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Warum die Zeugniserstellung kein Zeitfresser sein muss

Zeugniserstellung leicht gemacht

HR-Prozesse wie die Lohnabrechnung wurden bis in die 1970er Jahre hinein oft noch manuell erstellt, was heute selbst für kleinste Unternehmen unvorstellbar ist. Heute erledigen das eigene oder an Dienstleister outgesourcte Abrechnungssysteme nach Eingabe von Rahmenparameterdaten automatisch. Die Lohntüte gibt es schon lange nicht mehr. Statt Bargeld gibt es jetzt also eine vollautomatisierte und unpersönliche Gutschrift auf dem Konto. Dieser Prozess hat sich etabliert und wird als normal angesehen. Doch wie sieht es mit dem digitalen Wandel in Bezug auf andere HR-Prozesse aus?

Hier gibt es eindeutiges Optimierungspotenzial. Komplizierte HR-Prozesse wie beispielsweise die Erstellung eines Arbeitsvertrages oder eines Arbeitszeugnisses, aber auch einfache Kommunikations- und Freigabeprozesse gestalten sich in vielen HR-Abteilungen aufwendig und werden dadurch zu echten Zeitfressern. Da stellt sich nicht die Frage, ob die Digitalisierung im Personalbereich ankommen wird, sondern allenfalls wie schnell und in welchem Ausmaß. Dass wir privat in einer volldigitalisierten Welt leben und dass nachfolgende Generationen – angefangen bei den Millennials – diese Digitalisierung in vielen Lebensbereichen bereits aktiv einfordern, macht zuversichtlich, dass die Personalabteilung den Veränderungsprozess gut und zügig schaffen kann. Dass sich die Rolle der Personalerinnen und Personaler dabei dramatisch verändern wird, liegt auf der Hand.

Das Arbeitszeugnis: Ein administrativer Zeitfresser?

Die Gegenüberstellung zwischen manuellen Aufgaben, die der Personalabteilung vor allem wertvolle Arbeitszeit kosten, und digitalen HR-Prozessen, bringen einen klaren Sieger hervor. Wiederkehrende HR-Tätigkeiten, die sich in Aufbau und Prozessstruktur nicht wesentlich unterscheiden, lassen sich mit einem enormen Zugewinn in die digitale Welt übertragen. So lassen sich HR-Dokumente in der digitalen Welt in wenigen Sekunden erstellen und komplizierte HR-Prozesse mit nur einem Klick erledigen. Freigabe- bzw. Kommunikationsprozesse müssen dank intelligenter Algorithmen nicht mehr durch HR gesteuert werden. Das übernimmt die dann die Software.

Einer der größten Zeitfresser in der Personalabteilung ist die Erstellung eines Zeugnisses. In vielen Personalabteilungen müssen Bausteine, wie die Personaldaten, das Unternehmens­profil, die Tätigkeitsbeschreibung, die fachliche, Führungs- und zusammenfassende Bewertung, der Zeugnisgrund, die Schlussformulierung und schließlich die Unterschriftszeile immer noch mühsam manuell zusammengeführt werden.

In vielen Unternehmen verschickt die Personalabteilung den Bewertungsbogen immer noch per E-Mail an die Führungskraft. Kommt der Bewertungsbogen nach einiger Zeit (und mehrmaligem Nachfragen) endlich zurück, wird daraus das Zeugnis manuell erstellt. Die persönlichen Daten werden aus der Personalakte entnommen, das Unternehmensprofil einkopiert, die Tätigkeitsbeschreibung idealer Weise aus der Stellenbeschreibung entnommen (oder die zugrunde gelegt, die die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst geliefert hatte) und dann die Bewertung der Führungskraft hinzugezogen. Diese muss oftmals noch in gängige Zeugnissprache «übersetzt» werden, wobei bei der Formulierung darauf zu achten ist, dass sich alles gut und flüssig lesen lässt. Schließlich kommen der Zeugnisgrund, die Schlussformulierung und die Unterschriftszeile hinzu.

Wenn dieser Prozess abgeschlossen ist, hat HR eine passable Performance hingelegt. Oft werden für die Zeugniserstellung jedoch mehrere Monate benötigt. Die meiste Zeit beansprucht dabei der Aufwand für Kommunikation, Freigabe und die Koordination des Prozesses. Das braucht nicht nur Konzentration und Fingerspitzengefühl, was die wohlwollende Formulierung angeht. In Betracht dessen, dass das Verfassen eines Austrittszeugnisses für das Unternehmen keinen Mehrwert, sondern lediglich eine Verpflichtung gem. § 630 BGB in Verbindung mit § 109 GewO (Gewerbeordnung) darstellt (Österreich § 1163 ABGB, § 39 AngG; Schweiz Art. 330a OR) und es damit in der Priorität ganz nach unten rutscht, ist es umso wichtiger, den Prozess der Zeugniserstellung neu zu überdenken.

Rechtssichere Zeugnisse digital erstellen

Durch die Digitalisierung lassen sich nahezu alle Prozessschritte, wie die Bewertung, die Freigabe und die Erstellung des eigentlichen Dokuments um ein Vielfaches verkürzen.

Dass ein Zeugnis «wohlwollend» formuliert sein muss, ist ebenfalls allseits bekannt, setzt aber den Zeugnisschreibenden zusätzlich unter Druck, keine handwerklichen Fehler zu machen. Dass daraus resultiert, dass de facto kein Zeugnis mit schlechter Bewertung – auch diese könnte «wohlwollend» formuliert sein – erstellt wird, zeigt die Praxis. Warum sollte man sich hier des Risikos eines Arbeitsgerichtsprozesses aussetzen? Und wenn man von Arbeitsgerichtsprozessen z. B. im Rahmen von Kündigungen weiß, dass beim Vergleich oftmals das Gericht ein gutes Zeugnis – ganz unabhängig von der tatsächlichen Leistung – fordert, wird die eigentliche Leistungsbeurteilung in gewisser Weise ad absurdum geführt. Ebenfalls kein Motivator für die Zeugniserstellung. Aber auch diese Hürde könnte durch die Digitalisierung aus dem Weg geräumt werden.

Fazit

Die Argumentation, das Zeugnis müsse doch persönlich sein und wäre sicherlich kein Dokument, das (halb-)automatisch erstellt werden könnte oder dürfte, hat also keine Substanz. Denn heute geht es doch in erster Linie darum, den ausscheidenden Mitarbeitenden schnellstmöglich ein rechtlich einwandfreies Zeugnis auszuhändigen und Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Dafür muss der Prozess so schlank und effizient wie möglich gestalten werden.

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