Dentsu Aegis Network

Digitale Personalakte in der Cloud

Wir haben jederzeit Zugriff auf die Informationen und genau dort, wo wir sie benötigen: an unserem Bildschirm. Außerdem sparen wir jede Menge Platz; unzählige Schränke voller Aktenordner sind passé.

Ingo Alex, Director HR Shared Services & Reward, Dentsu Aegis Network

Arbeitswelt im digitalen Wandel

Das Dentsu Aegis Network in Deutschland digitalisiert seinen kompletten Schriftverkehr im HR-Bereich. Ein wichtiger Schritt ist dabei die Einführung der Digitalen Personalakte in der Cloud von aconso. Damit können ab sofort alle HR-Mitarbeiter von allen fünf Standorten aus jederzeit auf wichtige Personalunterlagen zugreifen.

So werden nicht nur Abläufe optimiert, sondern vor allem auch Zeit und Platz im Aktenschrank eingespart. Mit der Jedermann-Akte zur digitalen Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen, einem Zeugnis-Generator sowie einer vollumfänglichen digitalen Dokumentenerzeugung wird diese Entwicklung weiter forciert.

Unternehmen

1.300 Mitarbeiter

Fünf Standorte in Deutschland

Herausforderungen

Dezentralisierung

Zeit- und Ressourceneinsparung

SAP-Kompatibilität

Projektverlauf

Über lange Zeit wurde die Human Resources Abteilung zentral aus Wiesbaden heraus gesteuert. Im Zuge der Unternehmensentwicklung ist die HR Organisation seit letztem Jahr dezentral aufgestellt und arbeitet vor Ort an den unterschiedlichen Standorten mit HR Business Partnern und Recruitern.

Solange das gesamte Personalwesen unter einem Dach gebündelt war, hielt sich der Aufwand mit der klassischen Papierakte im Rahmen – der direkte Zugriff auf die Personalakten und Informationen der Mitarbeiter war gewährleistet.

Mit der Arbeit von unterschiedlichen Standorten aus, mussten Personalakten für Hamburg, Augsburg oder Düsseldorf von den HR Business Partnern jedoch angefordert, kopiert, gescannt und verschickt werden. Das war nicht nur umständlich, sondern schlicht und ergreifend auf die Dauer ineffizient.
Ingo Alex Director HR Shared Services & Reward, Dentsu Aegis Network

Benutzerfreundlichkeit und SAP-Kompatibilität im Fokus

Darüber hinaus verlegt Dentsu Aegis Network in zwei Jahren ihren Rhein-Main Standort von Wiesbaden nach Frankfurt – in Räumlichkeiten mit eingeschränktem Archivplatz. Die Lösung stand schnell fest: Eine Digitale Personalakte musste aufgrund dieser Entwicklungen noch schneller her. Mitarbeiter aus der dezentralen Struktur können damit ohne Umwege auf wichtige Informationen zugreifen und die HR-Abteilung benötigt nur noch elektronischen Speicherplatz.

Da Dentsu Aegis sowohl für den Finanz- als auch den HR-Bereich mit SAP-Systemen arbeitet, musste auch die Digitale Personalakte mit SAP kompatibel sein. Auf Benutzerseite wünschte sich Dentsu Aegis eine sehr gute Usability. Außerdem sollte sich das Berechtigungskonzept aus dem SAP-System übernehmen lassen. Voraussetzung war zudem eine gute Auditing-Fähigkeit. Konzernvorgabe war außerdem, dass eine Cloud-Lösung zum Einsatz kommen sollte.

Uns war wichtig, dass sowohl die HR- als auch die IT-Abteilung mit der Lösung zufrieden ist und die jeweiligen Anforderung abdeckt.
Frank Giepen Director Business Applications & IT-Audit, Dentsu Aegis Network

Im August 2016 begann schließlich die Umsetzung des Projekts. Zunächst ließ das Unternehmen dabei die physischen Personalakten der Bestandsmitarbeiter einscannen. Bis dato sind diese auch im sicheren Archiv des Lösungsanbieters eingelagert. Nach und nach folgen nun die Altakten der bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter, die derzeit noch bei der Agentur-Gruppe im Keller liegen.

Sicher in der Cloud, statt verstaubt im Aktenschrank

Seit Januar 2017 hat Dentsu Aegis Network die Digitale Personalakte im Einsatz. HR-Specialists und HR Business Partner an allen deutschen Standorten können seitdem direkt auf Personalinformationen zugreifen – sofern sie die erforderliche Berechtigung dafür haben. Die Daten liegen nach deutschen Datenschutzgesetzen rechtssicher in der Cloud in einem deutschen Rechenzentrum. Sie werden verschlüsselt über einen abgeschotteten VPN-Tunnel übertragen.

Derzeit führt das Agentur-Netzwerk zusätzlich die aconso Jedermann-Akte ein. Im nächsten Schritt sind der Zeugnis-Generator, mit dem der Zeugnisprozess automatisiert und digitalisiert wird, sowie die vollumfängliche digitale Dokumentenerzeugung geplant. Dentsu Aegis Network macht damit sein Personalwesen weiter fit für die Zukunft.

 

 

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