Erfahrungsbericht

Mit digitalen
HR-Lösungen sicher durch
die Corona-Krise:
AWO Unterfranken

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Dank digitaler Personalakte von aconso laufen HR-Prozesse problemlos weiter

Als soziales Unternehmen mit vielen Einrichtungen im Gesundheitswesen ist die AWO Unterfranken besonders stark von der Corona-Krise betroffen. Digitale HR Software hilft ihr dabei, den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten und Mitarbeiter optimal bei den aktuellen Herausforderungen zu unterstützen. Seit Anfang 2020 hält uns das Coronavirus nun fest in seinem Bann. Auch das Arbeitsleben hat sich dadurch grundlegend verändert. Für die meisten Berufstätigen sind Home Office und Wechselbetrieb zum Alltag geworden. Dabei muss auch das Personalwesen reibungslos weiterlaufen, denn schließlich sollen Löhne und Gehälter pünktlich gezahlt, Stellen besetzt, und Krankmeldungen bearbeitet werden. Dies aus dem Home Office heraus zu bewerkstelligen, ist oft gar nicht so einfach.

UNTERNEHMEN

  • Einrichtungen und Dienstleistungen für alle Bereiche der sozialen Arbeit
  • 2.900 Mitarbeitende
  • Mehr als 30 Standorte in Unterfranken

HERAUSFORDERUNGEN​

  • Cloud-Lösung, um standort- und deviceunabhängigen Zugriff zu gewährleisten
  • Einbindung der Führungskräfte in HR-Prozesse
  • Intuitiv bedienbare Oberflächen
  • Datenschutzanforderungen

Sicherheit in einer schwierigen Situation

Die HR-Abteilung der AWO Unterfranken war auf die neue Situation glücklicherweise gut vorbereitet, da sie ihre Digitalisierung in den vergangenen Jahren konsequent vorangetrieben hatte. Bereits seit 2018 nutzt sie die digitale Personalakte von aconso, in der Dokumente und Personaldaten der Beschäftigten zentral gespeichert werden. Führungs- und Verwaltungskräfte, die dazu autorisiert sind, können von jedem Standort und von mobilen Endgeräten auf Personalakten zugreifen. Mit Hilfe von gut durchdachten Berechtigungssystemen ist genau festgelegt, welcher HR-Mitarbeiter welche Personaldaten und Dokumente einsehen darf. Darüber hinaus nutzt die AWO Unterfranken neben der E-Akte auch das Dokumentenmanagement-System (DMS) von aconso. Das DMS ermöglicht eine einheitliche und rechtssichere Erzeugung von HR-Dokumenten.

Da die wichtigsten HR-Services der AWO bereits cloudbasiert sind, funktionieren die Tätigkeiten unabhängig vom Arbeitsort und Endgerät. So war es problemlos möglich, dass fast die komplette HR-Abteilung im Home Office arbeiten konnte, als im März 2020 der erste Lockdown kam. Die Mitarbeiter erhielten von ihrem Arbeitgeber mobile Endgeräte und konnten von zu Hause aus wie gewohnt weiterarbeiten. Dominik Roth, Konzernpersonalleiter der AWO Unterfranken, erzählt: „In der HR-Abteilung sehen wir uns als Unterstützer der Kolleginnen und Kollegen, die in den Pflegeeinrichtungen im Kampf gegen die Pandemie an vorderster Front stehen. Indem wir unsere Services aufrechterhalten, können wir ihnen den Rücken freihalten. Das gibt ihnen Sicherheit in dieser schwierigen Situation.“ Die AWO-Mitarbeiter können auch in der Pandemiezeit darauf vertrauen, dass sie ihr Gehalt wie gewohnt bekommen. Wenn sie Fragen haben – etwa zu Arbeitsschutzmaßnahmen oder Geldersatzleistungen – ist auch im Lockdown ein persönlicher Ansprechpartner für sie da. Auch der Betriebsrat kann dank der digitalen Personalakte – wo immer es gefordert ist – wie gewohnt in HR-Prozesse einbezogen werden.

Quarantäne-Erklärungen und schwierige Personalplanung

Eine besondere Herausforderung während der Pandemie sind die Quarantäne-Fälle. Denn um Patienten, Kollegen und Heimbewohner nicht zu gefährden, müssen Mitarbeiter aus dem Tagesgeschäft herausgenommen werden, sobald ein Infektionsverdacht besteht. Falls das Gesundheitsamt eine Quarantäne anordnet, ohne dass der Betroffene Krankheitssymptome zeigt, erhält er keine AU-Bescheinigung vom Hausarzt, sondern einen Quarantäne-Bescheid. Diesen muss er beim Arbeitgeber einreichen, damit dieser eine Entschädigung für die Entgeltfortzahlung bei den Behörden beantragen kann. Da es im Gesundheitssektor zu erheblichen Corona-bedingten Personalausfällen kommt, ist die Rückerstattung eine wichtige Refinanzierung. Sie verursacht aber auch einen enormen Verwaltungsaufwand.

Die zahlreichen Krank- und Quarantänemeldungen machen im Pandemiefall die Personaleinsatzplanung zur großen Herausforderung. So kann es jederzeit passieren, dass Mitarbeiter plötzlich ausfallen. Trotzdem muss die Versorgung der Klienten und Heimbewohner in jedem Fall gewährleistet bleiben. Führungskräfte in den Einrichtungen müssen daher hochflexibel in der Lage sein, den Personalplan zu ändern und adäquaten Ersatz zu finden. Über die Zeitwirtschaftssoftware hinaus, brauchen die Führungskräfte einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf die Personaldaten ihrer Mitarbeiter – auch nach Feierabend und am Wochenende. Die digitale Personalakte hilft der AWO Unterfranken dabei, diese Herausforderungen zu meistern. Sie ermöglicht es Führungskräften, zügig die Arbeitsvertragsdaten sowie Qualifikationsnachweise ihrer Mitarbeiter einzusehen, und erleichtert es der HR-Abteilung, Entschädigungen zu beantragen.

Da für die Personaleinsatzplanung wichtige Personaldaten zentral und datenschutzgesichert in der E-Akte abgelegt werden können, sind sie für Befugte dort leicht und jederzeit verfügbar.

Der Mensch rückt mehr in den Mittelpunkt

Während der Pandemie hat sich gezeigt, wie wichtig und richtig es ist, das Personalwesen zu digitalisieren. So konnte die HR-Abteilung der AWO Unterfranken nicht nur ihre Services aufrechterhalten, sondern Mitarbeiter auch optimal unterstützen. Die Organisation hat keine nennenswerten Qualitätseinbußen bei der Arbeit im Home Office festgestellt und will auch nach der Corona-Krise flexible und mobile Arbeitsmodelle weiterentwickeln.

Ein schon vor der Pandemie zusammen mit dem Betriebsrat entwickeltes Arbeitszeitkontensystem hat sich bereits zum prämierten Erfolgsmodell für eine hohe Arbeitnehmerzufriedenheit entwickelt. Pandemiebedingt sind nun noch Elemente des Remote Work dazu gekommen. „Ein positiver Effekt der Pandemie ist, dass die HR sich wieder stärker auf ihr eigentliches Wesen besonnen hat, nämlich ihre Fürsorgerolle für die Beschäftigten“, findet Dominik Roth. „Es geht darum, Mitarbeiter zu schützen, sie stärker einzubinden und sie proaktiv bei ihren Vorhaben zu unterstützen. Der Mensch ist Dreh- und Angelpunkt der Geschäftsprozesse. Diese Rolle wünschen sich auch unsere Personaler. Sie möchten für die Menschen arbeiten, HR-Experten und keine Datentypisten sein.“

Neue HR-Services sind möglich geworden

Die Digitalisierung hilft der HR-Abteilung dabei, dieses Selbstverständnis umzusetzen. Denn viele administrative Standard-Aufgaben laufen jetzt automatisiert, schneller und effizienter ab. Das entlastet die Personaler, sodass sie mehr Zeit haben, sich um die Menschen zu kümmern. So konnte die AWO Unterfranken zusätzliche, neue HR-Services anbieten, die von der Belegschaft sehr gut angenommen werden. Im Rahmen der Flexibilisierung der Arbeitszeit hat sie zum Beispiel Lebensarbeitszeitkonten eingeführt, um die sich eine Mitarbeiterin neben dem Tagesgeschäft kümmert. Dank der frei gewordenen Kapazitäten innerhalb der HR-Abteilung konnten sogar feste Ansprechpartner für Fragen zur betrieblichen Altersvorsorge und dem Arbeitnehmerdatenschutz etabliert werden.

Digitalisierung stärkt Arbeitgeber-Marke

Auch bei Bewerbern und neuen Mitarbeitern kommt das moderne Arbeitsumfeld sehr gut an. Dominik Roth erklärt: „Für uns ist es eine tolle Visitenkarte, wenn wir Kandidaten schon durch unsere digitalen HR-Prozesse zeigen können, was für ein moderner Arbeitgeber wir sind. Es drückt ja auch Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern aus, dass man ihnen bestmögliche Hilfsmittel zur Seite stellt. Viele Bewerber sind sehr überrascht, mit welch modernen digitalen Instrumentarien wir arbeiten.“

Künftig sollen neue Mitarbeiter ihren Arbeitsvertrag auch digital erhalten und digital unterschreiben können. Dafür will die AWO Unterfranken die automatisierten Workflows von aconso mit integrierter digitaler Signatur von DocuSign einführen. Dokumente müssen dann nicht mehr ausgedruckt und per Post verschickt werden.

Das spart Zeit und Kosten und beschleunigt den Vertragsabschluss – in Zeiten des Fachkräftemangels ein wertvoller Vorteil.

Mehr zur digitalen Signatur

Ausblick

Nach und nach will die AWO Unterfranken weitere Module von aconso einführen, um ihr gesamtes HR-Workflow-Management zu optimieren. Mithilfe der cloud-basierten Software-Lösungen lassen sich alle HR-bezogenen Kommunikationsprozesse abwickeln und Aufgaben zentral managen. Mitarbeiter können HR-Prozesse dann selbstständig anstoßen. Über ihre HR Document Box haben sie zum Beispiel datenschutzgesicherten Zugriff auf ihre elektronische Gehaltsabrechnung. Das schafft Transparenz und die Menschen fühlen sich stärker eingebunden. Dominik Roth blickt zuversichtlich in die Zukunft.