Wie mobil ist Ihre Personalabteilung in der Corona-Krise?

Wie mobil ist Ihre Personalabteilung in der Corona-Krise?

Homeoffice verändert HR-Prozesse und macht HR Software unumgänglich

Unzählige Herausforderungen strömen in diesen Zeiten auf deutsche Arbeitgeber ein. Das richtige Maß zwischen Vorsichtsmaßnahmen und Wirtschaftlichkeit zu treffen ist dabei bestimmt die größte. Wie verantwortungsvoll ist es, seine HR-Mitarbeiter in den Legebatterien der modernen Arbeitswelt (Großraumbüros), in Kaffeeküchen und Kantinen versammeln zu lassen, während das soziale Leben gerade auf ein Minimum heruntergeschraubt wird?

Nun gut, seine HR-Mitarbeiter inklusive Aktenarchiven und meterlangen Ordnerschränken nach Hause zu karren, ist keine Option. Und die Personalabteilung genau jetzt dicht zu machen, wo die Krankenquote steigt, immer mehr Fragen zur aktuellen Situation aufkommen und Mitarbeiter mehr denn je eine leitende Instanz brauchen, ebenfalls nicht.

Die Scheu vor der Digitalisierung ablegen

Wer sich bis jetzt noch nicht mit dem Thema mobiles Arbeiten auseinandergesetzt hat, ist spätestens jetzt dazu gezwungen. Laut Bitkom geben nur vier von zehn Arbeitgebern (39 Prozent) ihren Mitarbeitern die Freiheit, auch abseits der Büroräume zu arbeiten.1 Wie sinnvoll die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sein kann, zeigt sich in der aktuellen Situation. Ein Anfang muss also irgendwann gemacht werden, gerade um in Zukunft nicht von Ereignissen wie der Corona-Pandemie überrollt zu werden.

Die richtige Technologie für Mobilität

Das Wichtigste beim mobilen Arbeiten ist, seinen HR-Mitarbeitern die gleichen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, wie im Büro. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Personalarbeit auch von unterwegs aus oder im Homeoffice lückenlos erledigt werden kann. In der Personalabteilung geht es dabei vorrangig um den Zugang zu allen nötigen Mitarbeiterdaten und HR-Dokumenten. Im nächsten Schritt muss die nahtlose Kommunikation innerhalb der HR-Abteilung sowie mit Führungskräften und Mitarbeitern sichergestellt werden. Ein externer Zugang zum vorherrschenden HCM über einen VPN-Zugang ist dabei nötig. Genauso wie die Möglichkeit, HR-Dokumente online und device-unabhängig zu erstellen und diese im Austausch mit Mitarbeitern und Führungskräften innerhalb eines HR-Prozesses zu bearbeiten. Damit das gelingt, benötigt es eine entsprechende Ausstattung mit cleverer HR Software und portabler Hardware.

Um Personaldokumente digital zur Verfügung stellen zu können, müssen die zahlreichen Mitarbeiterakten und Papierordner digitalisiert und anschließend an einem digitalen Ort abgelegt werden. Viel Vorlauf braucht es dazu in den meisten Fällen gar nicht. Entscheidet man sich für eine digitale Personalakte, lässt sich diese in einer Best-Practice-Version bereits innerhalb von zwei Wochen einführen. Und die Erstverscannung der wichtigsten Mitarbeiterdokumente lässt sich ebenfalls in wenigen Tagen initialisieren. So trägt eine digitale Personalakte bereits ab Livestellung einen direkten Mehrwert zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bei und die Personalabteilung kann ganz einfach von unterwegs oder von zu Hause ausarbeiten.

Der digitale Ablageort

Die elektronische Personalakte ist wie eine Papierakte zu sehen, in der digitalisierte Papierdokumente für den HRler, aber auch für Führungskräfte und Mitarbeiter von allen Standorten aus, zugänglich gemacht werden. An diesem virtuellen Ablageort werden alle HR-Dokumente mit entsprechender Registerstruktur, synchron zur Papierakte, abgelegt.

Das Handling der einzelnen Dokumente erfolgt dann nur noch virtuell und muss durch keine manuellen Tätigkeiten unterbrochen werden. Ablage und Archivierung wird dank cleverer Algorithmen automatisch von der Software erledigt. Der HRler kann Mitarbeiterdokumente vom Laptop aus oder vom Smartphone ganz einfach von zu Hause aus einsehen, bearbeiten und verwalten. Neben der Platzgewinnung im Büro sowie der Kosten- und Zeiteinsparung, ist der HRler im höchsten Maße flexibel und nicht mehr an einen statischen Arbeitsplatz, seine Aktenschränke oder den Drucker gebunden. Zudem schafft eine digitale Personalakte standortübergreifend und abteilungsübergreifend einen einheitlichen Informationstand. HR-Mitarbeiter können zeitgleich auf die gleiche Mitarbeiterakte zugreifen und Mitarbeiterdaten abfragen. Auch für Führungskräfte und Mitarbeiter bietet eine digitale Personalakte mehr Transparenz. Je nach Berechtigungssystem können auch diese Zielgruppen selbstständig HR-Dokumente einsehen. Dadurch entfällt für die Personalabteilung die zeitaufwendige Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen.

So ermöglicht eine digitale Personalakte dem Personaler, der Führungskraft und den Mitarbeitern auch im mobilen Arbeiten eine schnelle Kommunikation mittels digitalem Dokumentenmanagement.

Entscheidet man sich dazu, eine digitale Personalakte einzuführen, ist diese in einer Best-Practice-Version bereits nach zwei Wochen einsatzbereit.

Vorteile der digitalen Personalakte für das Homeoffice:

  • Mobile, deviceunabhängige Personalarbeit
  • Einsehen von Personaldaten mit nur wenigen Klicks
  • Einfache und strukturierte Dokumentenverwaltung
  • Abteilungs- und standortübergreifende Informationssicherheit
  • Zeitgleicher & standortübergreifender Zugriff
  • Case-sensitive & individuelle Usability
  • Individuelle Berechtigungssysteme
  • Skalierbarkeit & Agilität
  • Keine Lagerkosten
  • Platzeinsparung
  • Kalkulierbare Betriebskosten
  • Nahtlose Anbindung in das vorherrschende HCM wie zum Beispiel SAP und SAP SuccessFactors
  • DSGVO-konform
  • Integration in aktive HR-Prozesse

Digitale Personalakte bei Lufthansa

Durch die Einführung einer digitalen Personalakte bei Lufthansa stellt der weltweit agierende Konzern sämtliche Tochtergesellschaften auf ein einheitliches System um. Im Rahmen dieses Projektes scannt ein professioneller Scandienstleister ca. 35.000 papierbasierte Personalakten. Frisch aufbereitet gelangen diese dann als revisionssichere PDF/A-Dateien in die digitale Personalakte.

„Alle unsere Personaler arbeiten mit demselben standardisierten System, die Benutzeroberfläche kann sich je nach Land, Vorgaben vom Gesetzgeber und den Unternehmensgepflogenheiten lediglich in der Registerstruktur ein wenig unterscheiden“, freut sich Sabine Rüffer, Projekt Managerin bei der Lufthansa Group Business Services (LGBS). „Funktionalitäten wie das Löschen, Hinzufügen oder Suchen sind vollkommen identisch. Besonders komfortabel ist die Drag & Drop-Funktion, mit der sich elektronische Dokumente leicht der Akte zuführen lassen. Die Digitalisierung der Akten ist eine grundlegende Voraussetzung für die HR-Umstrukturierung des gesamten Konzerns. Sie macht die ortsungebundene Bearbeitung erst möglich, dadurch können wir sämtliche HR-Prozesse zentralisieren und zugleich optimieren“, sagt Sabine Rüffer.

>> Lesen Sie mehr über die Einführung einer digitalen Personalakte im Best-Practice-Beispiel von Lufthansa

Datensicherheit auch im Homeoffice gewährleistet

Beim mobilen Arbeiten mit personenbezogenen Daten ist Sicherheit ein sehr relevantes Thema. Die Datenübertragung zwischen Rechenzentrum, in dem die HR-Dokumente und Daten gespeichert werden, und dem Anwender erfolgt über gesicherte HTTPS-Verbindungen. Dabei werden redundante Daten und physische Daten getrennt. Ein ausgefeiltes, organisationsspezifisches Berechtigungskonzept regelt die individuellen Arbeitsbereiche der unterschiedlichen Userzielgruppen. Die sichere Nutzeridentifikation und -autorisierung zusammen mit der Verschlüsselung der Dokumente auf dem Server sorgt zusätzlich für höchste Datensicherheit. Gleichzeitig ist auf eine ISO 27001-Zertifizierung zu achten. Eine solche Zertifizierung gewährleistet höchste Sicherheitsstandards in Form von Applikationen wie Firewalls und Antivirensoftware in einem Rechenzentrum, welche an die internationale Zertifizierungsnorm für Informationssicherheitsmanagementsysteme (DIN ISO/IEC 27001) angepasst ist und gleichzeitig auch personelle Fragen und juristische Angelegenheiten miteinbezieht. Dabei gewährleistet werden

  •  die Vertraulichkeit,
  •  die Integrität
  •  und die Verfügbarkeit

von Informationen innerhalb einer Organisation beziehungsweise im Rechenzentrum.


1https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Vier-von-zehn-Unternehmen-setzen-auf-Homeoffice, 16.03.2020, 13:51 Uhr

Schreibe einen Kommentar

Menü schließen