HR-Blog

Wie HR Software die Work-Life-Balance im Homeoffice verbessert

Mann arbeitet im Garten

Für die Personalabteilung ist HR Software interessant, die die tägliche Arbeit erleichtert und dabei gleichzeitig die Lebensqualität aller Mitarbeitenden erhöht und für eine bessere Work-Life-Balance sorgt. Gerade jetzt, in Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten, können digitale HR Tools die Mitarbeitendenzufriedenheit steigern. Gleichzeitig tragen sie zu einer effektiveren Arbeitsweise und einem positiveren Arbeitsalltag bei.

Damit bei HR-Mitarbeitenden im Homeoffice und beim mobilen Arbeiten nicht die Arbeitsqualität und das Privatleben leiden oder der Teamspirit verloren geht, braucht es also digitale HR-Tools. HR Software ermöglicht es den Mitarbeitenden in der Personalabteilung, ihrer Arbeit mit der gleichen Effizienz nachzukommen wie im Büro und dabei gleichzeitig den Kontakt zu Kolleg:innen aufrechtzuerhalten, ohne dabei mehr Arbeitszeit zu investieren und das Privatleben zu vernachlässigen.

Digitale HR-Technologie bietet allen Mitarbeitenden im Unternehmen die Möglichkeit, HR-Anfragen schnell und unkompliziert von zu Hause oder von unterwegs aus zu stellen und zu bearbeiten. HR ist so in der Lage, schnell und flexibel auf Personalanfragen zu reagieren. Mitarbeitende können HR-Prozesse selbst anstoßen und Informationen selbstständig einsehen, ohne die Personalabteilung zu involvieren. Das entlastet die HR-Fachkräfte langfristig.

Gerade in Homeoffice-Zeiten hat HR Software direkten Einfluss auf die Work-Life-Balance und damit auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie auf die Arbeitsqualität. Der DAK Gesundheitsreport 2020 zeigt unter anderem, dass die zunehmende Digitalisierung und das Homeoffice in der Corona-Krise Arbeitnehmer:innen entlastet. Dabei bewertet jeder zweite die Arbeit mit Laptop, Smartphone und Videokonferenzen im Homeoffice als positiv. Die zwei repräsentativen Befragungen von jeweils über 7.000 Erwerbstätigen vor und während der Pandemie zeigt, dass die Anzahl derjenigen, die die Digitalisierung als Entlastung wahrnehmen, während der Corona-Krise um 37% gestiegen ist. Das tägliche Stresserleben ging sogar um 29% zurück.¹

Ohne Digitalisierung keine Work-Life-Balance im Homeoffice

Homeoffice ohne Digitalisierung ist in der Personalabteilung nur schwer möglich. In vielen Personalabteilungen sind Beschäftigtendaten und HR-Dokumente immer noch in Papierakten zu finden. Und Aktenschränke können schlichtweg nicht mit ins Homeoffice genommen werden.

Personalakten müssen digital zur Verfügung stehen, um dem Mitarbeitenden in der Personalabteilung optimale Arbeitsumstände im Homeoffice zu ermöglichen. Nur so können Aufgaben ohne Mehraufwand und zusätzlicher Investition von Arbeitszeit und Personalressourcen erledigt werden. HR Software ermöglicht nicht nur unkompliziertes HR-Dokumentenmanagement im Homeoffice, es verbessert zusätzlich die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kolleg:innen, die nicht zusammen im Büro sitzen können. Gleichzeitig können aufwendige HR-Prozesse unkompliziert und reibungslos abgewickelt werden.

Digitaler Urlaubsantrag

Ein HR-Prozess, der sich unmittelbar auf den Alltag der HR-Kräfte und die Mitarbeitenden im Homeoffice auswirkt, ist der Urlaubsantrag. Viele Unternehmen arbeiten heute noch mit Urlaubsanträgen in Papierform. Der Aufwand, ein solches Papierformular auszufüllen und im Anschluss an die Personalabteilug und die jeweilige Führungskraft zu übergeben, kann so schon mal mehrere Tage in Anspruch nehmen. Zudem setzt ein Papierformular von allen Beteiligten eine physische Anwesenheit im Büro voraus, was in Corona-Zeiten einfach nicht möglich ist. Dieses Vorgehen schließt die Möglichkeit, spontan Urlaub zu nehmen, somit gänzlich aus. 

In einem digitalisierten HR-Prozess können die Mitarbeitenden ihr Zeitkonto jederzeit über das Smartphone, Tablet oder Notebook einsehen und Urlaub mit nur wenigen Klicks von zu Hause aus beantragen. Die zuständige Führungskraft und die Personalabteilung erhalten die Anfrage ebenfalls digital und können sie umgehend bewilligen. In einem cleveren System ist der Prozess mit dem Kalender des Mitarbeitenden verknüpft. Haben Mitarbeitende an diesem Tag einen wichtigen Termin oder überschneidet sich der Urlaub mit dem anderer Kolleg:innen, weist das System darauf hin.

Warum „Mobile first“ dabei so wichtig ist

Die Digitalisierung kann HR, Mitarbeitenden und Führungskräften das Arbeitsleben im Homeoffice in vielerlei Hinsicht leichter machen und die Work-Life-Balance damit verbessern. Eine zentrale Rolle spielt dabei der Einsatz von mobilen Endgeräten wie Smartphone und Tablet. Denn damit gewinnen alle Personen, die an einem HR-Prozess beteiligt sind, maximale Flexibilität. Im Privatleben sind wir das ohnehin schon gewohnt, denn das Smartphone ist zum zentralen Kommunikationsmittel geworden: Wir buchen Kino- oder U-Bahn-Tickets mit dem Handy und checken am Flughafen ein. Solche komfortablen, mobilen Prozesse erwarten Mitarbeitende heute auch im Personalwesen.


¹ https://www.dak.de/dak/download/dak-gesundheitsreport-2020-pdf-2366094.pdf

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