HR-Blog

Warum Papierakten und mobiles Arbeiten einfach nicht zusammenpassen

Mobiles Arbeiten

Scanning von Personalakten für mehr Mobilität in der Personalabteilung

Die Deloitte-Studie „Mobile Readiness for Work 2019“ zeigt deutliche Lücken hinsichtlich der Mobilitätsreife von Arbeitnehmern und Arbeitgebern. ¹ HR Software hilft dabei, die Lücke in den deutschen Personalabteilungen in Sachen mobiles Arbeiten zu schließen. So sind Unternehmen in der Lage, den Betrieb in Zeiten von wirtschaftlicher Konjunktur ohne wirtschaftliche Einbußen aufrecht zu erhalten.

Eine digitale Personalakte bietet der Personalabteilung die perfekte Basis für mobiles Arbeiten. HR-Daten und Personaldokumente lassen sich über den digitalen Ablageort device-unabhängig einsehen und bearbeiten. Doch wie kommt die Papierakte eigentlich in die digitale Personalakte?

Um die zahlreichen Papierakten allen HR-Mitarbeiter im Homeoffice zur Verfügung zu stellen, müssen diese mittels einer sogenannten Initialverscannung in die HR Software importiert werden. Die Papierdokumente werden so über einen Hochleistungsscanner eingescannt und die HR-Daten durch kundenspezifische Mandanten ausgelesen. Die einzelnen Dokumente wandern dann in die digitale Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters. Der HRler hat so die Möglichkeit, alle Dokumente online einzusehen, zu versenden oder zu bearbeiten und das orts- und deviceunabhängig.

Vorteile beim Scanning von Papierakten

  • Einsparungen bei der Aktenverwaltung von bis zu mehr als 50%
  • Einbindung der gescannten Dokumente in komplette HR-Prozesse
  • Scanabläufe entsprechen den höchsten Datenschutzanforderungen
  • Rechtssicherheit garantiert, da Originaldokumente vorhanden bleiben
  • 100%iger Datenschutz und garantierte Rechtssicherheit

Im weiteren Verlauf kann der Scanning-Vorgang für den laufenden Betrieb „on demand“ durchgeführt werden. Wenn bei der Initialverscannung nicht alle Papierakten gescannt werden konnten oder sollten, können diese je nach Bedarf im Nachgang in das System integriert werden.

Im nächsten Schritt können auch Bewerbungsunterlagen oder Posteingänge digitalisiert werden. Bei der Digitalisierung der Bewerberunterlagen werden Papierbewerbungen eingescannt, klassifiziert und dem Sachbearbeiter über das HR-System bereitgestellt. Hinterlegt mit durchdachten Algorithmen kann bereits am Anfang des Recruiting-Prozesses eine Vorauswahl der Bewerber durch das System getroffen werden, was dem Personaler wertvolle Zeit erspart und den Recruiting-Prozess effektiver gestaltet. Der Personaler muss also nicht mehr im Büro sein, um die Papierbewerbungen zu sichten. Bewerbungsunterlagen können durch das Scanverfahren auf dem Smartphone oder auf dem Laptop gesichtet werden. Das verschafft der Personalabteilung einen erheblichen zeitlichen Vorteil, welcher im Konkurrenzkampf um die wertvollen Fachkräfte ausschlaggebend sein kann.

Scanning von Personalakten am Beispiel Vivantes

Wie effektiv das Scanning von Personalakten ist, zeigt sich am Beispiel des Krankenhauskonzerns Vivantes. Nach dem Beschluss, die Vivantes Hauptverwaltung in neue Büroräume umzuziehen, war klar: die Personalakten in Papierform können so nicht mit umziehen.

„Von Anfang an stand fest, dass die Berge von Papierakten nicht mit umziehen konnten, da in den neuen Räumen dafür schlicht der Platz fehlte“, sagt Manuela Piehl, Leiterin des Ressort Personalwirtschaft bei Vivantes.

Bei rund 15.000 Mitarbeitern und teilweise bis zu zwei Mitarbeiterakten pro Mitarbeiter war die Ablage oder die Suche nach bestimmten Mitarbeiterdokumenten eine echte Herausforderung. Kaum denkbar, was hier der Umzug an Kosten und Zeit gekostet hätte. Als das Scanning-Projekt jedoch abgeschlossen war, hatte nicht nur die HR-Abteilung digitalen Zugang zu allen Mitarbeiterakten. Auch Führungskräfte und Mitarbeiter hatten die Möglichkeit, HR-Dokumente selbstständig digital einzusehen. Und zudem waren die Büroräume endlich von den Aktenschränken befreit.

Lesen Sie mehr über das Scanning-Verfahren von HR-Dokumenten im Best-Practice-Beispiel von Vivantes

Digitalisierte Personalakten: Und dann?

Sind erstmal alle Mitarbeiterdokumente gescannt und in der digitalen Personalakte abgelegt, muss die HR-Abteilung nicht mehr auf manuelle Tätigkeiten zurückgreifen. Neue Mitarbeiterdokumente werden ganz einfach über eine digitale Dokumentenerzeugung erstellt und dabei gleichzeitig in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters abgelegt.


¹ Studie Deloitte: Mobile Readiness for Work 2019, ausgeführt durch das Markt- und Meinungsforschungsinstitut YouGov

NEWS

Menü schließen