So digital kann HR werden
Die Personalabteilung hat das Thema Digitalisierung bereits seit einiger Zeit auf dem Schirm. Viele fragen sich jedoch, wie man das Digitalisierungspotenzial von HR-Prozessen aufdeckt und welche Hürden den Weg zu einer 100% digitalen Personalabteilung so schwer machen.
In der Theorie gibt es in der Personalabteilung einige Stellschrauben, die sich für eine digitale Veränderung anbieten. In der Praxis bedarf es aber im ersten Schritt eines externen Impulses, einer Schwachstelle in Sachen Produktivität oder des Gefühls, von der Konkurrenz abgehängt zu werden, damit sich in den HR-Büros auch wirklich langfristig und nachhaltig etwas verändert.
Status Quo
Laut einer neuen HR-Future-Studie der Hochschule Niederrhein Mönchengladbach in Kooperation mit aconso arbeiten nur fast 50 Prozent der befragten HR-Fachleute aus Unternehmen in Deutschland mit zumindest teilweise digitalen Personalprozessen. Das schöpft das Digitalisierungspotenzial innerhalb der Personalabteilung noch lange nicht aus. Dabei sind Bereiche wie die Arbeitszeiterfassung, der elektronische Urlaubsantrag und die Entgeltabrechnung am häufigsten betroffen. Immer wichtiger werdende Bereiche wie die Mitarbeiterentwicklung oder das Onboarding stehen jedoch ganz hinten an.¹
Digitale Potenziale im HR
Das Digitalisierungspotenzial innerhalb der Personalabteilung ist enorm. Wiederkehrende administrative Tätigkeiten eignen sich bestens für eine Vollautomatisierung. Dabei wird Zeit eingespart und Ressourcen freigesetzt, die in andere Personalbereiche investiert werden können. Die Potenziale einer Digitalisierungsstrategie sollten sich an der Vision und an den Zielen des Unternehmens orientieren. Durch eine erste Definition der Pain Points können bis dahin unentdeckte Potenziale aufgedeckt werden. Eine strikte Priorisierung der arbeitsaufwendigsten HR-Prozesse sorgt im nächsten Schritt für eine schnelle Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen und einen hohen Wirkungsgrad in der Praxis, was gleichzeitig für eine schnelle Arbeitserleichterung im Anfangsstadium der Digitalisierungsphase sorgt. Die dann endeckten ersten Vorteile seitens der Mitarbeiter steigern die Akzeptanz gegenüber den Veränderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt und öffnen die Türen für weitere Maßnahmen.
Hürden bei der Digitalisierung
Die Akzeptanz der Personaler selbst, aber auch die der Mitarbeiter gegenüber Veränderungen innerhalb der eigenen Abteilung aber auch in Bezug auf abteilungsübergreifende Prozesse, ist laut der HR-Studie die größte Hürde. So sind nicht nur HRler von möglichen Digitalisierungsmaßnahmen betroffen, auch die Mitarbeiter und Führungskräfte aus anderen Abteilungen sind in der Zusammenarbeit mit der Personalabteilung dazu angehalten, gewohnte Arbeitsabläufe anzupassen. Laut den Befragten spielt ebenfalls die Zustimmung des Betriebsrates eine große Rolle. Hier haben 44 Prozent die Befürchtung, dass der Betriebsrat digitalen HR-Tools nicht zustimmen könnte.²
Personalabteilung 5.0
Angekommen in der Arbeitswelt 4.0 schafft der Einsatz von digitalen Tools innerhalb der Personalabteilung eine Effizienzsteigerung von 20 bis 30 Prozent.³ Geht man davon aus, dass hier lediglich Teilprozesse oder einzelne Prozessschritte digitalisiert werden, lässt das viel Spielraum für weitere Optimierungen.
Dieser Spielraum wird der HR-Abteilung spätestens mit dem Beginn der Arbeitswelt 5.0 genommen. Diese stellt die Personalabteilung nicht mehr vor die Wahl, sich für oder gegen die Digitalisierung zu entscheiden. Die Arbeitswelt 5.0 verlangt digitale HR-Prozesse und das zu 100%. Hat man sich also bis jetzt nicht mit dem Thema Digitalisierung in der Personalabteilung auseinandergesetzt, wird sich das Versäumnis spätestens mit dem Einläuten der nächsten Ära rächen.
Nachhaltig gestaltete digitale HR-Prozesse führen langfristig zu einer effizienteren Arbeitsverteilung und zu optimierten Arbeitsabläufen. Das wird sich laut der Studie „HR Future“ der Hochschule Niederrhein Mönchengladbach in Kooperation mit aconso in den nächsten 3-4 Jahren deutlich zeigen. So lang wird es noch dauern, bis die Vollautomatisierung Einzug halten wird in den deutschen Personalabteilungen.⁴
¹ ² ⁴ Studie „HR Future: Potenziale bei der Digitalisierung von HR-Prozessen“, Hochschule Niederrhein/aconso
³ https://www.bain.com/contentassets/130b63003af34e9586072e3e73496655/bain-studie_personal-4.0_vf.pdf, 22.09.2020, 09:02 Uhr
