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Onboarding in Zeiten von Social Distancing

Onboarding via Video Call

Tipps für das erfolgreiche Remote-Onboarding

Einen erfolgreichen Onboarding-Prozess durchzuführen ist selbst unter normalen Umständen eine echte Herausforderung. Die Weichen für ein gutes Arbeitsverhältnis werden schließlich ab dem ersten Tag gestellt. Doch wie gestaltet sich das Onboarding in Zeiten von Social Distancing

Die meisten kennen das Gefühl, wenn man den ersten Tag bei einem neuen Arbeitgeber antritt. Aufgeregt, was einen erwartet, stolpert man etwas unsicher ins neue Büro und freut sich, wenn einen die neuen Kollegen mit einem Lächeln empfangen. Seinen neuen Arbeitsplatz zugewiesen, geht man mit den neuen Kollegen erst einmal einen Kaffee trinken und lernt bei der ersten Informationsveranstaltung die anderen Neuankömmlinge kennen. Die persönlichen sozialen Kontakte erleichtern einem den Start im neuen Unternehmen enorm. Dabei geht es nicht nur um die Einarbeitung in den neuen Aufgabenbereich, vor allem die Integration ins Team sowie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gestalten sich durch persönliche Kontakte einfacher.

Den ersten Tag mit Mundschutz und 1,5 Meter Abstand zu beginnen ist schwierig. Seinen Kollegen mit einem Lächeln durch die Maske hindurch positives Feedback zu geben ebenfalls. Vorausgesetzt man darf das Büro an seinem ersten Tag betreten, bekommt man seinen Arbeitslaptop schon mal zusammen mit einem schlecht verständlichen aber gut gemeinten „Schön, dass du da bist“ im Stehen in die Hand gedrückt, nur um dann mit einer schnellen Handbewegung wieder aus dem Gebäude manövriert zu werden. Homeoffice ist angesagt und das bereits am ersten Arbeitstag. Um neuen Mitarbeitern das Onboarding trotz räumlicher Distanz so leicht wie möglich zu machen und ihnen auch ohne persönlichen Kontakt ein Willkommensgefühl zu vermitteln, müssen einige Schritte beachtet und konsequent umgesetzt werden.

Onboarding im Homeoffice: Abstimmung und Koordination

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus bedarf wesentlich mehr und genauerer Planung als es vor Ort notwendig wäre. Muss sich ein neuer Mitarbeiter bereits in den ersten Tagen um kurzfristige Änderungen im Einarbeitungsplan oder fehlendes Equipment kümmern, kann das nicht nur ein ganz schöner Motivationsdämpfer sein. Es könnte dem neuen Mitarbeiter zudem ein ungewollt schlechtes Bild seines neuen Arbeitsgebers vermitteln. Zu einem reibungslosen Start gehört von Beginn an die richtige Ausstattung mit Hard- und Software. Die Bereitstellung eines portablen Laptops inkl. VPN-Anschluss, um die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen, gehört zur Grundausstattung. Dabei sollte sichergestellt werden, dass notwendige Software bereits installiert und funktionsfähig ist. Der neue Mitarbeiter soll sich nicht bereits an seinem ersten Tag um System-Zugänge und die Installationen fehlender Software kümmern müssen. Je nach Vorkenntnissen ist eine kurze Einarbeitung in die abteilungsrelevanten Programme ebenfalls ratsam, damit der neue Mitarbeiter bereits an Tag 1 produktiv sein kann.  

Ohne das Wissen über die richtigen Ansprechpartner und Zuständigkeiten wird fehlende Planung viel Zeit kosten. Die Möglichkeit, dass seine begrenzte Einarbeitungszeit leidet und sich der Zeitpunkt, ab dem der neue Mitarbeiter einen konkreten Mehrwert zum Unternehmenserfolg beiträgt, unnötig hinauszieht, rächt sich mit jedem Versäumnis im Einarbeitungsplan um ein Vielfaches. Durch die verlängerten Kommunikationswege im Homeoffice geht für die Organisation und Behebung dieser Lecks oftmals mehr Zeit drauf als im Büro. Ein verbindlicher, strukturierter Einarbeitungsplan, in dem auch abteilungsübergreifendes Wissen vermittelt wird, ist essenziell für eine erfolgreiche Einarbeitung im Homeoffice. Hier muss sichergestellt werden, dass der neue Mitarbeiter und alle Beteiligte bereits im Vorhinein eine Timeline sowie eine genaue Anforderungsliste ausgehändigt bekommen. Der Mitarbeiter soll zu keiner Zeit das Gefühl haben, allein gelassen zu werden.

Kommunikation und Feedback als Top-Kriterien beim Remote-Onboarding

Um den neuen Mitarbeiter von Anfang an in das Team zu integrieren, ist Kommunikation und regelmäßiges Feedback wichtig. Der Onboarding-Prozess lebt von direkten Kontakten mit Kollegen. Um das in Zeiten von Social Distancing aufrecht zu erhalten, ist beispielsweise die Zuweisung eines festen Paten sinnvoll. Dieser kümmert sich während der gesamten Einarbeitungsphase um den neuen Mitarbeiter und hilft ihm auch in Bezug auf Themen, die nicht unmittelbar mit dem Aufgabenbereich des neuen Mitarbeiters zu tun haben. Um die Kommunikation im gesamten Team von Anfang an zu fördern, sind digitale Kommunikations-Plattformen, die einen einfachen, schnellen und hürdenfreien Austausch mit Kollegen ermöglichen, dringend notwendig. Zeitgleiche Kommunikation mit dem gesamten Team verbessert das Gemeinschaftsgefühl und überwindet die räumliche Distanz. So lassen sich beispielsweise auch Mittagspausen oder ein gemeinsamen After-Work mit den neuen Kollegen von zu Hause aus erleben.

Das Wichtigste bei allen Remote-Onboarding-Maßnahmen ist der regelmäßige, ehrliche Austausch mit dem neuen Mitarbeiter. Es muss sichergestellt werden, dass das neue Teammitglied mit dem Einarbeitungsplan, aber auch mit der Umsetzung zufrieden ist und ihm alle Mittel zur Verfügung gestellt werden, die es braucht, um sich im neuen Arbeitsbereich zurecht zu finden. Um das herauszufinden sind regelmäßige Feedbackgespräche ein Muss. So lässt sich nicht nur die aktuelle Stimmung innerhalb des Teams abfragen und fehlende Bausteine des Einarbeitungsplan aufdecken. Dem Mitarbeiter wird dadurch Wertschätzung entgegengebracht, die das Arbeitsverhältnis und die Zusammenarbeit stärkt.

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