ausgelesen und direkt richtig eingeordnet. So landen Ihre Daten und Dokumente immer am gewünschten Ort. Sie benötigen Ihre Dokumente in einem speziellen Format? Auch das ist kein Problem – die Umwandlung übernehmen wir gerne für Sie.
Sparen Sie sich Kosten für Hardware und Software für das Scanning im eigenen Haus. Denn von der Digitalisierung bis zur Einführung der Software bekommen Sie von aconso den Service aus einer Hand. Erfahren Sie jetzt mehr!
Integration in SAP
Managen Sie all Ihre HR-Prozesse in einer Lösung. Mit aconso in SAP HXM oder SAP SuccessFactors verwalten Sie Ihre Personaldaten und HR-Dokumente unter einem Dach. Dabei werden die notwendigen Personaldaten und Rechte aus dem zentralen SAP-System übernommen. So lassen sich Dokumente ganz einfach automatisch erstellen. Anschließend landen fertige Dokumente wie Verträge oder Zeugnisse ganz automatisch in der eingebundenen digitalen Personalakte. HR-Dokumente lassen sich auch ganz einfach in SAP hochladen oder per Drag & Drop in die Akte verschieben. Diese Lösung ist erhältlich im SAP Store.
Managen Sie all Ihre HR-Prozesse in einer Lösung. Mit aconso in SAP HXM oder SAP SuccessFactors verwalten Sie Ihre Personaldaten und HR-Dokumente unter einem Dach. Dabei werden die notwendigen Personaldaten und Rechte aus dem zentralen SAP-System übernommen. Unsere Lösungen gibt es im SAP Store.
Dokumentenmanagement im SAP-Fiori-Design
Komplette Workflows für alle HR-Dokumente
Übernahme von Rollen und Rechten, einmalige Anmeldung
Rollen für Führungskräfte, Mitarbeitende und HR
Die HR Document Box ist die moderne Lösung zur Bereitstellung elektronischer Dokumente durch HR an Mitarbeitende. Sie ist die sichere und kostengünstige Alternative zu Brief und Mail und ist auch über private E-Mail-Adressen abrufbar.
In der digitalen Personalakte lassen sich alle relevanten Personaldokumente aufbewahren. Doch wie lassen sich Dokumente wie Gehaltsabrechnungen auch für Ehemalige und Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail zugänglich machen? Die HR Document Box ist die moderne Lösung zur Bereitstellung elektronischer Dokumente durch HR an Mitarbeitende. Sie ist die sichere und kostengünstige Alternative zu Brief und Mail und ist auch über private E-Mail-Adressen abrufbar.
Erfahrungen unserer Kunden
Ein Projekt ist immer erst erfolgreich, wenn der Kunde glücklich ist. In unzähligen Projekten konnten wir beweisen, dass wir mit unserer Erfahrung und unserem Know-how ein zuverlässiger Partner sind.
Ein Projekt ist immer erst erfolgreich, wenn der Kunde glücklich ist. In über 2.000 Projekten haben wir bereits bewiesen, dass wir mit unserer Erfahrung und unserem Know-how ein zuverlässiger Partner sind. Am Ende konnten wir immer mit unseren zufriedenen Kunden den Projekterfolg feiern. In unseren Erfolgsgeschichten berichten die Projektleiter:innen unserer Kunden über Herausforderungen und Projektergebnisse. Wer könnte uns besser beurteilen als sie? Überzeugen Sie sich am besten selbst von den Stärken unserer HR-Lösungen und sprechen Sie direkt unsere Kunden an. Gerne stellen wir den Kontakt her.
KUNDENSTIMMEN
Warsteiner nutzt:
winkler nutzt:
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- Einblick in den vollen Funktionsumfang
- Individuelle Beratung zu Ihren Anforderungen
- Zeit für Ihre Fragen
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