HR-Blog

Offboarding: Austrittsdokumente digital und sicher übermitteln

Scheiden Mitarbeitende aus einem Unternehmen aus, gilt es seitens der Personalabteilung entsprechende Dokumente auszuhändigen. Passiert das nicht am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses, wird es im Nachgang häufig schwierig, eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation mit den ehemaligen Angestellten zu sichern. Fehlende Kommunikationskanäle oder veraltete Kontaktdaten sind oft ein Problem. Der einfachste Weg, Austrittsdokumente problemlos zuzustellen, ist der digitale Weg.

Digital meint in diesem Falls nicht das Übersenden von HR-Dokumenten per Mail. Um nicht unnötig Zeit, Kosten und personelle Ressourcen in die ausgeschiedenen Mitarbeitenden zu stecken, gleichzeitig jedoch die Dokumentenzustellung sicherstellen zu können, ist eine digitale HR-Dokumentenbox eine ideale Lösung. Das erspart der HR-Abteilung Arbeit und gibt den Ehemaligen eine langfristige Möglichkeit auf ältere Dokumente zuzugreifen. Die Unterlagen können unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät eingesehen und heruntergeladen werden.

Dokumente beim Austritt von Angestellten

  • Arbeitszeugnis
  • Referenzen
  • Arbeitserlaubnis für ausländische Mitbürger:innen aus Nicht-EU-Staaten
  • Arbeitsbescheinigung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses seitens des Arbeitnehmers als Nachweis für die Agentur für Arbeit
  • Lohnsteuerbescheinigung
  • Verdienstbescheinigungen als Vorlage für die Agentur für Arbeit 
  • Sozialversicherungsnachweis
  • Urlaubsnachweis
  • Nachweis zu Vermögenswirksamen Leistungen
  • Gesundheitszeugnis für Arbeitnehmer:innen in der Lebensmittelbranche oder Gastronomie

Für HR-Sachbearbeitende gestaltet sich die Dokumentenübermittlung via HR Document Box schnell und unkompliziert. Die Unterlagen werden mit nur einem Klick im digitalen Postfach abgelegt. Dank der übersichtlichen Registerstruktur und einer Vorschaufunktion lassen sie sich dann einfach einsehen. Moderne, responsive Oberflächen ermöglichen den Ex-Mitarbeitenden einen Device-unabhängigen Abruf ihrer Unterlagen.

Mehr Datensicherheit durch mehrstufiges Sicherheitssystem

Bei dieser Form der digitalen Dokumentenbereitstellung kann HR sich zu 100% sein, dass die wichtigen Dokumenten bei ihren Ex-Mitarbeitenden ankommen. Eine HR Document Box verfügt zudem über einen Zugriffsschutz, welcher durch eine personenindividuelle Verschlüsselung gekennzeichnet ist. Dabei sorgen eine Zwei-Faktor-Authentifizierungen und revisionssichere Archivierung gemäß deutscher Rechtsprechung für maximalen Datenschutz. Gleichzeitig wird die Dokumentenablage über den End-to-End Verschlüsselung per VPN-Tunnel abgesichert. So wird das Offboarding nicht nur leichter, sondern auch sicherer.

NEWS