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Digital, jetzt! – Die Schnelleinführung der digitalen Personalakte

Schnelleinführung digitale Personalakte

Von einem Tag auf den anderen ins Homeoffice verbannt, den Laptop noch schnell unter den Arm geklemmt und schon ist das Büro Corona-Sperrzone. Blöd! – Denn Aktenschränke mit wichtigen HR-Dokumenten und wertvollen Personaldaten lassen sich nicht so schnell Homeoffice-kompatibel zusammenpacken. Also was tun, wenn’s schnell gehen muss und der Schritt ins digitale Zeitalter längst überfällig ist?

Meterhohe Aktenschränke und Unmengen an Papierakten findet man heute noch fast in jeder Personalabteilung. Damit wird das Thema Homeoffice in der Personalabteilung eine echte Herausforderung. Für mehr Agilität oder Mobilität innerhalb der Personalabteilung müssen HR-Dokumente unabhängig von Ort und Zeit zur Verfügung stehen. Klar ist aber auch, dass eine HR-Digitalisierungsstrategie nicht von einem Tag auf den anderen aufgesetzt und schon gar nicht umgesetzt ist. Die Hürden in den Köpfen vieler Personaler sind oft noch zu groß und HR-Prozesse häufig nicht gut genug dokumentiert, um mal schnell eine neue HR Software einzuführen. Zudem gilt es auch noch, die zeitfressenden Abstimmungs- und Freigabeprozesse mit anderen Abteilungen, dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten schnellstmöglich abzuwickeln.

Schritt für Schritt und wenn‘s schnell gehen muss, schnell!

Der erste Schritt in die digitale HR-Welt lässt sich leicht und schnell gehen, wenn man an der Basis beginnt und von den Besten lernt.

In vielen Personalabteilungen liegt das größte Digitalisierungspotenzial im HR-Dokumenten- und Datenmanagement. Hier arbeiten die meisten HR-Abteilungen immer noch mit Papierakten, was sehr arbeitsintensiv ist. Im Arbeitsalltag raubt das vielen Personalern nicht nur ihre wertvolle Arbeitszeit, sondern vor allem ihre Effektivität. Papierakten zwingen die Personalabteilung an Arbeitsprozessen festzuhalten, die bereits seit Jahren in Effizienz und Funktionalität überholt sind.

Hier funktioniert Rapid Replacement am besten, wenn man von denen lernt, die es bereits geschafft haben, ihr HR-Dokumenten- und Datenmanagement erfolgreich zu digitalisieren. Mit der Schnelleinführung einer Best-Practice-Lösung der digitalen Personalakte lässt sich das HR-Dokumenten- und Datenmanagement innerhalb weniger Wochen digitalisieren. Sozusagen eine digitale Personalakte to go. Dafür braucht es kein langes Sinnieren über die Frage, wo jetzt am besten anzufangen ist. Gleichzeitig erspart man sich lange Implementierungsprojekte. Eine Best Practice digitale Personalakte trägt ab Tag eins einen konkreten Mehrwert zur produktiveren Personalarbeit bei. Mit einem Best-Practice-Funktionsumfang und einer selbsterklärenden und intuitiven User-Oberfläche spart man sich zusätzlich die aufwendige Einarbeitungsphase für die HRler.  

Best Practice als Digital Basic

Eine Best-Practice-Lösung zur digitalen Personalakte, deren Funktionsumfang auf jahrelanger und intensiver Zusammenarbeit mit Personalabteilungen und damit auf vielen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten beruht, ermöglicht es jeder Personalabteilung, von den Erfolgen anderer zu profitieren. Eine Best-Practice-Lösung hilft Einsteigern in die digitale Welt zudem dabei, kostenintensive Fehler zu vermeiden. Es bedarf keiner langen Konfigurations-Sessions mehr, in der man jede Drehschraube und Funktion vordefinieren muss.

Eine Best Practice digitale Personalakte kommt mit einem Best Practice Retention Manager inkl. Datenschutzkonzept, in dem Löschfristen und Löschkriterien vordefiniert sind und in letzter Instanz individuell angepasst werden können. Dazu kommt ein schneller Stammdatenimport aus dem vorherrschenden HCM wie beispielsweise SAP oder SAP SuccessFactors. Zusammen mit einer Vorlage für die Betriebsvereinbarung lassen sich auch interne Absprachen und Freigaben mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten auf ein Minimum reduzieren.

Schnelleinführung digitale Personalakte

Was bedeutet die Schnelleinführung einer Best Practice digitalen Personalakte für die Personalabteilung in der Praxis?

  • Dokumentenbasierte HR-Prozesse sind sofort einsatzbereit und können im Nachgang individuell angepasst werden
  • Keine lange Einarbeitungsphase durch selbsterklärendes und intuitives User Interface
  • HR-Aufgabenverlagerung durch Erweiterung der User-Zielgruppen, d.h. Mitarbeitende und Führungskräfte werden aktiv in HR-Prozesse miteinbezogen
  • Gleicher Informationsstand für alle HRler
  • Zeitgleicher standortübergreifender Zugriff
  • Device-unabhängiges Arbeiten durch responsives Design
  • Verbesserte Employee Experience und höheres Employee Engagement

Mit der Schnelleinführung einer Best Practice digitalen Personalakte haben HRler innerhalb weniger Tage die Möglichkeit, ihrer gewohnten Arbeit aus dem Homeoffice nachzukommen und das unter den gleichen Bedingungen und mit derselben Effektivität wie im Büro. Die Veränderung von der manuellen Arbeit mit Papierakten hin zu einer virtuellen Personalakte lässt sich durch die Übernahme der gewohnten Registerstruktur leicht umsetzen. Der HRler findet seine digitalen HR-Dokumente genau da, wo er sie in der Papierakte auch gefunden hätte.

Damit das Ganze kein Griff in die Illusionskiste wird, ist die richtige Wahl des Anbieters ausschlaggebend für den Erfolg des Digitalisierungsprozesses. Dazu gehört auch, dass man im zweiten Schritt bereits bestehende Funktionen individuell anpassen kann.

Agilität & Mut

In wenigen Tagen digital, dafür braucht es Mut und Agilität. Das Loslösen von alten Strukturen und Arbeitsweisen schafft Freiraum für das Wichtigste im Unternehmen – die Mitarbeiter:innen. Gleichzeitig wird die Personalabteilung als strategischer Berater und Gestalter wahrgenommen und nicht mehr als verstaubter Verwaltungsapparat.

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