Wie digitales Dokumentenmanagement die Einarbeitung erleichtert
Ist der Recruiting-Prozess erfolgreich abgeschlossen, geht es darum, die neuen Mitarbeitenden so gut es geht an Bord zu holen. Neue Mitarbeitende einzuarbeiten und bereits zu Beginn ihrer Employee Experience optimal im Unternehmen und im Team zu integrieren, ist ein wichtiger und dokumentenintensiver Prozess, der viel Koordination und abteilungsübergreifende Kommunikation erfordert.
Im ersten Schritt müssen die Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Anschreiben und Arbeitsvertrag in die Personalakte der neuen Mitarbeitenden migriert werden. Ein digitales Bewerbungsmanagement-Tool und eine ebenfalls digitalisierte Personalakte beschleunigen die Übertragung der Unterlagen in die HR-Dokumentendatenbank um ein Vielfaches. Durch eine geeignete Schnittstelle zwischen Bewerbungsmanagement und der digitalen Personalakte werden Bewerber:innen mit nur wenigen Klicks zu neuen Mitarbeiter:innen. Die Personalabteilung hat standortübergreifenden Zugriff auf alle personalbezogenen HR-Dokumente und Daten der neuen Mitarbeitenden. Das gilt auch für Mitarbeitende, die im Homeoffice sind oder von unterwegs arbeiten.
HR-Dokumente & dokumentenbasierte HR-Prozesse in der Onboarding-Phase:
- Begrüßungsschreiben
- Datenschutzerklärung
- Personalfragebogen
- Einladung zu Onboarding-Events
- Sicherheitseinweisung
- Vorstellung des Teams/Abteilung/Unternehmens
- Informationen bzgl. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
- Organigramm/Aufbau des Unternehmens
- Informationsschreiben
- Betriebliche Altersvorsorgen
- Spezifische Unternehmens-Benefits
Mit der richtigen HR Software können relevante Informations- und Bestätigungsschreiben wie beispielsweise die Datenschutzerklärung oder die Bestätigung zur Sicherheitseinweisung in der Onboarding-Phase ganz einfach digital erstellt und versendet werden. Der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin nimmt diese dann mittels digitaler Signatur zur Kenntnis und das Dokument wird automatisch im richtigen Register der digitalen Personalakte abgelegt. HR muss keine Unterschriften mehr manuell einholen und ist auch nicht mehr gezwungen, den Onboarding-Prozess zu koordinieren — das übernimmt die Software. Durch einen im Vorfeld festgelegten Prozess, in dem alle Beteiligten mit entsprechenden Aufgaben betreut werden, wird zu jeder Zeit sichergestellt, dass jedem Prozessbeteiligten alle nötigen Informationen vorliegen. Dazu kommen regelmäßige Erinnerungen und Informationsupdates zum Prozessstatus. Werden Onboarding-Dokumente bereits im Vorfeld digital erstellt und signiert, entfällt zusätzlich das zeitraubende Digitalisieren der Papierdokumente über fehleranfällige Scanvorgänge.
HR-Dokumente & dokumentenbasierte HR-Prozesse während der Einarbeitung:
- Einarbeitungsplan
- Erinnerungen an anstehende Aufgaben
- Einarbeitungsunterlagen zum individuellen Aufgabenbereich
- Schulungsunterlagen
- Bestätigungsschreiben
Die größten Herausforderungen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden sind die Absprache und Koordination mit anderen Teammitgliedern und Abteilungen. Dabei muss sichergestellt werden, dass jeder weiß, was er wann zu tun hat.
Digitalisierung als Arbeitserleichterung für die Führungskraft
Für die Führungskraft bedeutet Digitalisierung in diesem Zusammenhang, dass keine langen Abstimmungen bzgl. des Einarbeitungsplans mehr benötigt werden. Dank cleverer Software kann dieser dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin bereits am ersten Tag ausgehändigt werden. Durch HR Software minimiert sich der Abstimmungsprozess mit anderen Abteilungen und Fachkräften enorm.
Neuen Mitarbeitenden erleichtert ein digitaler Onboarding- und Einarbeitungsprozess den Einstieg in den neuen Beruf. Sie haben alle nötigen Informationen gesammelt an einem festen Ablageort, auf den sie auch mit mobilen Endgeräten zugreifen können, von zu Hause oder unterwegs.
Für die Personalabteilung bedeutet die Einführung einer digitalen HR Software in der Onboarding- und Einarbeitungsphase vor allem eine enorme Effektivitätssteigerung und damit eine starke Ressourceneinsparung. Frei gesetzte Kapazitäten können in andere Aufgabenbereiche investiert werden. So verbessert die Personalabteilung nicht nur ihre Arbeitsabläufe, sie definiert gleichzeitig ihre Rolle im Unternehmen neu und macht Platz für eine neues Selbstverständnis der HR-Arbeit.
