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Unschlagbare Vorteile einer digitalen Vertragserstellung

HR Employees

Eine automatisierte Vertragserstellung bringt viele Vorteile. Die HR-Abteilung wird von Routine-Tätigkeiten entlastet und gewinnt wieder mehr Freiraum für andere wichtige Aufgaben. Sie sorgt im Vorfeld dafür, dass die richtigen Vorlagen und Textbausteine im System hinterlegt werden. Die Vertragserstellung überlässt sie anschließend den Führungskräften – und vor allem der Software. Lediglich um komplexere, individuelle Verträge müssen sich Personaler:innen noch selbst kümmern. In solchen Fällen wird das Dokument aus dem automatisierten Prozess ausgegliedert und zur individuellen Verarbeitung an die Personalabteilung weitergeleitet.

Führungskräfte freuen sich, dass sie bei Arbeitsverträgen nicht mehr vollends auf die HR-Abteilung angewiesen sind. Sie können ihr Wunschtalent schneller einstellen und haben mehr Handlungsspielraum, eine offene Stelle schnellstmöglich zu besetzen. Gleichzeitig fühlt sich die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter wertgeschätzt, weil der Vertrag so schnell verfügbar ist. Indem die neu eingestellte Person das Dokument gemeinsam mit der Führungskraft durchgeht, kann sie Einfluss nehmen und offene Fragen direkt klären – zum Beispiel wo die Grenzen einer Tarifgruppe liegen und was sie tun kann, um in eine andere Tarifgruppe zu kommen. Das Ergebnis ist ein Vertrag, mit dem beide Parteien zufrieden sind. So lassen sich spätere Änderungsschleifen vermeiden, und das neue Talent startet mit einem guten Gefühl in das Arbeitsverhältnis. Das Unternehmen überzeugt so mit einem modernen, schnellen und fairen Einstellungsprozess und sammelt Pluspunkte fürs Employer Branding.

Digitale Vertragserstellung als Teil eines automatisierten Recruiting- und Onboarding-Prozesses

Die digitale Vertragserzeugung und -unterzeichnung schließt die bestehende Digitalisierungslücke zwischen Recruiting und Onboarding. Sie ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem durchgängig digitalen HR-Prozess. Dafür müssen die verschiedenen HR Tools nahtlos zusammenarbeiten. Viele Unternehmen nutzen zum Beispiel eine HCM-Plattform wie SAP SuccessFactors, um den gesamten Recruiting-Prozess zu managen. Diese kommuniziert über eine Schnittstelle mit der automatisierten Dokumentenerzeugung und stößt den Vertragsprozess an, sobald das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist. Aus dem Recruiting Tool fließen die persönlichen Daten der Kandidatin oder des Kandidaten sowie die Tätigkeitsbeschreibung in den Vertrag mit ein. Sobald das Dokument unterzeichnet ist, landet es in der neu erstellten digitalen Personalakte. Dorthin wird auch die komplette Kandidatenakte überführt, aus der ein Personalstammsatz generiert wird. Die Vertragsunterzeichnung kann darüber hinaus gleich als Trigger dienen, um nachgelagerte Onboarding-Prozesse anstoßen. Dazu gehört zum Beispiel Hardware zu beschaffen, die IT einzurichten, oder den Firmenausweis anzufertigen.

Die digitale Signatur als optimierendes Add-on

Ihr volles Potenzial entfaltet die automatisierte Vertragserstellung im Zusammenspiel mit der elektronischen Unterschrift. So können Unternehmen den Vertragsprozess bis zur Einstellung vollständig digital abbilden. Dafür braucht die HR Software entsprechende Schnittstellen. Die beiden führenden Signatur-Lösungen sind derzeit Adobe Acrobat Sign und DocuSign. Bereits seit 2014 ist die elektronische Unterschrift in der EU laut der eIDAS-Verordnung rechtsgültig. Grundsätzlich unterscheidet man drei Stufen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen reicht die fortgeschrittene Stufe aus. Sie stellt die Identität der unterzeichnenden Person eindeutig mithilfe von kryptographischen Verfahren fest und garantiert, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde. Um einen Vertrag zu unterschreiben, braucht man weder eine Chipkarte noch eine zusätzliche Software.

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Rechtssicherheit und genderneutrale Sprache

Nicht zuletzt bringt die automatisierte Vertragserstellung mehr Sicherheit. Da geprüfte, rechtskonforme Textbausteine verwendet werden und Daten ohne Medienbrüche aus dem HCM-System einfließen, reduziert sich das Risiko für menschliche Fehler. Außerdem lassen sich so auch Vorgaben zur genderneutralen Sprache leichter umsetzen, ohne dass HR-Mitarbeitende bei jedem Vertrag grübeln müssen, welche Formulierung korrekt ist. Seit 2018 haben Personen in Deutschland die Möglichkeit, beim Eintrag ins Personenstandsregister neben den Geschlechtern „männlich“ und „weiblich“ auch die dritte Option „divers“ zu wählen.

Dies sollten Unternehmen in ihren Arbeitsverträgen berücksichtigen und eine Ansprache bevorzugen, die geschlechterdiverse Beschäftigte einschließt. So ist es empfehlenswert, geschlechterneutral zu formulieren – zum Beispiel „die beschäftigte Person“ oder „die_der Arbeitnehmer_in. Bei Menschen, deren selbstbestimmter Vorname vom amtlichen Namen abweicht, können Unternehmen anbieten, beide Namen in den Vertrag aufzunehmen. Laut einer Umfrage des Instituts für Generationenforschung aus Augsburg findet die Mehrheit der Bundesbürger:innen bis 50 Jahre die Genderdebatte wichtig.¹ Besonders die Generation Z legt Wert auf die Berücksichtigung von Diversität, so die Studie „OK Zoomer“ von House of Yas.²


¹ https://www.br.de/nachrichten/bayern/wer-gendern-wirklich-gut-findet-und-wer-nicht,SmBFOMG
² https://onlinemarketing.de/cases/ok-zoomer-marketing-fuer-gen-z

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