Papierakten digitalisieren: Tipps & Möglichkeiten

Gepflegte und vollständige Personalakten sind die Grundlage guter Personalarbeit. Viele Unternehmen arbeiten heute noch mit der klassischen Papierakte. Ein enorm großer administrativer Aufwand für die Pflege und Verwaltung der Mitarbeiterakten ist hier inklusive. Dabei nehmen vor allem die regelmäßige Ablage, das Archivieren und die Suche nach Dokumenten viel Zeit in Anspruch. Die Digitalisierung gibt Personalern die Chance, ihre wertvolle Arbeitszeit in Zukunft in andere Aufgabengebiete zu investieren. Durch das Digitalisieren von Personalakten wird nicht nur Zeit eingespart. Die Effizienzsteigerung, die mit einer digitalen Personalakte einhergeht, multipliziert den Wertschöpfungsgrad der Personalarbeit um ein Vielfaches. Die manuelle Arbeit, für die zuvor der HRler zuständig war, übernehmen so vordefinierte Algorithmen und Datenstrukturen einer Software.

Neben der Zeitersparnis und dem steigenden Wertschöpfungsgrad, birgt die Digitalisierung von Personaldokumenten weitere erhebliche Vorteile in der täglichen Arbeit:

• Die einheitliche und übersichtliche Aktenstruktur erleichtert die Orientierung innerhalb der Ordnerstruktur. Jeder Personaler arbeitet so zu jeder Zeit in einer immer aktuellen Mitarbeiterakte.
• Die standortübergreifende Synchronisation der digitalen Akten verhindert Doppelarbeit.
• Die Ablage und Archivierung von Mitarbeiterdokumenten kann dank der vordefinierten Algorithmen mit nur wenigen Klicks erledigt werden – und das ohne Dubletten.
• Dank der volltext- und indexbasierten Suche lassen sich Dokumente innerhalb weniger Sekunden finden.
• Die individuelle Zugriffskontrolle, je nach Berechtigungssystem, schützt vor Datenmissbrauch.
• Zusätzlich schützt die Backup-Funktionalität vor Datenverlust. Anders als bei Papierakten müssen also nicht extra Büroräume angemietet und hohe Lagerkosten gezahlt werden.

Geht man also den Schritt hin zu einer digitalen Personalabteilung, stellt sich die Frage, wie die Papierakten in die Software kommen. Die Verscannung von Papierakten ist für die meisten Unternehmen die größte Herausforderung. Dabei gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, die Papierakten zu digitalisieren. Viele Unternehmen tun sich schwer damit, Ihre wertwollen Mitarbeiterdokumente in fremde Hände zu geben. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit für das Unternehmen, seine Personalakten selbst einzuscannen. Eine wesentliche und nicht zu unterschätzende Rolle spielt dabei jedoch die zeitliche Komponente. Ist die Entscheidung hin zu einer digitalen Personalakte erst einmal gefallen, wollen die wenigsten Unternehmen noch viel Zeit verstreichen lassen. Bei großen Unternehmen können aber schon mal gut sechs bis zwölf Monate vergehen, bis alle Dokumente im System hinterlegt sind und die HR-Abteilung ihre Arbeit wieder wie gewohnt aufnehmen kann.

Will man sich diese Bürde als Unternehmen nicht auferlegen, ist ein Scandienstleister die optimale Alternative.

Der beste Weg seine Akten verscannen zu lassen, ist sich die Mitarbeiterakten parallel zur Einführung der digitalen Personalakte vorzunehmen. Hier sollte man sich einen Softwareanbieter suchen, der gleichzeitig einen Scan Service für Papierakten anbietet. Dabei macht es Sinn, mit den aktuellen Mitarbeiterakten zu beginnen und sich im Anschluss auf die Verscannung der „Altakten“ zu konzentrieren. So kann die Personalabteilung ihre Arbeit ohne große Verzögerung fortsetzen.

Eine weitere Möglichkeit bietet die Verscannung on demand.

Hier werden Personalakten nach Bedarf eingescannt und in das System eingespeist. Die Papierakten werden so, wann immer eine Akte oder ein Dokument benötigt wird, vom Scandienstleister unter strengen Sicherheitsvorkehrungen abgeholt und innerhalb kürzester Zeit in der digitalen Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt.

Eine Ergänzung zur Digitalisierung von Mitarbeiterakten ist das tägliche Scanning des Posteingangs und die digitale Bereitstellung im System.

Bewerbungen, die die Personalabteilung auch im digitalen Zeitalter noch in Papierform erreichen, stehen dem Personaler so mit nur einem Klick zur Verfügung. Mit der digitalen Bereitstellung von Papierdokumenten kann der Personaler seine Arbeit ortsunabhängig erledigen. Der Zugriff auf die Personalakten kann so problemlos mobil erfolgen.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Verscannung der Papierakten anzugehen. Dabei sollte in jeden Fall auf die Qualitätssicherung der Mitarbeiterdokumente geachtet werden. Die Akteninhalte sollten im Zuge der Verscannung validiert und verifiziert werden. So kann langfristig nachgewiesen werden, dass alle Dokumente den festgelegten Anforderungen entsprechen und gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle festgelegten Nutzungsziele erfüllt sind. Das Auslesen der Daten ermöglicht zusätzlich eine Klassifizierung der Dokumente. So werden alle Mitarbeiterdokumente bereits zu Beginn unter dem richtigen Registerpunkt abgelegt und es bedarf keiner zusätzlichen Nacharbeit durch den Personaler. Werden Dokumente in einem anderen Format benötigt, kann man diese ebenfalls bereits bei der Erstverscannung konvertieren. Da es sich bei Mitarbeiterakten um sensible Daten handelt, muss ein besonderes Augenmerk auf die Themen Sicherheit und Datenschutz gelegt werden.

Die Einlagerung der eingescannten Akten sollte auf jeden Fall in einem Sicherheitsarchiv in Deutschland erfolgen und das für mindestens drei Jahre. Zusätzlich sollte sichergestellt werden, dass die Prozessintegration der Mitarbeiterakten seitens des Scandienstleisters bis in das vorherrschende HCM erfolgt. Mit dem richtigen Scandienstleister lässt sich so ein papierloses Büro ganz einfach umsetzen.