Öffentlicher Sektor

PERSONALSOFTWARE IM ÖFFENTLICHEN SEKTOR

Die zwei größten Herausforderungen von Behörden, Landesministerien, Landratsämtern, Kommunen, Kliniken und anderen öffentlichen Einrichtungen sind die Digitalisierung und die aktuelle Personalsituation. Intelligente HR Software kann die öffentliche Hand hierbei unterstützen.

Personalsoftware FÜR die öffentliche Hand
Worauf ist zu achten?

Durch die Einführung von HR Software können sich Personalabteilungen im öffentlichen Sektor einen erheblichen Vorteil verschaffen. Macht man sich als HRler im öffentlichen Sektor auf die Suche nach einer passenden Software, gibt es jedoch einige wichtige Punkte bei der Ausschreibung zu beachten.

Eine Studie des Zukunftspanels Staat und Verwaltung analysiert den jährlichen Status quo und den Umsetzungsstand in Sachen Digitalisierung und Modernisierung der öffentlichen Hand. Auch dieses Jahr zeigen die Ergebnisse, dass es bei der Digitalisierung enormen Nachholbedarf gibt. Aus Sicht der Befragten wäre vor allem eine verwaltungsinterne Digitalisierung nötig. Zielführend wäre digitale Technologie in den Bereichen Personalentwicklung und -gewinnung, um die Personalsituation zu verbessern.¹ Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG), in dem sich der öffentliche Sektor dazu verpflichtet hat, seine Verwaltungsleistungen auch online anzubieten, ist der erste Schritt Richtung Digitalisierung bereits getan und bringt öffentliche Einrichtungen durch die konkrete Deadline 2022 in Zugzwang. Auch wenn sich das Gesetz in erster Linie auf die externe Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern bezieht, ist das neue Gesetz eine gute Gelegenheit, sich das Digitalisierungspotenzial interner Prozesse einmal genauer anzusehen.

Arbeitsbelastung minimieren

Der oft sehr hohe bürokratische Aufwand in Personalabteilungen öffentlicher Einrichtungen erschwert neue Ressourcengewinnung an vielen Stellen und lässt die Weiterentwicklung von Arbeitsweisen und die Optimierung interner Strukturen oftmals nicht zu. Das führt in nicht selten langfristig zur Vernachlässigung strategischer Aufgaben. Häufig sind Mitarbeiter zu sehr damit beschäftigt, das Tagesgeschäft zu bewältigen. Dazu kommt, dass die Erstellung der meisten Formulare und Anträge genauen Vorschriften unterliegt, was häufig eine erhöhte Fehleranfälligkeit und enormen Arbeitsaufwand bedeutet. Der oft besonders hohe Aufwand für administrative Aufgaben und die Fülle an dokumentenbasierten Arbeitsaufwänden zusammen mit den oftmals überholten Strukturen sind Zeitfresser par excellence. Zusammen mit der strengen Dokumentationspflicht, dem hohen Ein- sowie Ausgang von Dokumenten und den häufig dezentralen Strukturen entsteht ein ganz konkreter Need für eine effizienzsteigernde HR Software, die sich dem Dokumentenmanagement widmet.

Checkliste für Ausschreibungen

Datenschutz

  • Europäischer Anbieter:
    Ein europäischer Anbieter unterliegt dem europäischen Datenschutzgesetz. HR-Abteilungen im öffentlichen Sektor arbeiten mit sehr sensiblen personenbezogenen Daten, ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz ist hier zwingend notwendig.
  • Revisionssicherheit:
    Wichtig ist die revisionssichere digitale Archivierung. Aufbewahrungspflichtige Informationen müssen nach den in Deutschland geltenden Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gespeichert werden.²
  • Trennung von Archiv und Applikation:
    Die Trennung von Produktiv- und Archivdaten innerhalb der Applikation ist ein essenzieller Teil der Datensicherung. So lässt sich die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts durch Fehlkonfigurationen, fehlerhafte Medien, oder mangelnde Kontrolle, die bei einem regulären Datenbackup entstehen können, minimieren. Gleichzeitig werden Aufwand und Lizenzkosten reduziert.³

Anbindung

  • Flexibles Anbindungskonzept:
    Der mögliche Wechsel von einer On-premises-Lösung in die Cloud oder eine Funktionserweiterung in Form einer Hybridlösung lässt Unternehmen auf zukünftige Entwicklungen besser reagieren.
  • Schnittstellen:
    Eine passende HR Software für den Public Sector sollte Schnittstellen zum vorherrschenden HCM vorweisen. Nur so lässt sich das Dokumentenmanagement innerhalb einer HR-Abteilung optimal mit HR-Prozessen verbinden.
  • Berechtigungssystem:
    Die Übernahme von Berechtigungssystemen aus dem vorherrschenden HCM erleichtert die Definition des Handlungsspielraums der User. Durch die Vergabe von externeren Berechtigungen wird gleichzeitig Doppelpflege vermieden. Ein individuelles Berechtigungskonzept für Mitarbeiter und den Personalrat lassen auch abteilungsexterne Zielgruppe partizipieren.

Automation

  • Dokumentenmanagement:
    Automatisierte Dokumentenerzeugung unter Berücksichtigung aller Vorschriften, die alle relevanten Zielgruppen miteinbeziehen, ist der Schlüssel für eine langfristige Entlastung der HR-Abteilung im öffentlichen Sektor. So werden Aufgaben da bearbeitet, wo sie entstehen und administrative Aufgaben werden reduziert.
  • Integration:
    Werden Dokumentenarchiv und Dokumentenerzeugung nativ integriert, kann der User ohne Systembrüche in seinem vertrauten User Interface arbeiten. Das erhöht die Usability der Applikation und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt
  • Intuitives Dokumentenmanagement:
    Selbsterklärende Funktionen und eine intuitive Handhabe erhöhen die Veränderungsbereitschaft und Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber der neuen Software. Je schneller die Vorteile der Software von den Mitarbeitern erkannt werden, desto schneller kann die neue Software einen konkreten Mehrwert im Tagesgeschäft liefern.
  • Flexibles Anbindungskonzept:
    Können Dokumententypen differenziert mit Löschfristen versehen werden, verhindert das eine Anhäufung der Dokumente, verringert Suchzeiten und hilft gleichzeitig dabei, immer den Überblick zu bewahren.
  • Einbindung eines Scandienstleisters:
    Zu effektivem Dokumentenmanagement gehört ebenfalls, alte Papierdokumente zu digitalisieren und diese in die digitalen Workflows zu integrieren. Ein Softwareanbieter, der dies ebenfalls anbietet, erleichtert nicht nur Abwicklung und Logistik. Gleichzeitig sinkt die Fehleranfälligkeit und die Kommunikation wird enorm erleichtert, da es nur einen Ansprechpartner gibt.

Extras

  • Personalratsvereinbarung:
    Die Einführung einer HR Software muss auch in öffentlichen Verwaltungen mit dem Personalrat besprochen werden. Um die Verhandlungen leichter zu gestalten, sollte der Softwareanbieter eine passende Vereinbarung mitliefern.
  • Deutschsprachiger Support
    Sicherheitsmechanismen sowie rechts- und revisionssichere Archivierung

ANsprüche der USER Beachten

Neben all den genannten Punkten gilt es zusätzlich, die Ansprüche und Bedürfnisse der User zu beachten. Werden die Needs der Nutzer nicht aktiv bei der Entscheidung berücksichtigt, wird die Bereitschaft, mit der HR Software zu arbeiten, sinken und das Vorhaben HR-Abteilungen im öffentlichen Sektor ins digitale Zeitalter zu schicken, scheitern. Die Auswirkungen einer digitalen Personalabteilung im öffentlichen Sektor sind bereichsübergreifend und werden vor allem in Sachen Recruiting und Personalentwicklung einen erheblichen Mehrwert bieten. Neben schnelleren Recruiting-Verfahren, Online-Schulungsangeboten und einer besseren Erfassung von Kompetenzentwicklungen, ist die neue Technologie vor allem für die Mitarbeiterzufriedenheit ausschlaggebend. Zudem gibt die Digitalisierung dem Public Sector die Chance, mit dem oft eingestaubten Image aufzuräumen.

Haben Sie weitere Fragen zu unseren Lösungen für den öffentlichen Sektor?

Gerne stellen wir Ihnen unsere Software in einer persönlichen Demo vor und beantworten Ihre Fragen. Kontaktieren Sie uns hierfür einfach über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an.

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