HR-Blog

Wie eine digitale Dokumentenerzeugung Ihre HR-Administration erleichtert

Während eines Beschäftigungsverhältnisses fällt eine Menge an HR-Dokumenten an, die die meisten Personalabteilungen auch heute noch mittels pflegeintensiver Word-Vorlagen händisch für die Mitarbeitenden individuell erstellen müssen. Schaut man sich jedoch die technischen Möglichkeiten an, mit deren Hilfe man HR-Dokumente erstellen und an Mitarbeitende übermitteln kann, fragt man sich, wieso sich heute noch so viele Personalabteilungen gegen die Digitalisierung sträuben.

Bewältigt man das Tagesgeschäft einer Personalabteilung ohne digitale Unterstützung, bindet das nicht nur eine Menge personeller Ressourcen. Auch die Zeit, die für das Bearbeiten und Koordinieren der täglichen Anliegen der Mitarbeitenden drauf geht, ist enorm und könnte sich gewinnbringend in andere Aufgabengebiete investieren lassen. Die personalseitige Betreuung aller Mitarbeitenden bis hin zur Beratung und Beantwortung aller personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Fragen basiert in den meisten Fällen auf Dokumenten und Daten, die HR händisch aus den Papierakten der Mitarbeitenden suchen muss. Da bleibt oft keine Zeit, über mögliche Optimierungen der bereits bestehenden Personalprozesse nachzudenken. Aufgaben wie die Erstellung personalwirtschaftlicher Statistiken und Auswertungen sowie Reporting und Analysen wichtiger Kennzahlen bleibt dabei häufig auf der Strecke. Allein die Fehleranfälligkeit bei der Verwaltung und Pflege der Personalstammdaten wird durch die fehlenden digitalen Tools zu einer täglichen Herausforderung.

Welche Dokumente erstellt die Personalabteilung?

Neben den Basisdokumenten wie Arbeitsverträgen, Änderungsverträgen und Arbeitszeugnissen fallen noch viele weitere HR-Dokumente an, die auch digital erstellt werden können.

  1. Personalisierte Informationsschreiben
    • zum Thema Datenschutz
    • zu personellen Veränderungen
    • zu unternehmensinternen Neuerungen
    • zu allgemeinen Vorkommnissen
  2. Bescheinigungen
    • Arbeitgeberbescheinigungen
    • Verdienstbescheinigungen
    • Entgeltbescheinigungen
    • A1-Bescheinigungen für Reisen ins Ausland
  3. Protokolle und Niederschriften
    • Jährliche bzw. halbjährliche Feedbackgespräche 
    • Meeting-Protokolle
    • Ergebnisprotokolle
    • Verlaufsniederschriften

Mit der passenden HR Software lassen sich Dokumente in nur wenigen Sekunden erstellen und zeitgleich digital an die Mitarbeitenden kommunizieren. So gehen keine Informationen verloren und alle Beschäftigten haben den gleichen Informationsstand. Alle digital erstellten HR-Dokumente lassen sich zudem in den digitalen Personalakten mit nur einem Klick ablegen und bei Bedarf ebenfalls mit nur einem Klick finden. Die Kombination einer automatischen Dokumentenerzeugung und einer digitalen Personalakte bedarf nur einen Bruchteil der Arbeitsleistung, die bei der Erstellung mittels Vorlagen und der händischen Ablage benötigt wird.

Zudem lassen sich Dokumentenerstellungsprozesse mit mehreren Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen leichter koordinieren, was am Ende zu einem schnelleren Ergebnis führt. Freigabeprozesse oder das Einholen von Informationen lassen sich automatisch über eine HR Software abwickeln.

Automatische Dokumentenerzeugung AM Beispiel Informationsschreiben

Schaut man sich die automatische Dokumentenerzeugung anhand des Beispiels eines Informationsschreibens zum Thema Datenschutz an, wird einem schnell klar, wie viel Zeit und Arbeitsleistung eingespart werden kann. Das Dokument zum Datenschutz muss nur einmal aufgesetzt werden und kann für alle Angestellten adaptiert werden. Das macht die HR Software automatisch. Gleichzeitig füllt das System die Personaldaten aller Mitarbeitenden automatisch aus und versendet das Dokument anschließend. Haben die Mitarbeitenden das Dokument zur Kenntnis genommen, wird es automatisch in die digitale Personalakte abgelegt. Sowohl die Erzeugung als auch die Ablage des Dokuments und der Zugriff auf die digitale Personalakte eines Mitarbeitenden erfolgt dank der Software unabhängig vom Endgerät, das heißt HR-Dokumente können sogar vom Smartphone aus erstellt und versendet werden. Mitarbeitende in der Personalabteilung können also standortunabhängig und gleichzeitig auf die gleiche Dokumentenvorlage und die gleiche digitale Personalakte zugreifen.

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