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HR in Kurzarbeit – Mit diesen Tipps leidet die Arbeitsqualität nicht

HR bei der Arbeit im modernen Büro

Kurzarbeit vs. Arbeitsqualität

Derzeit befinden sich laut den Berechnungen der gewerkschaftsnahen Hans-Böckler-Stiftung fast vier Millionen Arbeitnehmer in Deutschland in Kurzarbeit.¹ Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit haben bis Mitte April rund 725.000 Betriebe bei den Agenturen für Arbeit Kurzarbeit angemeldet.² Damit der Unternehmenserfolg auch während einer Krise so gut es geht aufrechterhalten werden kann, müssen Mitarbeiter auch während der Kurzarbeit sicherstellen, dass die Arbeitsqualität nicht leidet.

In Krisenzeiten, die Kurzarbeit erfordern, erfährt die Personalabteilung einen Rückgang des Arbeitspensums oft mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung. In vielen HR-Abteilungen bleibt eine Minderung des Workloads jedoch komplett aus und die üblichen Aufgaben müssen innerhalb der reduzierten Arbeitszeit abgearbeitet werden. In bestimmten personalwirtschaftlichen Aufgabenbereichen kämpfen HRler während der Kurzarbeit sogar mit zusätzlichen Aufgaben, die zum normalen Arbeitspensum bewältigt werden müssen. Durch die limitierten Kapazitäten müssen Prioritäten und Dringlichkeiten genauestens geplant und koordiniert werden. Hier heißt es, den Fokus auf maximale Wirtschaftlichkeit zu legen und das Aufrechterhalten von nachhaltiger Agilität anzustreben, um in der Krise einen kühlen Kopf zu bewahren und bei Wirtschaftsaufschwung wieder schnell reagieren zu können.

Priorisierung: Was ist wirklich wichtig?

Die entscheidende Frage, die sich während der Kurzarbeit stellt: Welche Aufgaben sind wirklich wichtig? Der Grad der Aufgabenreduzierung in Personalabteilungen ist während Krisenzeiten oftmals nur minimal zu spüren. Die Erstellung der Gehaltsabrechnung, die Bearbeitung von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten der Mitarbeiter und die Personaldatenpflege hört nicht automatisch auf, nur weil die Auftragslage des Unternehmens stagniert. Ganz im Gegenteil, ist Kurzarbeit angesagt, muss sich die Personalabteilung neben dem üblichen Arbeitspensum auch noch um Aufgaben wie die Kommunikation mit der Bundesagentur für Arbeit oder die Vorbereitung und Koordination von möglichen Verhandlungen mit dem Betriebsrat kümmern. Zusätzlich müssen die Mitarbeiter mit allen wichtigen Informationen versorgt werden, um möglichen Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen. Allein die regelmäßige Kommunikation und Informationsweitergabe mit den Mitarbeitern beansprucht enorme Kapazitäten. Regelmäßige Priorisierung der Aufgaben, um den normalen Betrieb im Unternehmen soweit es geht aufrecht zu erhalten, ist dabei das A und O.   

Lesen Sie hier mehr über die Aufgaben der Personalabteilung bei Kurzarbeit.

Kontinuierliche Planung und klare Strukturen

Kontinuierliche Planung und klare Strukturen auf Basis einer regelmäßig angepassten Priorisierung der Aufgaben ist vor allem für die Umsetzung in der Praxis ausschlaggebend. Eine fortlaufende Evaluierung der aktuellen Wirtschaftssituation im Zusammenhang mit den vorhandenen Kapazitäten und der Auftragslage ist ein Muss, um Reaktionszeiten und Handlungsspielraum so flexibel wie möglich zu halten. Dabei sollten Faktoren wie Urlaubs- und Arbeitszeiten aber auch Feiertage und Überstunden mit einbezogen werden. Das regelmäßige Justieren und Definieren von einzelnen Aufgabenfeldern und die Verteilung der Aufgaben innerhalb der Personalabteilug hilft dabei, neue Aufgaben clever in den Arbeitsalltag zu integrieren und Zuständigkeiten bereits zu Beginn der Krise festzulegen. Das Gleiche gilt für die Erstellung einer verbindlichen Timeline, an die sich jeder einzelne Personaler, aber auch ganze HR-Projektteams, halten müssen. Nur so kann das Gleichgewicht zwischen Planung und Agilität sichergestellt werden.

Digitale Tools: HR-Optimierung durch Digitalisierung

Muss das gleiche oder sogar ein erhöhtes Aufgabenpensum in kürzerer Zeit erledigt werden, sollten bestimmte Aufgabentypen digitalisiert werden, um neue Kapazitäten zu schaffen. Excel-Tabellen und statische Arbeitsprozesse erschweren das Arbeiten bei steigender Arbeitslast, erhöhen die Fehleranfälligkeit und binden unnötige Ressourcen. Clevere HR Software und digitale Tools, die der Personalabteilung beispielsweise die Personaldatenpflege abnehmen, Dokumente automatisch erstellen oder die Ablage und Archivierung übernehmen, sparen wertvolle Arbeitszeit und setzen Kapazitäten frei, die in andere Aufgaben investiert werden können. Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses und der Freigabeprozess beansprucht im normalen Betrieb gerne mal mehrere Wochen oder sogar Monate. Während der Kurzarbeit lässt sich dieser Zeitraum durch die verringerte Arbeitszeit um ein Vielfaches ausweiten. Die Kapazitätsbindung durch die arbeitsaufwendigen HR-Prozesse ist aber auch in anderen Abteilungen enorm. Durch die Digitalisierung von HR-Prozessen werden also nicht nur Personaler entlastet. Eine digitale Personalabteilung heißt gleichzeitig auch Arbeitserleichterung für Führungskraft und Mitarbeiter, die als aktive Prozessbeteiligte in personalwirtschaftlichen Arbeitsabläufen agieren. Mit der passenden Software lässt sich beispielsweise ein Arbeitszeugnis in nur 15 Sekunden erstellen oder ein Arbeitsvertrag bereits im Bewerbungsgespräch erstellen. Freigabeschleifen und zeitfressende Kommunikation werden dadurch eingespart.

Herausforderung Kurzarbeit

Das Thema Kurzarbeit ist für jedes Unternehmen eine echte Herausforderung. Den Spagat zwischen Arbeitszeit verringern und Bewältigung des anfallenden Arbeitspensums bei gleichbleibender Qualität bedarf genauer Planung bei einem ebenso hohen Maß an Agilität. Oft hilft es, hier die verschiedenen Abteilungen, einzelne Teams oder sogar Mitarbeiter gesondert zu betrachten. So lässt sich das benötigte Ausmaß der Kurzarbeit individuell anpassen und die vorhandenen Ressourcen können bestmöglich eingesetzt werden, damit die Arbeitsqualität nicht leidet.


¹ Hans-Böckler-Stiftung, Online-Befragung, aufrufbar unter https://www.boeckler.de/de/pressemitteilungen-2675-23098.htm, 29.05.2020, 10:00 Uhr

² Pressemitteilung der Bundesagentur für Arbeit, aufrufbar unter https://www.arbeitsagentur.de/presse/2020-24-zahl-der-anzeigen-fuer-kurzarbeit-auf-725000-angestiegen, 29.05.2020, 09:58 Uhr

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