HR-Blog

Wie digitale HR-Prozesse die Arbeit im Homeoffice erleichtern

HR-Sachbearbeiter im Homeoffice

Digitales HR-Prozessmanagement bringt mehr Flexibilität

Digitale HR-Prozesse erleichtern der Personalabteilung ihre Arbeit auch in Krisenzeiten. Und das ohne Qualitäts- oder Quantitätseinbußen hinnehmen zu müssen. Werden HR-Prozesse über eine clevere HR Software abgewickelt, lassen sich Arbeitsabläufe und HR-bezogene Aufgaben sogar schneller und effektiver bearbeiten und das unabhängig von Arbeitsort und Endgerät. So lassen sich beispielsweise aus dem Homeoffice heraus Prozesse abteilungsübergreifend steuern, ohne wertvolle Zeit und Mühe in die Koordination und Kommunikation der Beteiligten zu stecken.

Abteilungsübergreifende HR-Arbeit im Homeoffice

Damit komplizierte HR-Prozesse beim mobilen Arbeiten reibungslos funktionieren, muss die HR-Abteilung umdenken. Ohne eine digitale HR-Lösung ist eine mobile Bearbeitung von HR-Aufgaben kaum umzusetzen. Mit einer HR Software wird sichergestellt, dass die Kommunikation und die Anforderungsstellung an die Personalabteilung während des Homeoffices sowohl innerhalb der HR-Abteilung, aber auch abteilungsübergreifend mit Mitarbeitern und Führungskräften, ohne physische Anwesenheit, weiterhin aufrechterhalten wird. Sind bei einem HR-Prozess mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen beteiligt, wird die Erstellung eines Arbeitsvertrages oder eines Arbeitszeugnisses gern einmal zu einem langwierigen Verfahren. Dies ist, selbst wenn alle Beteiligten am gleichen Standort physisch anwesend sind, oft eine sehr zeitintensive Aufgabe. Durch digitales HR-Prozessmanagement ist die Erstellung von HR-Dokumenten und das Nacharbeiten von Dokumenten von verschiedenen Standorten aus mit nur wenigen Klicks möglich. Durch die klare Aufgabenzuteilung des Systems wird Doppelarbeit vermieden und Aufgaben können schnell und effektiv bearbeitet werden. Einen der großen Zeitfresser, wie die manuelle Ablage und Archivierung von Mitarbeiterdokumenten, übernimmt das System automatisch. Das schafft freie Ressourcen, die für andere Aufgabenbereiche genutzt werden können.

Mobile Zeugniserstellung

Mit der Einführung einer HR Software können beispielsweise Arbeitszeugnisse in nur wenigen Sekunden von zu Hause aus erstellt werden. Die Bewertung erfolgt wie gewohnt durch die Führungskraft mittels eines selbsterklärenden Punktesystems, das sich auch vom Smartphone oder Tablet bedienen lässt. Das System hinterlegt jede Bewertungsstufe mit einer Auswahl an rechtssicheren Textbausteinen, welche einen guten Lesefluss sicherstellen. Die Textbausteine können im Nachgang noch einmal angepasst werden, was eine individuelle Beurteilung ermöglicht. Ist die Führungskraft fertig, schickt das System automatisch die Aufgabenstellung der Zeugnisüberprüfung bzw. -freigabe an den zuständigen HR-Mitarbeiter weiter. Dieser kann das Zeugnis überprüfen und bei Bedarf anpassen. Ist das Zeugnis von Personalabteilung und Führungskraft freigegeben, wird das Arbeitszeugnis über das System an den entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet und anschließend in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters abgelegt. Der gesamte Prozess findet ohne Medienbrüche innerhalb eines User Interfaces statt und kann unabhängig von Ort und Endgerät bearbeitet werden.  

Mobiler Dokumenten-Upload über das Smartphone

Um HR-Prozesse im mobilen Arbeiten auch standort- und zielgruppenübergreifend so unkompliziert wie möglich zu gestalten, erleichtern Funktionen wie beispielsweise ein mobiler Dokumenten-Upload über das Smartphone oder Tablet das Importieren von Papierdokumenten ins System. Hier können jegliche Dokumente mit dem Smartphone abfotografiert und in das System hochgeladen werden. Im Anschluss wird das entsprechende Dokument automatisch in der jeweiligen Mitarbeiterakte abgelegt oder als Teil des HR-Prozesses an die Führungskraft oder den Mitarbeiter weitergeleitet. So erhalten nicht nur Mitarbeiter außerhalb der HR-Abteilung Informationen schneller, der Personaler wird zusätzlich von zeitaufwendigen Arbeitsschritten wie dem Ausdrucken oder der manuellen Ablage befreit. Durch die automatische Dokumentenerkennung und die Auslese der Mitarbeiterdaten erkennt das System dann beispielsweise das Format der AU-Bescheinigung und den damit verbundenen Zeitraum der Krankmeldung. Dies wird im Anschluss direkt an die jeweilige Führungskraft kommuniziert. Die Validierung und Auswertung der Dokumente führen dazu, dass die Dokumente dann auch noch im passenden Register der digitalen Personalakte des Mitarbeiters abgelegt werden.

Vorteile digitaler HR-Prozesse

  • Mehr Flexibilität und Freiräume in der täglichen Arbeit für HRler, Führungskräfte und Mitarbeiter
  • Unkomplizierte, schnelle Bearbeitung von HR-Anfragen
  • Keine Wartezeiten & Freigabeschleifen
  • Orts- und Device-unabhängiges Arbeiten
  • Vermeidung von Doppelarbeit

Mobiles Recruiting

Auch der Hiring-Prozess darf in Krisenzeiten nicht leiden. Bewerbungsgespräche können bereits digital geführt werden. Mit einer passenden HR Software können auch Arbeitsverträge digital erstellt werden. Dieser kann durch einen digitalen HR-Prozess zwischen HRler, Führungskraft und Bewerber unkompliziert ausgetauscht und noch während des Bewerbungsgesprächen online ausgefüllt werden. Durch eine digitale Signatur kann der Arbeitsvertrag dann direkt im Anschluss unterschrieben werden.

Digitales HR-Prozessmanagement am Beispiel Siemens Schweiz  

Die Einführung eines digitalen HR-Prozessmanagements führte bei Siemens Schweiz zu mehr Transparenz, Qualität und Effizienz. Hier wurden zunächst die 10 wichtigsten HR-Prozesse optimiert und digitalisiert. HR-Dokumente konnten Personalern, Mitarbeitern und Führungskräften so zeitnah bereitgestellt werden und die nachträglichen Korrekturen und Qualitätsverbesserungen wurden stark reduziert. “Die Bearbeitungszeiten haben sich enorm verkürzt, gleichzeitig ist die Handhabung der Prozesse für alle Beteiligten erheblich einfacher geworden“, sagt Kai Berger, Head of Human Resources Services bei Siemens CH.

Lesen Sie mehr über die Einführung von digitalen HR-Prozessen im Best-Practice-Beispiel von Siemens.

HR-Dokumente im Self-Service

Die Vorteile von digitalen HR-Prozessen erleichtern auch Mitarbeitern außerhalb der HR-Abteilung das Leben. So haben Mitarbeiter einen leichten Zugang zu ihren HR-Dokumenten im Self-Service. Dokumente wie Gehaltsnachweise für eine Wohnungsbesichtigung oder ein Bestätigungsschreiben des Arbeitgebers werden dem Mitarbeiter ohne Zutun der Personalabteilung digital zur Verfügung gestellt. Das spart nicht nur wertvolle Ressourcen innerhalb der HR-Abteilung, es erhöht gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Zusätzlich können Urlaube direkt vom Smartphone aus beantragt werden. Die Führungskraft kann diesen dann in nur wenige Minuten nach Antragstellung freigeben. Gleichzeitig wird sowohl der Mitarbeiter als auch die Führungskraft automatisch über eventuelle Urlaubsüberschneidungen mit anderen Teammitgliedern informiert und schlägt je nach interner Regelung einen alternativen Urlaubszeitraum vor. Digitales HR-Prozessmanagement ermöglicht es also nicht nur der HR-Abteilung von zu Hause aus zu arbeiten. Digitale Prozesse schaffen vielmehr Freiräume, in denen HRler, Führungskräfte und Mitarbeiter ihrem hohen Qualitätsanspruch in einem flexiblen Arbeitsumfeld mit effektiveren Strukturen nachkommen können.

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