Zeugnis-Generator

RECHTLICH SICHERE ZEUGNISSE IM HANDUMDREHEN ERSTELLEN

Zeugnisse sind wichtige HR-Dokumente, bei deren Formulierung viele gesetzliche Regeln einzuhalten sind. Mit unserem Arbeitszeugnis-Generator zur Erstellung von rechtlich einwandfreien Zeugnissen lassen sich Mitarbeiter in Sekundenschnelle bewerten.

HERAUSFORDERUNGEN BEI DER ZEUGNISERSTELLUNG IM HR

In den meisten Unternehmen ist die Erstellung eines Arbeitszeugnisses ein wichtiger Bestandteil des HR-Prozesses. Aber leider ist der Vorgang oft langwierig – zum Leidwesen der Sachbearbeiter und der betreffenden Mitarbeiter. Durch lange interne Abstimmungen zwischen HR und Rechtsabteilung kommt es zu einem großen zeitlichen und organisatorischen Aufwand. Somit sind Wartezeiten von bis zu sechs Monaten pro Zeugnis keine Seltenheit. Auch eine fehlende Individualität und zu wenig Bezug auf die Stelle führen oft zu Konflikten zwischen HR, Führungskraft und Mitarbeiter. Dazu kommt, dass das Zeugnis ein gesetzlich verankertes Dokument darstellt. Das heißt: Alle Texte müssen rechtlich einwandfrei sein.

Zeugnis-Generator

Zeugnis-Generator FÜR DIE BEWERTUNG VON LEISTUNGEN

Der aconso Zeugnis-Generator ist der clevere und hochwertige Service für Ihre Personalabteilung. Denn mit dem Zeugnis-Generator können Sie professionelle Arbeitszeugnisse erstellen, die den rechtlichen Vorgaben Stand halten und zu 100 % DSGVO-konform sind. Ob Zwischenzeugnis oder Austrittszeugnis – das fertige Dokument ist binnen weniger Sekunden erstellt.

Die Verbindung von HR Software und HR Services optimiert den Prozess der Erstellung von Zeugnissen. Vor allem für größere Unternehmen, in denen  sehr viele Leistungen bewertet werden, eignet sich Software für den Zeugnisprozess. Dabei binden wir vorhandene Daten ein und hinterlegen Prozesse sowie Beurteilungen. Darüber hinaus steuern wir Rechte und Rollen, wer was machen darf, und garantieren, dass die Zeugnisse dadurch vollautomatisch und ohne Aufwand mit dem Zeugnis-Generator geschrieben werden.

INDIVIDUELLE BEWERTUNG

Der aconso Zeugnis-Generator eignet sich insbesondere für Zeugnisse mit variierenden Stellenbeschreibungen und umfangreicheren Bewertungskriterien und -abstufungen. Hierbei geschieht die Bewertung per Maus- oder Fingerklick und folgt den deutschen Schulnoten – von „Sehr gut“ bis „Ausreichend“. Der Arbeitszeugnis-Generator bietet Ihnen somit die Möglichkeit, das Zeugnis in wenigen Schritten aus Bausteinen zusammenzusetzen. Die Texte basieren auf der Bewertung der Kenntnisse und Fähigkeiten des Mitarbeiters durch die Führungskraft. Anschließend kann eine hinterlegte Beschreibung der Aufgaben durch die HR-Abteilung noch angepasst werden. So entsteht in kurzer Zeit ein hochwertiges, individuelles Arbeitszeugnis.

Der Arbeitszeugnis-generator auf einen Blick

Moderne Benutzeroberflächen

Einfache und intuitive Bewertung von Mitarbeitern

Datenübernahme aus dem HCM

Übernahme von Stammdaten, Tätigkeits- und Unternehmensbeschreibungen

Garantiert rechtssichere Inhalte

Textbausteine von Haufe auf Basis aktueller Rechtsprechung

Vollständig automatisierte Zeugniserstellung

Vollautomatischer Zeugnisprozess von der Anfrage bis zur Bereitstellung

Prozessintegration der Beteiligten

Einbindung der Führungskräfte in den Zeugnisprozess

Optimierte Formulierungen

Filterkriterien für fachbezogene Textbausteine und intelligente Bausteinabstimmung

Umsetzung in Echtzeit

Sofortige und schlüssige Zusammensetzung der Formulierungen

CI-Konformität gewährleistet

Arbeitszeugnisse nach Ihren unternehmensindividuellen Design-Richtlinien

Was muss ein Zeugnis-Tool können, um den Anforderungen der HR-Abteilung gerecht zu werden?

Im Idealfall führt ein Zeugnis-Generator dazu, dass Manager ihre Mitarbeiter nur noch per Klick auf einer vorher festgelegten Punkteskala bewerten und Kriterien für deren fachliche Kompetenz auswählen. Dann kann das Zeugnis von HR mit nur einem Klick fertiggestellt werden. Auch ein persönliches Anschreiben für Mitarbeiter und Führungskraft erstellt das Tool selbst, das HR direkt mit dem fertigen Zeugnis weiterleiten kann. Dazu muss die Software jedoch über einige Funktionen verfügen. Eine breite Auswahl an Textbausteinen für mehr Individualität in der Beurteilung sowie automatisierte Textmodule für einen guten Lesefluss sind dabei das A und O. Dann übernimmt die Software das Verfassen eines rechtssicheren, fehlerfreien und flüssig formulierten Arbeitszeugnisses, das auf die Tätigkeit des Mitarbeiters zugeschnitten ist. Auch eine regelmäßige Aktualisierung der Texte und eine laufende juristische Arbeitsrechtsprechung sind dabei unverzichtbar. Dadurch müssen sich Sachbearbeiter keine Gedanken mehr über die Rechtssicherheit von Textbausteinen machen!

Um eine möglichst hohe Akzeptanz der Mitarbeiter zu erreichen, ist eine intuitive Oberfläche notwendig. Dabei spielen eine einfache Bedienung und ein reibungsloser Arbeitsablauf eine wichtige Rolle. Ein großes Plus ist die mobile Verfügbarkeit des Zeugnis-Tools, um dieses auch von unterwegs nutzen zu können. Das eröffnet neue Möglichkeiten für die beteiligten Personen. So kann zum Beispiel das Management schneller und einfacher Bewertungen durchführen. Durch die mobile Nutzung verkürzen sich die Abstimmungszeiten enorm.

Denn das Ziel beim Einsatz eines Zeugnis-Tools ist es schließlich, den Aufwand aller beteiligten Abteilungen zu minimieren, die Qualität zu erhöhen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Da kann künstliche Intelligenz tatsächlich bereits heute viel leisten. Die Erfahrung zeigt, dass sich beispielsweise der Aufwand für das Verfassen eines Zeugnisses durch den Einsatz geeigneter Lösungen um bis zu 75 Prozent reduzieren lässt.

WHITEPAPER: 5 Tipps zur Einführung eines Zeugnis-Generators

Die Einführung eines Zeugnis-Generators muss nicht schwierig sein. Dennoch gibt es einige Schritte zu beachten.

In unserem Whitepaper haben wir 5 Tipps zur Einführung eines Zeugnis-Generators für Sie zusammengestellt.

UND WAS MACHT EINEN EFFEKTIVEN ZEUGNIS-GENERATOR AUS?

  • Integration

    Die nahtlose Integration der Software in die vorhandene HR- und ERP-Landschaft muss gewährleistet sein. Denn nur so können fehleranfällige Abläufe wie die Stammdateneingabe automatisiert passieren und potenzielle Fehlerquellen eliminiert werden.

  • Rechtssichere und gut lesbare Texte

    Die Bereitstellung einer breiten Auswahl rechtssicherer Textbausteine, die einen guten Lesefluss garantiert und dem Personaler eine individuelle Beurteilung der Mitarbeiter ermöglicht, ist unabdingbar.

  • Prozessintegration

    Die einwandfreie Prozessintegration des Zeugnis-Tools mit Einbindung aller relevanten Abteilungen, klaren Zuständigkeiten und Aufgabenverteilungen muss ebenfalls Bestandteil eines effektiven Zeugnis-Tools sein.

  • Flexibilität

    Das Tool muss für HR und Führungskraft möglichst viel Flexibilität bieten. Daher sind ein mobiler Zugriff auf Daten und die Bewertung über ein Mobile Device heutzutage ein Muss.

Arbeitszeugnis-Generator auf Laptop

Fehlerhafte Arbeitszeugnisse vermeiden

Fehlerhafte oder unzulässige Formulierungen in Arbeitszeugnissen können schnell unangenehme Konsequenzen mit sich bringen. Um rechtliche Folgen, unnötige administrative Arbeiten oder einen Imageschaden zu vermeiden, garantieren wir Ihnen die Rechtssicherheit der Inhalte des Zeugnis-Generators. Mit aconso erhalten Sie mehr als 12.000 geprüfte Musterformulierungen, die von unserem Content-Partner Haufe bereitgestellt und ständig erweitert werden. So bleiben Ihre Zeugnisse immer fehlerfrei und Sie stehen rechtlich auf der sicheren Seite.

Bewertungsprozesse beschleunigen

Mobile Beurteilung mit wenigen Klicks

Zeugnisprozesse stocken meist aufgrund von Freigaberunden und der aufwendigen Beurteilung des Mitarbeiters durch Führungskräfte und Management. Aber genau diesen Aufwand reduziert der Zeugnis-Generator von aconso auf ein Minimum. Durch die Einbindung der Führungskraft wird der Prozess transparenter und die finale Freigabe beschleunigt. Denn der Bearbeitungsstand mit abgeschlossenen und ausstehenden Aufgaben ist hierbei immer einsehbar. Und: Die Bewertung ist auch mobil durchführbar. Das heißt, dass die Führungskraft den entsprechenden Mitarbeiter auch unterwegs von allen Geräten aus bewerten kann. 

Arbeitszeugnis-Generator in 15 Sekunden

Zeugniserstellung mit aconso nubea –
So schnell geht’s:

  • Mitarbeiter scheidet aus Unternehmen aus oder fordert Beurteilung an

  • Führungskraft erhält Benachrichtigung

  • Führungskraft bewertet Mitarbeiter

  • HR prüft Zeugnis

  • Zeugnis für Mitarbeiter und Prozessbeteiligte abrufbar

Die neue Lösung bringt für uns einen großen Mehrwert, da Stammdaten nicht mehr manuell übertragen werden müssen und so eine große Fehlerquelle entfällt. Außerdem können unsere Personalsachbearbeiter nun im Handumdrehen einen Zeugnistext aus rechtssicheren und aktuellen Textbausteinen zusammenstellen. Das ist für sie eine große Arbeitserleichterung.

Oliver Hebold

Leiter Strategische Projekte, Informationslogistik und Reporting, Deutsche Bahn AG

Kundenstimme: Zeugnis-Generator bei der Deutschen Bahn

Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnis sind wichtige Leistungen der HR Shared Services der Deutschen Bahn AG. Dass sie fehlerfrei sind, wird als Selbstverständlichkeit angesehen. Darum ist es so essenziell, dass beide Prozesse reibungslos funktionieren.

Für standardisierte Bewertungen:
Das Zeugnis in 15 Sekunden

Schreiben Sie in der Personalabteilung eine große Anzahl an Zeugnissen für standardisierte Stellenbeschreibungen? Dann empfehlen wir Ihnen das Zeugnis in 15 Sekunden! Hierbei erfolgt die Bewertung durch die Führungskraft auf Basis von 5 Kriterien und in 3 Stufen. Hierfür werden die Schulnoten 1 bis 3 verwendet. So sorgt die Beurteilung anhand von Smileys für eine positive Erfahrung des Nutzers und eine höhere Bereitschaft beim Management, die Bewertung schnell durchzuführen. Anschließend schreibt die Software automatisch aus hinterlegten rechtssicheren Textbausteinen das Zeugnis und bezieht eine fest hinterlegte Aufgabenbeschreibung mit ein.

3 Bewertungsstufen

100 % Spaßfaktor

15 Sekunden bis zur Fertigstellung

WHITEPAPER:
SMARTE PROZESSE FÜR DAS
ZEUGNIS IN 15 SEKUNDEN

Laden Sie sich jetzt unser Whitepaper herunter: Sparen Sie Zeit und Nerven mit einem Tool, das einfach Spaß macht!

Und in unserem Whitepaper zählen wir die Sekunden: Wie wird das Zeugnis in 15 Sekunden Wirklichkeit? 

AUSBLICK IN DIE ZUKUNFT: KÜNSTLICHE INTELLIGENZ BEI DER Erstellung von ZEUGNISsen

Um den Zeugnisprozess zu optimieren, werden intelligente und automatisierte Prozesse in Zukunft unverzichtbar sein. Denn nur so lassen sich zeitliche und organisatorische Aufwände der Personaler aber auch Kosten minimieren. Durch die Nutzung eines Zeugnis-Tools ist HR in der Lage, schnell und einfach rechtlich einwandfreie Arbeitszeugnisse individuell auf jeden Mitarbeiter und seine Position anzupassen und Zeugnisse so innerhalb kürzester Zeit zu erstellen. Dank integrierter, automatisierter Prozesse können beteiligte Abteilungen und Entscheidungsträger leicht in den Abstimmungsprozess involviert werden. Und in Form eines einfach bedienbaren Baukastensystems mit nutzerfreundlicher Oberfläche wird es auch für das Management ein Leichtes sein, Mitarbeiter im Handumdrehen zu beurteilen. 

Kritische Stimmen würden sagen, eine Maschine kann nicht leisten, was ein Mensch kann. Also braucht es noch einen Lektor, der das automatisch erstellte Zeugnis auf gute Lesbarkeit prüft. Doch auch bei diesem letzten Schritt kann ein Zeugnis-Tool die Arbeit erleichtern. Denn genau hier setzt die künstliche Intelligenz an. Bereits heute können Zeugnis-Tools die Lesbarkeit optimieren und einzelne Textbausteine aufeinander abstimmen, sodass kein Lektor mehr nötig ist.

FRAGEN ZU UNSEREM ZEUGNIS-GENERATOR?

Füllen Sie unser Kontaktformular aus. Gerne stellen wir Ihnen unsere Software zur Zeugniserstellung in Kooperation mit Haufe in einer persönlichen Demo vor und beantworten Ihre individuellen Fragen.

+49 89 516186-28

Mitarbeiterinnen bei aconso

Bitte beachten Sie: Unsere Zeugnislösung eignet sich für Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern. Bei einer geringeren Mitarbeiterzahl empfehlen wir Ihnen den Haufe Zeugnis Manager.

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