Praxisbericht der winkler Unternehmensgruppe
„Unser Ziel war es, uns von dieser konservativen Papierfülle zu befreien – und das haben wir geschafft.“
Strukturen und Prozesse optimiert
Smartes Dokumentenmanagement mit der Human Resources Software von aconso: winkler führt einen sicheren und mobilen Zugriff auf Personalakten für HR und Führungskräfte ein.
Unternehmen
- 42 Standorte
- 1.600 Mitarbeiter
Herausforderungen
-
Großzahl an Papierakten und hohe Lagerhaltungskosten
-
Weitere spezifische Anforderungen nach Projektstart
Lösung
- Elektronische Personalakte als Basis
Projektverlauf
Die winkler Unternehmensgruppe ist mit 42 Standorten, 1.600 Mitarbeitern und einem 200.000 Teile starken Vollsortiment einer der größten Nutzfahrzeugspezialisten Europas und die erste Anlaufstelle für Nutzfahrzeughalter, Omnibusunternehmen, Agrarbetriebe, Werkstätten und internationale Handelspartner. Seit mehr als 100 Jahren vertreibt das Unternehmen Ersatzteile, Zubehör und Werkstattausrüstung für Nutzfahrzeuge. Von der Unternehmenszentrale in Stuttgart aus betreut die Personalabteilung alle HR-Bereiche – über Recruiting, Personalmanagement bis hin zur Personalentwicklung. Nach Einführung der aconso Digitalen Personalakte trug die winkler Unternehmensgruppe als Pilotkunde zur Weiterentwicklung und Optimierung der HR Cloud-Plattform bei und profitiert heute von mobilen und sicheren HR-Prozessen.
winkler schließt mit dem Papieraktenzeitalter ab
Um dem Papieraktenzeitalter endlich ein Ende zu setzen, achtete winkler bei der Auswahl der passenden Lösung nicht nur auf die Software und ihre Funktionalität an sich, sondern auch auf die Verantwortlichen, mit deren Hilfe die Lösung implementiert werden sollte. „Bei so einem grundlegenden Veränderungsprozess war es uns wichtig, dass uns nicht nur das Produkt überzeugt – es sollte zwischen den Verantwortlichen von winkler und aconso auch auf menschlicher Ebene passen“, sagt Sabine Zinke, Personalleiterin bei der winkler Unternehmensgruppe.
„Als wir dann die Projektmanager kennengelernt haben, war uns klar, dass die Wahl auf aconso fallen würde. Die Chemie hat sofort gestimmt.“
Spürbarer Rückgang des administrativen Aufwands
Nach der Einführung der Lösung verringerte sich der administrative Aufwand im Personalwesen bei winkler spürbar. „Unser Ziel war es, uns von dieser konservativen Papierfülle zu befreien – und das haben wir geschafft“, freut sich Sabine Zinke. „Mit der Einführung der elektronischen Personalakte konnten wir die Bearbeitungszeiten in unserer HR-Abteilung stark verkürzen und sparen durch den Wegfall von Papierakten außerdem Lagerhaltungskosten.“ Im Laufe der Zeit ergaben sich zwei weitere spezifische Anforderungen, die sich die Geschäftsführung von winkler wünschte: Eine spezielle Ansicht der Akte für Führungskräfte, die Verfügbarkeit von user-individuellen Informationen sowie eine Notizfunktion, die es Führungskräften ermöglichen sollte, persönliche Notizen an Mitarbeiterakten anzuheften.
Erfassung von Notizen
„Unser Geschäftsführer Rüdiger Hahn ist in regelmäßigem und engem Austausch mit unseren Mitarbeitern“, erklärt Sabine Zinke. „So war es ihm ein Anliegen, nach einem Mitarbeitergespräch auch Anmerkungen und persönliche Notizen für zukünftige Gespräche festhalten zu können.“ Zuvor eingesetzte Systeme zur Erfassung von Notizen erfüllten winklers Sicherheitsanforderungen nicht mehr. Zudem konnten diese nicht in die Akten integriert werden, was einen höheren Verwaltungsaufwand erforderte. Deswegen wandte sich die winkler Unternehmensgruppe mit ihren Ideen an das Team von aconso.
„Nach der Entwicklungs- und Programmierungsphase bei aconso hatten wir die Möglichkeit, die neu entwickelten Funktionen ab November 2017 in einer Testphase auf Herz und Nieren zu prüfen“, sagt die Personalleiterin Sabine Zinke. „Wir haben regelmäßig Optimierungsvorschläge und neue Impulse an aconso weitergegeben, so dass wir die Lösung gemeinsam Schritt für Schritt zu dem gemacht haben, was sie heute ist.“
Mit uns auf dem Weg in Richtung Digitalisierung
Die winkler Unternehmensgruppe schätzt an aconso v.a. den schnellen digitalen und mobilen Zugriff auf Mitarbeiterdokumente. Besonders, wenn die Führungskräfte von winkler Mitarbeitergespräche an verschiedenen Standorten führen, bietet die Lösung die Möglichkeit, wichtige Dokumente direkt über den Laptop oder das Tablet einzusehen. Dadurch müssen keine Dokumente mehr hin- und hergeschickt werden, was die Sicherheit der Daten enorm erhöht. Und auch mit den gemeinsam entwickelten Funktionen ist winkler zufrieden. Denn damit bietet aconso nicht nur eine spezielle Aktenansicht für Führungskräfte, sondern erlaubt es im Nachgang an ein Mitarbeitergespräch auch, individuelle Notizen an die Personalakte anzuheften.
„Für uns war die Einführung von aconso der erste wichtige Schritt auf unserem Weg in Richtung Digitalisierung“, sagt Sabine Zinke. „Sowohl für die HR-Mitarbeiter als auch für unsere Führungskräfte haben wir dadurch einen bequemen und transparenten Prozess eingeführt, der einen hohen Sicherheitsstandard aufweist.“ Auch mit der Betreuung von aconso und dem gegenseitigen Austausch ist die winkler Unternehmensgruppe sehr zufrieden.
„Aus der Erfahrung mit anderen Anbietern können wir sagen, dass die Verantwortlichen bei aconso auf einem sehr hohen Niveau arbeiten. Vor allem die hohe Verbindlichkeit unserer Ansprechpartner, die gute Kommunikation und ein professionelles Projektmanagement haben dazu beigetragen, dass aconso reibungslos bei uns implementiert werden konnte.“
