Digitale Personalakte für Profis

Erleben Sie mit der Digitalen Personalakte stets standortunabhängigen und aktuellen Zugriff auf Ihre Personaldokumente sowie eine intuitive und einfache Ablage. Verabschieden Sie sich von Aktenbergen und Medienbrüchen. Werden Sie Teil intelligenter und übersichtlich organisierter Personalarbeit und das alles in einem userfreundlichen Look & Feel.

Ob SAP, SuccessFactors, PeopleSoft oder sage, wir ermöglichen Ihnen die systemunabhängige Integration der Digitalen Akte in Ihr bestehendes ERP-System.

Gestalten Sie jetzt mit der aconso HR-Toolbox Ihre Digitale Personalakte. Damit ermöglichen Sie sich eine individuell angepasste HR-Softwarelösung mit genau dem Leistungsumfang, den Ihre Personalabteilung benötigt.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Kontakt

Webinare

Sie möchten die aconso Digitale Personalakte kennenlernen?

Regelmäßig organisieren wir kostenfreie Webinare zum Thema und stellen Ihnen die Software vor.

Erfahren Sie, wie auch Ihre HR-Abteilung die Vorteile einer Digitalen Personalakte nutzen kann.

Die nächsten Termine:

Mittwoch, 12. Oktober 2016, 14 Uhr

zur Anmeldung

Freitag, 14. Oktober 2016, 12:15 Uhr

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Donnerstag, 27.10. 2016, 11:00 bis 11:45 Uhr

zur Anmeldung


Digitale Personalakte auf einen Blick

  • Papierflut adé - Arbeiten Sie mit schnell auffindbaren und standortunabhängigen digitalen Personaldokumenten
  • Systemunabhängige Integration in Ihr SAP-HCM-System oder ein anderes ERP-System
  • Intuitives und modernes User-Interface
  • Archivieren Sie Ihre Akten nach höchsten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
  • Mehr Zeit für strategische Erfolge durch intelligente Dokumentenverwaltung

Überzeugen Sie sich bei mehr als 200 Kunden in 65 Ländern über das Potential, das Ihnen eine e-Akte ermöglicht.

Referenzen


Digitale Personalakte in der Cloud

aconso ist im deutschsprachigen Raum Vorreiter für die Digitale Personalakte in der Cloud. Weit über 50 Kunden vertrauen Ihre Dokumente der hochsicheren Private Cloud der aconso in einem der fünf Rechenzentren weltweit an.

Natürlich lässt sich die Digitale Personalakte auch vollständig in SuccessFactors Systeme (zum Beispiel Employee Central) integrieren. Mit der aconso Cloud liegen Ihre Personalakten auf einer von aconso betriebenen Plattform und damit auf einem zentralen Serversystem im deutschen Rechenzentrum. Wir kümmern uns um den Betrieb der Software, um Updates und die Administration sowie natürlich um die datenschutzkonforme Speicherung und Archivierung Ihrer Dokumente.

Der Zugriff auf Ihre Daten erfolgt standortunabhängig, einfach und schnell über Ihren Webbrowser per VPN-Zugang. Das bedeutet für Sie, dass Sie sich nicht mehr um die Installation der benötigten Technik oder um die erforderliche Software kümmern müssen - dies übernehmen wir für Sie.


Digitale Personalakte FAQ's

Hier bieten wir Ihnen einen Überblick über allgemeine und häufig gestellte Fragen unserer Kunden zum Thema Digitale Personalakte. Bei weiteren Anmerkungen freuen wir uns über Ihren Anruf oder eine E-Mail.

Digitale Personalakte! Aber welcher Anbieter?

Orientierung bieten das World Wide Web, Artikel in Fachpublikationen und Fachmessen wie unter anderem die Zukunft Personal, der DSAG Jahreskongress oder der Personalmanagementkongress.

Es lohnt sich eine Überprüfung der Akten-Anbieter anhand folgender Qualitätskriterien:

  • Wie viel Erfahrung weist das Unternehmen in der Digitalisierung von Personalakten auf?
  • Wie viele Referenzkunden kann der Dienstleister vorweisen?
    Zu beachten sind hier insbesondere branchen- und unternehmensnahe sowie nationale und internationale Referenzkunden.
  • Ist die Software nahtlos in das bestehende ERP-System integrierbar (systemabhängig oder systemunabhängig) z.B. sichtbar durch eine SAP Zertifizierung.
  • Ist die Oberfläche der Software intuitiv und visuell ansprechend?
    Ein modernes und intuitives User Interface wird die Akzeptanz der elektronischen Personalakte im Unternehmen deutlich erhöhen.
  • Weist das Unternehmen ein ausgereiftes und fundiertes Sicherheitskonzept auf?
  • In welchem Verhältnis stehen Kosten und Leistungsumfang des Dienstleisters?

Anhand dieser Qualitätskriterien wird die Wahl des richtigen Anbieters einer digitalen Personalakte zum Kinderspiel. Ist die Entscheidung gefallen, kann das weitere Vorgehen im Detail bei einem persönlichen Termin besprochen werden.

Welche Softwarelösung ist die richtige für mein Unternehmen?

Software in der Cloud oder On-Premise?

Für den Betrieb einer Digitalen Personalake können Unternehmen zwischen zwei Alternativen wählen: Dem Betrieb der Akte in der Cloud oder der Inhouse-Lösung, die im Unternehmen implementiert und betrieben wird.

Ein Beratungsgespräch mit dem Anbieter unterstützt bei der Entscheidungsfindung.

Welche Datenschutzbedingungen sollte ich beachten?

Kritische Stimmen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit begleiten Unternehmen am häufigsten bei der Einführung einer Digitalen Personalakte. Von der Archivierung über das Beweisrecht bis hin zum Datenschutz, die Anforderungen an eine Digitalen Personalakte müssen zuverlässig erfüllt werden:

Datenschutzgrundsätze der elektronischen Personalake Lösung

Um sich einen Überblick über die wesentlichen Datenschutzbedingungen zu verschaffen, sollten diese Grundsätze beachtet werden.

1. Detailliertes Berechtigungskonzept
2. Einsichtsbeschränkung
3. Protokollierung
4. Briefing des Anbieters
5./6. Archivierung
7. Verfahrensdokumentation

Welcher Scan-Dienstleister ist der richtige?

Die Wahl des richtigen Scan-Dienstleisters ist keine einfache Entscheidung. Im Voraus sollte sich über die vorliegenden Zertifizierungen sowie die Erfahrung des Scan-Dienstleisters informiert werden.
Einige Dienstleister bieten die Möglichkeit, das Scan-Unternehmen und den Prozess der Verscannung im Vorhinein zu besichtigen. Auch der Ort der Verscannung kann unternehmensspezifisch bestimmt werden.

Verscannung außer Haus

Bei der gängigen Variante "Außer Haus" zu verscannen, werden die Akten in Teilchargen mit einem gesicherten Transporter zum Scan-Dienstleister transportiert und in Deutschland oder im, den deutschen Rechtsnormen entsprechenden Ausland digitalisiert.

Verscannung im Unternehmen

Besteht der Wunsch der Verscannung vor Ort, sollten die Zeitspanne wie auch die benötigten Räumlichkeiten bedacht werden.

Wie digitalisiere ich meine Akten?

Vor der Verscannung sollte in Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister und dem Softwareanbieter eine "bereinigte Akte" erstellt werden, in der genau definiert wird, welche vorhandenen Dokumente einer Papierakte eingescannt und welche nicht eingescannt werden. Mit einer fachlich und sachlich bereinigten Personalakte können Kosten einer Digitalisierung deutlich eingespart werden.

Im gleichen Schritt werden die Akten entheftet, von Notizzetteln befreit und für den Verscannungsprozess vorbereitet. Natürlich kann der Prozess der Aktenvorbereitung auch Inhouse vollzogen werden.

Welche Dokumente müssen bei einer Digitalen Personalakte in Papierform weitergeführt werden?

Es gibt nichts, was nicht digitalisiert werden könnte. Selbst Dokumente, die nach § 623 BGB dem Schriftformerfordernis bedürfen, wie Kündigungen und Aufhebungsverträge, können digital aufbewahrt werden.

Was passiert mit den Papierakten nach der Verscannung?

Wurden die Akten erst einmal digitalisiert, folgt die Frage nach der Archivierung der Papierakten. Viele zertifizierte Scan-Dienstleister bieten Unternehmen die Möglichkeit an, für geringe Kosten ihre Akten zwischenzulagern.