Erfahrungsbericht

DOKUMENTEN-ERZEUGUNG BEI DEN BFZ

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"41 Dokumentvorlagen erstellen wir mit der aconso Dokumentenerzeugung automatisch. Die Zeitersparnis ist immens, die Aktualität der Vorlagen ist jederzeit gewährleistet."
Senta Meyer
Senta Meyerstellvertr. Personalleiterin der bfz

Dokumente einfach erzeugt

Um Zeit und damit auch Kosten beim Erstellen von HR-Standardbriefen zu sparen, haben die bfz eine Personalmanagement Software-Lösung von aconso eingeführt. Da das HR-Team der bfz bereits seit Jahren mit der elektronischen Personalakte von aconso arbeitet, war man gut auf das Software-Projekt eingespielt. Als Add-on zur Digitalen Personalakte lässt sich die Dokumentenerzeugung schnell installieren.

UNTERNEHMEN

  • Führender Systemanbieter für Bildung, Beratung und Integration
  • Über 2.400 Mitarbeiter

HERAUSFORDERUNGEN​

  • Erstellung von Dokumentvorlagen und HR-Standardbriefen
  • Kosteneinsparung
  • Zeit- und Ressourceneinsparung

LÖSUNG

  • Dokumentenerzeugung
  • Vorlagen für Zulageschreiben, Befristungsabrede etc. als Ergänzung zur Digitalen Personalakte

Projektverlauf

Drei Jahre lang waren die Beruflichen Fortbildungszentren der Bayerischen Wirtschaft (bfz) auf der Suche nach einer automatisierten Dokumentenerzeugung im HR-Bereich. Schließlich schauten sie sich das aconso Modul beim Flughafen München genauer an und waren sofort überzeugt.

"Die gewohnte Oberfläche hat die Akzeptanz stark erhöht und auch den Umgang mit der neuen HR-Software wesentlich erleichtert. Selbst zum Anfertigen neuer Vorlagen sind keine Programmierkenntnisse erforderlich."
Senta Meyer
Senta Meyerstellvertr. Personalleiterin der bfz

Vollständige Integration in das SAP HCM System

Vor der Nutzung des aconso Moduls wurden Stammdaten wie Name und Anschrift bei jedem Schreiben manuell eingefügt. Die Pflege und Verwaltung dieser Dokumente war entsprechend aufwendig und dazu noch fehleranfällig. Das ist jetzt kein Problem mehr.

Das neue Programm rundet das SAP ERP HCM ideal ab. Die SAP-Stammdaten werden automatisiert in die Vorlagen der Dokumentenerzeugung übernommen. Dabei werden die Dokumente im System in Echtzeit erzeugt, so dass auch kurz zuvor geänderte Daten richtig ermittelt und in die Vorlagen übernommen werden. Egal an welchem Standort die Briefe heute angefertigt werden: Die Vorlagen sind immer korrekt und in einem einheitlichen Format.

Archivierung leicht gemacht

Selbst das Ablegen der Dokumente erfolgt nun automatisiert mittels Barcode. Ist ein Dokument unterschrieben, wird es gescannt und von der DMS-Lösung entsprechend der Registerstruktur im SAP-Personalsystem revisionssicher als PDF/A archiviert. Dann kann das Papierdokument vernichtet werden.

Einsatzmöglichkeiten der automatischen Dokumentenerzeugung

  • Austrittsschreiben
  • Erzeugung von Verträgen und Bescheinigungen
  • Erstellung und Freigaben von Urlaubs- und Reiseanträgen
  • Genehmigung von Fortbildungen