TÜV Rheinland

Digital Workplace

Der HR-Lösungsanbieter hat uns von Anfang an mit seinem Konzept überzeugt. Hier ist die Digitale Personalakte sozusagen das Herzstück und nach und nach können dann weitere HR-Service-Module zugeschaltet werden. Daher fiel der Entschluss relativ schnell.

Wolfgang Thomaschitz, Leiter Competence Center Personalbetreuung, TÜV Rheinland

Digital reicht nicht - HR-Services aus einer Hand sind gefragt

Auf dem Weg zum Digital Workplace setzen heute immer mehr Personalabteilungen auf
Software-Anbieter, die mehrere HR-Services aus einer Hand liefern können. So ist sichergestellt, dass die verschiedenen Lösungen optimal ineinander greifen.

Auch TÜV Rheinland verfolgt diesen Ansatz: Mit der Digitalen Personalakte, dem zugehörigen Scan-Modul und der automatischen Dokumentenerzeugung aus dem Hause aconso implementiert der Prüfdienstleister eine neue Generation von digitalen HR-Tools.

Unternehmen

International führender unabhängiger Prüfdienstleister

19.000 Beschäftigte weltweit

145 Jahre Tradition

Herausforderungen

Zeit- und Ressourceneinsparung

Webfähigkeit und mobiler Zugriff

SAP-Kompatibilität

Lösung

aconso Digitale Personalakte mit
zugehörigem Scan-Modul

aconso Dokumentenerzeugung

Private Cloud im eigenen Rechenzentrum

Projektverlauf

Mit der neuen Digitalen Personalakte verwalten die Mitarbeiter der HR-Abteilung nun zirka 730.000 Dokumente über ein einziges Dashboard – bequem vom Bürostuhl aus, im Home Office oder von unterwegs. Dokumente, die trotzdem noch in Papierform anfallen – wie etwa Verträge, die erst mit Unterschrift rechtskräftig werden – können über ein zugehöriges Scan-Modul nun unkompliziert ins System übertragen werden.

Als wir aconso auf einer Messe kennengelernt haben, waren wir bereits mitten im Evaluationsprozess und hatten schon einige andere Lösungen gesehen. Der HR-Lösungsanbieter hat uns von Anfang an mit seinem Konzept überzeugt.
Wolfgang Thomaschitz Leiter Competence Center Personalbetreuung, TÜV Rheinland

Auf dem Weg zum Digital Workplace seit 2007

Bei deutschlandweit mehr als 10.000 Angestellten nahmen die Papierdokumente immer mehr Platz ein. Zudem wurden die Unterlagen dezentral gelagert und mit unterschiedlichen, historisch gewachsenen Systemen verwaltet. So entschied sich das Unternehmen bereits vor zehn Jahren dazu, Mitarbeiterdokumente in eine elektronische Personalakte eines anderen Anbieters zu überführen. Die 2007 eingeführte elektronische Personalakte war jedoch fast zehn Jahre später nicht mehr State-of-the-Art für das zukunftsorientierte Unternehmen.

Herzstück Digitale Personalakte überzeugt

Nach den Vertragsverhandlungen wurde die aconso Digitale Personalakte innerhalb von zirka sechs Monaten reibungslos implementiert.

Die neue Digitale Personalakte genießt bei den Personalsachbearbeitern, die tagtäglich damit arbeiten sowie bei den Führungskräften, den Personalleitern und den HR-Business Partnern eine hohe Akzeptanz. Personaldokumente sind nun an jedem unserer Standorte in Deutschland digital verfügbar – oder auch mobil über Smartphone und Tablet."
Wolfgang Thomaschitz Leiter Competence Center Personalbetreuung, TÜV Rheinland

Zusätzlich zur Digitalen Personalakte entschied sich TÜV Rheinland auch für das Scan-Modul von aconso sowie das Tool zur automatischen Dokumentenerzeugung. TÜV Rheinland beschloss, die Lösung in einer Private Cloud im eigenen Rechenzentrum in Köln zu betreiben.

„Wenn dann noch die automatische Dokumentenerzeugung startet, sind wir schon fast beim komplett papierlosen Büro angelangt“, so Thomaschitz. Als eines der nächsten Projekte möchte TÜV Rheinland daher auf jeden Fall die digitale Unterschrift angehen. Zudem sind der Zeugnis-Generator, die Vertragsdatenbank und das Prozessmanagementsystem von aconso im Gespräch.

Ein effizienter Digital Workplace ohne Medienbrüche rückt damit für TÜV Rheinland in Sichtweite.
 

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