Das beste Recruiting nützt nichts, wenn Unternehmen zu lange brauchen, um einen Arbeitsvertrag vorzulegen. Denn dann hat das Wunschtalent womöglich schon beim Wettbewerb unterschrieben. Höchste Zeit also, auch die Vertragsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Das bringt für alle Beteiligten viele Vorteile, erfordert aber auch ein Umdenken.
Umkämpfter Bewerbungsmarkt
Im Laufe des vergangenen Jahres hat sich die Zahl der offenen Stellen, für die es keine passenden Jobsuchenden gab, mehr als verdoppelt, so der Rückblick des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (Kofa).¹ Nicht nur die IT, auch die Baubranche, die Logistik und das Gesundheitswesen leiden unter Personalengpässen. Dadurch ist der War for Talents noch härter geworden. Auf dem nahezu leergefegten Markt konkurrieren Arbeitgeber mehr denn je um die wenigen qualifizierten Talente. Dazu kommt, dass Mitarbeitende heute deutlich häufiger den Job wechseln. Sie fühlen sich weniger mit ihrem Unternehmen verbunden und sind schneller bereit, zu kündigen.
Die Corona-Krise hat diese Aufbruchsstimmung sogar noch beflügelt. Laut einer Umfrage der Königsteiner Gruppe konnten sich Ende 2021 62 Prozent der Arbeitnehmenden eine berufliche Veränderung vorstellen.² Unternehmen müssen also häufiger neue Mitarbeitende suchen als zuvor – und das auf einem noch härter umkämpften Markt. Vor diesem Hintergrund wird es unverzichtbar, HR-Prozesse zu digitalisieren. Von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung muss alles möglichst schnell und reibungslos ablaufen. Denn wer zu lange braucht, hat die besten Talente womöglich schon an den Wettbewerb verloren.
Arbeitsverträge digital erstellen: Vorgehensweise
Die digitale Vertragserzeugung und -unterzeichnung schließt die bestehende Digitalisierungslücke zwischen Recruiting und Onboarding. Sie ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem durchgängig digitalen HR-Prozess. Dafür müssen die verschiedenen HR Tools nahtlos zusammenarbeiten. Viele Unternehmen nutzen zum Beispiel eine HCM-Plattform wie SAP SuccessFactors, um den gesamten Recruiting-Prozess zu managen. Diese kommuniziert über eine Schnittstelle mit der automatisierten Dokumentenerzeugung und stößt den Vertragsprozess an, sobald das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist. Aus dem Recruiting Tool fließen die persönlichen Daten der Kandidatin oder des Kandidaten sowie die Tätigkeitsbeschreibung in den Vertrag mit ein. Sobald das Dokument unterzeichnet ist, landet es in der neu erstellten digitalen Personalakte. Dorthin wird auch die komplette Kandidatenakte überführt, aus der ein Personalstammsatz generiert wird. Die Vertragsunterzeichnung kann darüber hinaus gleich als Trigger dienen, um nachgelagerte Onboarding-Prozesse anstoßen. Dazu gehört zum Beispiel Hardware zu beschaffen, die IT einzurichten, oder den Firmenausweis anzufertigen.
Lesen Sie hier mehr zu den Vorteilen einer digitalen Vertragserstellung.
Für wen eignet sich die Automatisierung?
Wie jede Digitalisierungsmaßnahme ist die automatisierte Vertragserstellung vor allem dann interessant, wenn es um große Mengen an Dokumenten geht. Besonders Unternehmen, die eine hohe Fluktuations- und Einstellungsquote haben, etwa im Gesundheitswesen, im Gebäudemanagement, der Systemgastronomie oder dem Einzelhandel, profitieren davon. Wer etwa in der Sommersaison Hunderte von Ferienjobbern beschäftigt, spart viel Zeit und Geld, wenn nicht mehr jeder Vertrag einzeln von Hand erstellt werden muss.
Um zu entscheiden, ob eine Automatisierung sinnvoll ist, sollten Unternehmen prüfen, wie viele Verträge sie pro Jahr bearbeiten und wie komplex diese Verträge sind.
Es empfiehlt sich, sich zunächst auf die größte und einfachste Menge zu fokussieren. Hier lassen sich mit wenig Aufwand schnell spürbare Erfolge erzielen. Selbst wenn man anfangs nur 70 Prozent der Verträge automatisiert erstellt, entlastet das die Personalabteilung erheblich. Im nächsten Schritt sollten sich HR-Verantwortliche dann die verbleibenden 30 Prozent genauer ansehen und überlegen, wie man auch sie nach und nach automatisieren könnte. Dafür ist es womöglich erforderlich, Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu verändern. Digitalisierung bedeutet immer auch Optimierung. Es wäre ein großer Fehler, diese Chance zu vergeben, indem man versucht, bestehende Prozesse eins zu eins abzubilden.
¹ https://www.kofa.de/service/bestellshop/detailseite/news/kofa-kompakt-12022-jahresrueckblick-der-arbeitsmarkt-2021
² https://presse.koenigsteiner.com/2021/12/14/die-hr-zahlen-und-hr-studien-des-jahres-2021/
