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Kurzarbeit – Was bedeutet das für die Personalabteilung?

Kurzarbeit

Kurzarbeit ist eine gute Option, um die Arbeitslosenquote in Wirtschaftskrisen nicht noch mehr nach oben zu treiben. Für die Personalabteilung bedeutet das jedoch einen erheblichen Mehraufwand. Neben einem wachsamen Auge auf aktuelle Regierungsbeschlüsse muss eine Vielzahl an HR-Dokumenten erstellt werden, Gehaltsabrechnungen müssen angepasst und Mitarbeiter schriftlich informiert werden.

Was bedeutet Kurzarbeit?

Einfach ausgedrückt bedeutet Kurzarbeit die Reduzierung der Regelarbeitszeit. Dies kann für den Arbeitnehmer mit einer Lohnkürzung einhergehen. Teilweise wird der Lohnausfall durch Kurzarbeitergeld der Bundesagentur für Arbeit ausgeglichen. Ansprüche auf Renten- und Krankenversicherung bleiben jedoch im vollen Umfang erhalten.1 Grundsätzlich gilt es, sich bei der Einführung von Kurzarbeit an die Regelungen in Gesetz und Arbeitsrecht zu halten.

Welche Aufgabe hat die Personalabteilung bei Einführung einer Kurzarbeitszeitregelung?

Zunächst muss die HR-Abteilung den entsprechenden Mitarbeiterkreis, der von der Kurzarbeit betroffen ist, über die Kurzarbeit und die entsprechenden Gründe informieren. Die Ankündigungsfristen zur Kurzarbeit werden in der Regel in den Verträgen und Vereinbarungen mit den Mitarbeitern, durch eine sogenannte Kurzarbeitsklausel, festgehalten.Je nach Grund der Kurzarbeit müssen folgende Dokumente von der Personalabteilung erstellt und an die Mitarbeiter kommuniziert werden.3

Stellungnahme des Betriebsrats, falls es einen gibt

Für die Kurzarbeit ist das Einverständnis des Betriebsrates einzuholen. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht, ob Kurzarbeit eingeführt wird, in welchem Umfang sie passiert und wie die neuen Arbeitszeiten auf die Wochentage verteilt werden.

Dokumente, die die Vereinbarung mit den Arbeitnehmern belegen

Als Nachweis, dass das Unternehmen seiner Informationspflicht gegenüber den Mitarbeitern nachgekommen ist, muss die Personalabteilung eine Einwilligungserklärung von jedem Mitarbeiter einholen. Zudem müssen Arbeitsverträge und bereits bestehende Betriebsvereinbarungen mit der jeweiligen Kurzarbeitsklausel gesichtet und dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. So stellt man sicher, dass der Mitarbeiter alle nötigen Informationen bereits im Vorfeld erhalten hat.

Beleg der Ankündigung der Kurzarbeit

Die Personalabteilung muss in der Lage sein, einen Beleg pro Mitarbeiter vorzuzeigen, der nachweist, dass dieser zum gegebenen Zeitpunkt über die Kurzarbeit informiert wurde.

Arbeitsplan für die Kurzarbeit

Um sicher zu gehen, dass jeder Mitarbeiter seine neuen Arbeitszeiten kennt, muss ein Arbeitsplan erstellt werden, der die genaue Verteilung der gekürzten Arbeitsstunden festlegt.

Antrag zur Lohnausgleichszahlung

Für eine Lohnausgleichzahlung muss die Personalabteilung die Kurzarbeit für die jeweiligen Mitarbeiter zunächst bei der Arbeitsagentur anzeigen. Für diesen Fall muss die Personalabteilung Informationen zum Betrieb, wie bspw. Angaben zur regulären Wochenarbeitszeit und zum Bestehen des Unternehmens, sowie Informationen zum Zeitraum der Arbeitszeitkürzung angeben. Wird die Anzeige anerkannt, kann eine Lohnausgleichszahlung beantragt werden.

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Kurzarbeit ist eine sinnvolle, wenn auch nicht gern gesehene Maßnahme, um auf unvorhergesehene Konjunktureinbrüche zu reagieren, sowohl für Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber. Für den Arbeitnehmer wären die Folgen eines alternativen Jobverlustes wohl weniger gut zu verkraften als eine Minderung der Arbeitszeit und die entsprechende Lohnanpassung.

Auch für den Arbeitgeber wären Kündigungen mit einem Verlust an wertvollem Unternehmens-Know-how, das mit jedem gekündigten Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt oder mit enormem Aufwand für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, verbunden. Denn bis ein neuer Mitarbeiter wieder einen aktiven Beitrag zum Unternehmenserfolg beiträgt, kann gerne mal eine ganzes Jahr verstreichen. Durch die Einführung von Kurzarbeit behalten sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ihre Wirtschaftlichkeit.
 


1https://www.fachanwalt.de/magazin/arbeitsrecht/kurzarbeit#fuehrt-kurzarbeit-zum-lohnausfall, 18.03.2020, 10:53 Uhr
2, 3 https://www.akademie.de/wissen/kurzarbeit-kurzarbeitergeld-kleine-unternehmen, 18.03.2020, 11:18 Uhr

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