HR-Blog

Wie die Einführung von HR Software auch ohne Change Management gelingt

No Change Management

Viele Unternehmen verlieren sich bei der Einführung einer neuen HR Software im Werben um die Gunst der Personalabteilung, Mitarbeiter und Führungskräfte, betreiben aufwendiges Change Management, setzen endlose Schulungen auf und investieren wertvolle Zeit und Kosten in den Einführungsprozess. Trifft man jedoch schon im Entscheidungsprozess die richtige Wahl, erspart man sich eine Menge Ärger. 

Personalabteilungen investieren oft mehr Zeit in die Einführung einer neuen HR Software, als sie am Ende an Mehrwert bietet. Das ist keinesfalls die Schuld der Personalabteilung. Der gute Wille, sich dem digitalen Zeitalter anzuschließen und komplizierte HR-Prozesse zu automatisieren, ist ein notwendiger Schritt in die richtige Richtung. Bringt die Software jedoch mehr Aufwand in der Einführung als Nutzen im täglichen Arbeitsleben mit sich, sollte man sich gegebenenfalls noch einmal nach Alternativen umsehen.

Den Fokus auf die Mitarbeiter legen

Will man bei einer Softwareeinführung auf aufwendiges Change Management verzichten, müssen bei der Suche nach einer passenden HR Software die Bedürfnisse der Mitarbeiter, die tagtäglich mit dem Tool arbeiten, berücksichtigt werden. Der People-Based-HR-Ansatz rückt den Menschen wieder in den Fokus des Geschehens. So spielt das Look & Feel sowie der Funktionsumfang der Software eine immer größere Rolle. Ziel ist es, dem HRler ein digitales Tool an die Hand zu geben, das es ihm ermöglicht, seine Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten.

Wenn das Ziel einer HR-Software-Einführung die Effektivitätssteigerung und Kosteneinsparung ist, muss das Thema Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen. Wenn eine Software in der Einführung bereits so viel Geld, Zeit und Nerven kostet und in der Handhabe so kompliziert ist, dass am Ende keiner damit arbeiten will, ist das Ziel klar verfehlt. Der Mensch ist und bleibt der wichtigste Wertschöpfungsfaktor eines Unternehmens, die treibende Kraft und die verlässlichste Wissensdatenbank. HR-Technologie, die nach dem People-Based-HR-Ansatz konzipiert ist, lässt alle Beteiligten eines HR-Prozesses aktiv partizipieren und schafft damit ein Höchstmaß an Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Eine Software, die dem User die Chance gibt, intuitiv erschlossen zu werden, sich selbsterklärend präsentiert und dabei auch noch Spaß macht, ist das Ziel. In Zeiten von Social Media & Co. sind wir visuell anspruchsvoller und gleichzeitig ungeduldiger geworden. Braucht es Wochen, um sich in die Funktionswelt einer neuen Software einzuarbeiten, ist das Interesse schnell verloren. Wird dann auch noch viel Zeit in Schulungen, Seminare und Trainings gesteckt, geht nicht nur wertvolle Arbeitszeit verloren, auch die Motivation und Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter leidet.

Ziel ist es also, eine Software einzuführen, die gar kein Change Management benötigt. Die Usability sollte so gestaltet sein, dass es keiner großen Erklärungen bedarf. Einmal durch das Gamification-Land gezogen, überzeugen User-Oberflächen und Funktionen auf einen Blick, erklären sich dabei von selbst und sehen noch dazu cool aus.

Was ist Gamification?

Unter Gamification versteht man die Integration von spielerischen Elementen und Vorgängen in spielfremden Zusammenhängen. Das Ziel dabei ist es, die Motivation der User zu steigern und einen Wissenstransfer spielerisch zu vermitteln.1 Überträgt man dieses Prinzip auf HR Software, lassen sich komplizierte HR-Prozesse mittels digitaler Technologie auf eine leicht verständliche User-Oberfläche übertragen, denen der User selbsterklärend folgen kann. Die Verbindung von spielerischen Elementen hinterlegt mit cleveren Algorithmen lässt HR-Prozesse mit weniger Arbeitsaufwand bearbeiten und gestaltet tägliche administrative Aufgaben angenehmer.

Erkennt der Mitarbeiter gleich beim ersten Kontakt mit der Software die Vorteile, erlebt er die Arbeitserleichterung direkt mit dem ersten Klick und fühlt sich in der Handhabe der Software wohl, dann bedarf es keiner langen Überzeugungsarbeit mehr. Die Software kann so bereits ab Tag eins in den laufenden Betrieb integriert werden und steuert ab dem ersten Tag einen konkreten Mehrwert zur täglichen Arbeit bei. So gestaltet sich die Übergangsphase von manuellen HR-Tätigkeiten hin zu digitalen HR-Prozessen für alle einfacher und schneller.

Must-do für Unternehmen

Um die Einführung einer HR Software ohne Change Management zu begünstigen, ist es ratsam, Aspekte des gesellschaftlichen Wandels mit in den Team Spirit und nicht zuletzt in die Unternehmenskultur zu integrieren. Sind Mitarbeiter hinsichtlich des digitalen Wandels bereits sensibilisiert und haben das richtige Mindset sowie das Bewusstsein, dass ein dringender Handlungsbedarf besteht, ist die Änderungsbereitschaft bzgl. neuer Technologien oft weitaus größer. Die Weiterentwicklung von digitalen Kompetenzen ist ein wichtiger Bestandteil, Mitarbeiter langfristig auf das digitale Zeitalter einzustellen. Fortbildungen aus dem Katalog sind hier nicht mehr angebracht. Je höher die Innovations- und Änderungsbereitschaft der Mitarbeiter, desto zukunftsfähiger ist das Unternehmen.

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