Endress+Hauser

Jedermann-Akte

Wir sind sehr zufrieden mit der Portal-Lösung. Es ist ein Schritt in die richtige Richtung, um unser Unternehmen fit für die digitale Zukunft zu machen.

Martin Döring, Abteilungsleiter HRM, Endress+Hauser

Gehaltsabrechnung im sicheren digitalen Briefkasten

 Die Endress+Hauser Gruppe rückt der Dokumentenflut mit der aconso Jedermann-Akte zu Leibe. Mit der Portal-Lösung haben Mitarbeiter nun rund um die Uhr und standortunabhängig Zugriff auf ihre Entgeltabrechnungen. Für die HR-Abteilung entfällt der aufwendige und kostenintensive Postversand.

Unternehmen

Führender Anbieter von Messgeräten, Dienstleistungen und Lösungen für die industrielle Verfahrenstechnik

Über 13.000 Mitarbeiter

Herausforderungen

Zeit- und Ressourceneinsparung

Kosteneinsparung

Integration in vorhandene SAP-Landschaft

Lösung

aconso Jedermann-Akte

Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen, Lohnsteuerbescheide

Projektverlauf

Seit 2016 bekommen die Mitarbeiter zweier Gruppenunternehmen ihre Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen und jährlichen Lohnsteuerbescheide mit der aconso Jedermann-Akte über einen sicheren elektronischen Raum – komplett digital. Von dem modernen HR-Service profitieren rund 850 Mitarbeiter des Sales Center Deutschland und der Endress+Hauser InfoServe GmbH.

Wir haben eine nüchterne Überlegung angestellt: Die postalischen Dokumentenversände sind extrem aufwendig. Wie können wir das effizienter gestalten? Unter dem Aspekt, dass wir in der Gruppe zunehmend papierlos werden wollen, haben wir dann nach einem erfahrenen Anbieter gesucht.
Tobias Reuter Senior Process Consultant, Endress+Hauser

Digitale Entgeltabrechnung löst Kuvertiermaschine ab

Zuvor stand für die Mitarbeiter der HR-Abteilung jeden Monat der Postversand der Abrechnungen auf der Agenda. Trotz Kuvertiermaschine dauerte die größtenteils manuelle Arbeit mindestens einen vollen Arbeitstag - eine Automatisierung wurde dringend notwendig. Vorab formulierte Endress+Hauser alle Anforderungen an die digitale Lösung. Neben der sicheren Datenübertragung für die sensiblen HR-Dokumente, sollte sich die Plattform reibungslos in die bereits vorhandene SAP-Landschaft integrieren lassen und den Mitarbeitern orts- und zeitunabhängig Zugriff auf ihre Entgeltnachweise gewähren.

Zuschlag für die Portal-Lösung aconso Jedermann-Akte

Neben dem Sicherheitskonzept, der einfachen Integrationsmöglichkeit in SAP und der hohen Flexibilität bei der Nutzung überzeugte aconso nicht zuletzt mit jahrelanger Erfahrung.

Wir wollten einen zuverlässigen Anbieter mit einer guten Reputation, der den Support in den kommenden Jahren sicherstellt. Darüber hinaus stellt nur aconso die Dokumente in einem sicheren virtuellen Datenraum zur Verfügung und versendet diese nicht als verschlüsselte E-Mail an die Mitarbeiter.
Tobias Reuter Senior Process Consultant, Endress+Hauser

Während viele Unternehmen die Jedermann-Akte als Public-Cloud-Lösung einsetzen, betreibt Endress+Hauser das Portal im eigenen Rechenzentrum in einer Private Cloud.

Die Funktionsweise lässt sich metaphorisch wie die eines „digitalen Briefkastens" beschreiben: HR-Mitarbeiter laden die Entgeltabrechnung einfach in das Portal hoch. Einmal eingestellt geht das Dokument in den privaten Verantwortungsbereich der Mitarbeiter über und der HR-Mitarbeiter hat keinen Bearbeitungszugriff mehr. Um ihre persönlichen Daten und Dokumente einzusehen, müssen sich die Mitarbeiter zunächst im System registrieren. Ist die Berechtigung erteilt, lassen sich die Dokumente einsehen und bei Bedarf lokal speichern oder auch ausdrucken. Nach Ablauf von zwei Jahren werden die übermittelten Dokumente gelöscht.

Die Verantwortlichen der HR-Abteilung bei Endress+Hauser schätzen die Zeitersparnis durch den Wegfall des manuellen Dokumentenversands. Die Abrechnungskontrolle findet jetzt direkt auf dem Bildschirm statt – was nach etwas Eingewöhnungszeit reibungslos funktioniert.

Sie haben Fragen oder möchten eine individuelle Beratung?

Kontaktieren Sie uns jetzt

Durch die Nutzung unserer Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Hier erfahren Sie mehr über Cookies auf unserer Website und wie man Cookies löschen kann. [x]