Menschen sind Gewohnheitstiere und verweilen gern an komfortablen Orten. Jeder von uns kennt ihn, seinen ganz individuellen Wohlfühlbereich. Hier ist es sicher und bequem. In unserer Komfortzone müssen wir nicht mit ungeliebten Überraschungen rechnen, uns unbekannten Situationen, fremden Wagnissen oder Risiken stellen. Hier wissen wir, was zu tun ist und können mit unserem Wissen prahlen. Unser Sicherheitsnetz ist meistens weitgefächert und liefert uns in jedem Lebensbereich eine sichere Umgebung, die zum Verweilen einlädt. Sei es in unserem privaten Umfeld oder beruflich.
Dazu gehört auch, dass wir es gewohnt sind, bestimmte Dinge innerhalb unserer Comfort Zone immer nach genau demselben Muster zu machen, ohne dieses zu hinterfragen. Wenn sich das Bearbeiten eines Prozesses als erfolgreich herausgestellt hat, wieso dann etwas ändern, solange das gewünschte Ziel erreicht wurde? In vielen Personalabteilungen findet man Prozesse, von denen man den Staub abkratzen könnte, wären diese materialisierte Abfolgen von Kommunikationskreisel und Freigabeschleifen. Doch wenn man genau hinsieht, erkennt man, dass es gerade hier sehr viel Potenzial gibt, Arbeitsabläufe neu zu gestalten und sich der Schritt heraus aus der altbekannten Komfortzone lohnt zu gehen.
Effiziente HR-Arbeit beginnt außerhalb der Komfortzone
Unsere Comfort Zone endet da, wo Überwindung anfängt. Überwindung, seine bisherige Arbeitsweise zu hinterfragen, neue Arbeitsschritte zu gehen oder sich an Werkzeugen zu bedienen, an die wir bis dato noch nicht gedacht hatten.
Zeiten ändern sich, auch in der Personalabteilung. Das digitale Zeitalter ist angebrochen und stellt uns eine Reihe an Möglichkeiten zur Verfügung, unsere Prozesse neu zu überdenken und zu optimieren. Sei es durch die Automatisierung einzelner Prozessschritte oder die 100%ige Digitalisierung vollständiger Prozesse. Voraussetzung für den Einzug dieser Veränderung ist offen zu sein. Offen gegenüber neuen Herausforderungen und neuen Technologien. Die manuelle Ablage und Archivierung beispielsweise begleitet die HR-Abteilung bereits seit Jahrzenten. Das System funktioniert, keine Frage. Wieso also hinterfragen. Das Gleiche gilt für das Hin-und-her-Schicken von Papierakten innerhalb des Unternehmens mittels des internen Postversands. Jeder Mitarbeiter bekommt so früher oder später das Dokument, das er angefordert hat bzw. ihm zugestellt werden soll. Funktioniert also auch.
Ja, so eine Papierakte hat man erst einmal in der Hand und sie kann nicht mit einem Klick aus Versehen gelöscht werden. Gleichzeitig kann ein Papierdokument jedoch nicht mit einem Klick verschickt, freigegeben oder für mehrere Personen gleichzeitig zugänglich gemacht werden wie mit einer digitalen Personalakte. Genauso lassen sich Arbeitszeugnisse über den guten alten Mitarbeiterbewertungsbogen händisch erstellen, von der Führungskraft per Hand unterschreiben, vom HRler manuell in der Mitarbeiterakte abgelegen und per Post an den Mitarbeiter senden. Bedient man sich aber der Magie, welche meistens außerhalb der Komfortzone zu finden ist, lässt sich ein Arbeitszeugnis plötzlich innerhalb weniger Sekunden erstellen, automatisch ablegen, mit nur einem Klick freigeben und digital an den Mitarbeiter versenden.
Wunder, oh Wunder, was sich mit einem Blick aus dem Gewohnten alles erkunden lässt. Hinaus aus der Comfort Zone bedeutet, Freiraum für berufliche und persönliche Weiterentwicklung zu schaffen. Wagt man also einen kleinen Schritt hinaus aus seiner gewohnten Arbeitsweise, führt das nicht nur dazu, dass man Neues lernt und seinen Horizont für neue Arbeitswege öffnet. Man schafft gleichzeitig Ressourcen für neue Aufgabenbereiche. Diese lassen sich dann in Aufgabenbereiche investieren, die durch tägliche Routineaufgaben und administrative Tätigkeiten zu kurz gekommen sind.
