HR-Blog

Mehr Mobilität: HR-Dokumente automatisiert erstellen

Mobiles Arbeiten am Laptop

Automatisierte Dokumentenerzeugung für mehr Mobilität in der Personalabteilung

Damit die Personalabteilung die Möglichkeit hat, von zu Hause oder von unterwegs aus zu arbeiten, ist neben einer digitalen Personalakte eine digitale Dokumentenerzeugung ausschlaggebend für mehr Flexibilität bei der mobilen HR-Arbeit.

Die Personalabteilung ist so in der Lage, einfache oder komplexe HR-Dokumente für Mitarbeiter automatisiert und basierend auf dem jeweils aktuellen Corporate Design innerhalb kürzester Zeit zu erstellen. Die Dokumente basieren dabei auf Vorlagen, die in der HR Software im jeweiligen Unternehmensdesign angelegt werden. Ergänzt durch Mitarbeiterstammdaten aus dem führenden Personalmanagementsystem, vorgefertigten und rechtssicheren Textbausteinen und Freitextfeldern entsteht ein Dokument, das im Anschluss per Mail an die zuständige Führungskraft oder die Mitarbeiter geschickt werden kann. Die fertigen und freigegebenen Dokumente werden dann automatisch in der digitalen Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt.

Automatisierte Dokumentenerstellung in der Praxis

Durch die digitale Erstellung von HR-Dokumenten und die anschließende Archivierung der Dokumente können alle HRler unabhängig von Standort und Endgerät auf diese zugreifen und mit den Mitarbeitern austauschen. Es braucht keinen festen Arbeitsplatz mehr, keinen Drucker oder eine ausgeklügelte Ablagestruktur. Der Personaler hat die Freiheit, sich an jedem Ort der Welt mit seiner Arbeit zu befassen und das unter den gleichen Bedingungen wie im Büro.

Mit der richtigen HR Software ist es dann selbst für Führungskräfte und Mitarbeiter möglich, Dokumente mobil anzufordern. Der zuständige HR Professional bekommt die Anfrage so beispielsweise per Push-Up-Nachricht auf seinem Smartphone angezeigt und kann diese sofort bearbeiten. Ein Prämienschreiben oder ein Mutterschutzantrag wird interaktiv mit dem jeweiligen Mitarbeiter und dessen Führungskraft digital erstellt. HRler, Führungskräfte und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Ergänzungen, Änderungen oder Freigaben mit nur wenigen Klicks vorzunehmen. Und das ohne Ausdrucken oder manuelle Bearbeitung des Dokuments.

Um als Personalabteilung der Informationspflicht gegenüber seinem Mitarbeiter nachzukommen, können einmalige oder regelmäßige Informationsschreiben digital erstellt und an einen bestimmten Mitarbeiterkreis kommuniziert werden. Die Zustellung erfolgt im jeweiligen Rechtsraum des Mitarbeiters, d. h. dem Mitarbeiter wird das Dokument in seiner digitalen Personalakte zur Einsicht zur Verfügung gestellt. Dieser kann die Kenntnisnahme dann mittels digitaler Signatur bestätigen.

Vorteile der digitalen Dokumentenerzeugung

  • Aktive Beteiligung von Führungskräften und Mitarbeitern
  • Langfristige Entlastung der Personalabteilung
  • Kosteneinsparungen
  • Erstellung von Einzeldokumenten und Serienbriefen
  • Einbinden von dynamischen Daten sowie freien Textfeldern
  • Digitaler Dokumentenaustausch zwischen HR-Abteilung, Führungskräfte und Mitarbeiter
  • Anhänge zu einem Dokument erstellen z. B. Wiedervorlagenotiz oder Bilder
  • Vorgabe von Lösch- und Wiedervorlagedatum
  • Anzeigen und Speichern von Vorlagen als PDF- und Word-Dokument
  • Erstellen von E-Mail-Vorlagen
  • Anzeige der Vorlagenbearbeitungshistorie
  • Eingabe von Kommentaren bei Vorlagenbearbeitung
  • Festlegen von finalen Dateinamen für den Download

Beispiel: Automatisierte Erstellung der jährlichen Datenschutzerklärung

Die Führungskraft ist in der Pflicht, seine Mitarbeiter jährlich über die neuen Datenschutzbestimmungen zu informieren. Die Führungskraft erstellt das Mitarbeiterinformationsschreiben digital oder lädt das bereits bestehende Dokument mittels Dokumenten-Upload in das System hoch. Der Empfängerkreis wird mittels Stammdatenmerkmalen, wie z. B. Eintrittsdatum oder Einsatzort festgelegt. Die Verteilung des Schreibens kann wahlweise per Ablage in der jeweiligen digitalen Personalakte des Empfängers oder per E-Mail erfolgen. Die Kenntnisname erfolgt über die digitale Signatur.

Wie vielfältig die Einsatzmöglichkeiten einer automatischen Dokumentenerzeugung sind, zeigt sich bei den Beruflichen Fortbildungszentren der Bayerischen Wirtschaft (bfz).

Digitale Dokumentenerzeugung am Beispiel bfz

Hier wurde die digitale Dokumentenerzeugung für Austrittsschreiben, Verträge und Bescheinigungen verwendet. Zusätzliche wurden Urlaubs- und Reiseanträge sowie Genehmigungen für Fortbildungen automatisiert erstellt. „41 Dokumentenvorlagen erstellten wir mit der Dokumentenerzeugung automatisch. Die Zeitersparnis ist immens, die Aktualität der Vorlagen ist jederzeit gewährleistet“, sagt Senta Meyer, stellv. Personalleiterin der bfz.

Lesen Sie mehr über die automatische Dokumentenerzeugung bei der bfz

Fazit

Die Fehleranfälligkeit mit einer automatisierten Dokumentenerzeugung ist um einiges geringer als bei der manuellen Fertigung von HR-Dokumenten. Durch die automatische Ablage des Dokuments entfällt der zeitliche Aufwand für die manuelle Archivierung der Personaldokumente und schenkt dem HRler wertvolle Arbeitszeit.

Die digitale Erstellung von Dokumenten ermöglicht es nicht nur der HR-Abteilung von zu Hause aus zu arbeiten, sie ermöglicht Mitarbeitern und Führungskräften gleichzeitig die aktive Beteiligung an HR-Prozessen und räumt so allen Zielgruppen, die von HR-Aufgaben betroffen sind, ein bestimmtes Maß an Freiheit ein.

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