Flughafen München

Dokumentenerzeugung - Luftpost aus MUC

Aufgrund der Vielzahl an Dokumenten war früher der Aktualisierungsaufwand enorm groß, wenn sich an den Vorlagen etwas änderte. Heute aktualisieren wir unsere Dokumente quasi auf Knopfdruck.

Tobias Hermann, Personalservice Flughafen München GmbH (FMG)

Effizient HR-Standardbriefe erstellen

Mit der automatischen Dokumentenerzeugung liegen alle 200 Briefvorlagen zentral und in einheitlichem Format vor: Einmal den Textbaustein in der Fußzeile geändert, und sämtliche Vorlagen aktualisieren sich zum Stichtag automatisch.

Unternehmen

Betreiber des Verkehrsflughafen München

14 Tochtergesellschaften

Über 8.000 Mitarbeiter

Herausforderungen

Vorlagen per Knopfdruck aktualisieren

Zeit und Ressourcen sparen

Aktualisierungsaufwand reduzieren

Lösung

aconso Dokumentenerzeugung

Projektverlauf

Schnell zu erstellen und CI-konform müssen sie sein, die Anschreiben der Flughafen München GmbH (FMG). Kein leichtes Unterfangen für den Airport-Betreiber und seine Konzerngesellschaften bei 200 unterschiedlichen Briefvorlagen. Heute nutzt der Flughafen München die aconso Dokumentenerzeugung. Durch die zentrale Vorlagenverwaltung hat sich der Pflegeaufwand deutlich reduziert.

Aufgrund der Vielzahl an Dokumenten war früher der Aktualisierungsaufwand enorm groß, wenn sich an den Vorlagen etwas änderte. Heute aktualisieren wir unsere Dokumente quasi auf Knopfdruck.
Tobias Hermann Personalservice Flughafen München GmbH

Fehlerfreie Dokumente

Nicht nur die Dokumentvorlagen, auch die kompletten Mitarbeiterschreiben sind beim Flughafen München dank der HR-Software-Lösung nun in kürzester Zeit angefertigt. Diese stehen als Standardbriefe ebenfalls auf Knopfdruck bereit. Alle für das Schreiben benötigten Mitarbeiterstammdaten erhält das Programm direkt aus SAP und erzeugt damit automatisiert und fehlerfrei die Dokumente aus der Personalabteilung.

HR-Dokumente mit automatisierter Brieferstellung:

  • Mutterschutz
  • Arbeitszeitvereinbarungen
  • Arbeitsbestätigung und Prämienschreiben
  • Betriebsratsanhörungsbogen

HR-Dokumentenerzeugung im Steilflug installiert

Die meisten HR-Anschreiben generiert das neue Programm aus dem SAP-Kontext heraus. Andere Dokumente werden wiederum direkt aus der digitalen Personalakte von aconso heraus erzeugt. Die für das Dokument benötigten Personalstammdaten liegen tagesaktuell vor. Auf Basis der bereits installierten Digitalen Personalakte von aconso war bei der Flughafengesellschaft auch die Dokumentenerzeugung als zusätzliche Komponente schnell implementiert.

Johannes Huber, IT-Koordinator für den im Konzern als Shared Service Center fungierenden Bereich Corporate Services, war seit 2008 mit dem Einsatz der Digitalen Personalakte der aconso zufrieden.

Da erscheint es für uns nur als logischer zweiter Schritt, die aconso DMS-Lösung zur automatischen Dokumentenerzeugung einzuführen.
Johannes Huber IT-Koordinator Corporate Services, Flughafen München

Als Add-on zur Digitalen Personalakte hatte die IT die HR-Software an einem halben Tag sozusagen im Steilflug installiert. 

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