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Mitarbeiter schnell informieren: Krisenbedingte HR-Dokumente digital und sicher zustellen

Frau im Homeoffice mit Kaffee und Laptop

Vorteile der Digitalisierung in Corona-Zeiten

Keine bisherige Krise hat klarer gemacht, welche Chancen die Digitalisierung bietet. Die einzige Möglichkeit, die langfristig dafür sorgt, dass ein Betrieb auch in Corona-Zeiten produktiv bleibt, ist die frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Thema Digitalisierung. Wer das verpasst hat, bekommt spätestens jetzt die Quittung. Wir zeigen, wie Sie das Digitalisierungspotenzial in Krisenzeiten optimal ausschöpfen.

Laut einer repräsentativen Befragung des Digitalverbandes Bitkom arbeitet in Zeiten von Social Distancing mittlerweile jeder Zweite (49 Prozent) ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice.[1] Wer sich nicht bereits vor Corona Gedanken über die nötige Infrastruktur gemacht hat, musste sich ganz schön ranhalten.

Wichtig bei Thema Homeoffice ist vor allem ist die lückenlose Kommunikation und der regelmäßige Austausch zwischen den Mitarbeitern. Gerade in Zeiten der Unsicherheit ist es wichtig, den Informationsfluss zu seinen Mitarbeitern aufrechtzuerhalten. Die erste Anlaufstelle, wenn es um offene Fragen zu möglichen Veränderungen innerhalb des Unternehmens geht, wie beispielsweise Kurzarbeit, ist die Personalabteilung.

HR als Kommunikationsrohr

Die Personalabteilung kommuniziert oft stellvertretend für die Geschäftsleitung alle relevanten Informationen an die Mitarbeiter. Bedient man sich hier dem einfachen E-Mail-Verkehr, erreicht man zwar eine breite Masse, muss man aber hunderte Fragen zum gleichen Thema per E-Mail einzeln beantworten, sprengt das schnell die Kapazitätsgrenze einer Personalabteilung. Um die Kommunikation mit seinen Mitarbeitern so effektiv wie möglich zu gestalten, muss sich die Personalabteilung also Unterstützung holen.

Die digitale HR-Akte für Jedermann

Der beste Weg, seine Mitarbeiter kontinuierlich und schnell mit HR-Dokumenten und Informationen zu versorgen, ist der digitale Weg. Ein HR-Dokumenten-Postfach, auf das Mitarbeiter zu jeder Zeit auch von ihren privaten Endgeräten zugreifen kann, ist die Lösung. So ist es möglich, seine Mitarbeiter in Notsituationen schnell zu erreichen und zeitgleich mit allen Informationen zu versorgen. Dabei liegt die digitale HR-Dokumentenbox im Rechtsraum des Mitarbeiters. Dieser hat die vollkommene Hoheit über sein Postfach und kann dieses auch als privaten Ablageort verwenden. Die HR-Abteilung hat zwar die Möglichkeit, Dokumente, wie Informationsschreiben, Bescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen im Postfach abzulegen, kann aber weder Dokumente löschen noch andere Dokumente einsehen.

Die Dokumente liegen sicher in der Cloud. Die Ablage der Dokumente seitens der Personalabteilung läuft über einen verschlüsselten VPN-Tunnel. Der Mitarbeiter wiederum greift über einen separaten verschlüsselten Zugang auf seine Dokumente zu. Der Austausch von sensiblen HR-Daten ist End-to-End-verschlüsselt. Zusammen mit einem ausgeklügelten Berechtigungskonzept entspricht der Datenaustusch somit den höchsten Datenschutzanforderungen. 

Dem Mitarbeiter werden die Zugangsdaten per Mail bereitgestellt. Dieser kann sich mit seiner Mail-Adresse und dem Initialpasswort im Web anmelden. Das geht sowohl von unterwegs aus beispielsweise über das Smartphone oder ganz bequem von zu Hause aus. Der Mitarbeiter sieht in einer übersichtlichen Registerstruktur alle seine HR-Dokumente wie beispielsweise Informationsschreiben zur Kurzarbeit und kann sich diese mit nur einem Klick herunterladen, ausdrucken oder versenden. Damit entfällt eine Vielzahl der Anfragen an die HR-Abteilung, die täglich mehrere Stunden Zeit in Anspruch nehmen.

Viele Unternehmen verschicken ihre Gehaltsabrechnungen und andere HR-Dokumente heute noch per Post an ihre Mitarbeiter. Neben der zeitlichen Verzögerung, die ein Postversand mit sich bringt, würden viele Mitarbeiter gut und gerne auf die Ablage und das Sortieren ihrer Arbeitgeberdokumente verzichten. Dazu kommen die Kosten. Rechnet man allein mit einem durchschnittlichen Porto von 0,80 € pro Dokument, kommt man selbst bei einer Unternehmensgröße von 1.000 Mitarbeitern auf Kosten von 800 € im Monat und damit 9.600 € im Jahr. Papier und Druckerkosten nicht miteinberechnet. Mit den Möglichkeiten der heutigen Technologie ist das schlichtweg rausgeschmissenes Geld.

Vorteile der HR-Dokumentenbox

  • Zeit-, Papier- und Kostenersparnisse
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Sicherer Versand von personenbezogenen Dokumenten und Daten
  • Orts- und Device-unabhängiger Zugriff auf HR-Dokumente

Das HR-Dokumenten-Postfach bei der Unternehmensgruppe Käserei Champignon

Die Käserei Champignon ist ein seit 1908 geführtes Traditionsunternehmen der Bayerischen Milchwirtschaft. Mit ca. 1.000 Mitarbeitern gehört das Unternehmen als Mitglied der bayerischen Ernährungswirtschaft zur systemrelevanten Grundversorgung der Bevölkerung.

Durch die bayernweiten Ausgangsbeschränkungen, die aufgrund der Corona-Pandemie verkündet wurden, musste das Traditionshaus die Mitarbeiter kurzfristig darüber informieren, dass die Produktion an den folgenden Tagen, trotz Ausgangsbeschränkungen wie üblich weitergehen wird. Homeoffice war für die Produktionsmitarbeiter keine Alternative.

Durch die Einführung der Jedermann-Akte konnte das Unternehmen seine Mitarbeiter selbst am Wochenende mit Informationen zum weiteren Vorgehen in der Corona-Krise versorgen und allen Mitarbeitern zeitgleich eine Arbeitgeberbescheinigung zukommen lassen. Die Serienbrieffunktion hat die kurzfristige Erstellung der Dokumente enorm beschleunigt. Die gesamte Belegschaft des Traditionsunternehmens bekam so noch am gleichen Tag der Verkündung die Information zur weitergehenden Produktion. Für die HR-Abteilung des Traditionsunternehmens entfiel der zeitaufwendige und kostenintensive Postversand und die fortlaufende Produktion war sichergestellt.

Durch ein digitales HR-Postfach hat die Personalabteilung der Käserei Champignon selbst am Wochenende und ohne die Anwesenheit der Mitarbeiter die Möglichkeit, mit seinen Mitarbeitern zu kommunizieren und sorgt mit nur wenigen Klicks für unternehmensweite Informationsgleichheit.

Fazit

Durch eine digitale HR-Dokumentenbox rückt die Personalabteilung der Dokumentenflut endlich zu Leibe und hat die Chance, auch in Krisenzeiten schnell zu reagieren und seinen Mitarbeitern alle wichtige Information innerhalb kürzester Zeit orts- und Device-unabhängig zur Verfügung zu stellen. Das finanzielle aber auch das zeitliche Einsparungspotenzial ist dabei enorm. Ein erhöhtes Maß an Flexibilität im Berufs- und Privatleben sowie der Wegfall langer Wartezeiten erleichtert den Arbeitsalltag der Personalabteilung und steigert gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit.


[1] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Corona-Pandemie-Arbeit-im-Homeoffice-nimmt-deutlich-zu, 14.04.2020, 14:41 Uhr

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