Digitales Dokumentenmanagement für eine positive Employee Experience
Teil 1: Recruiting
Eine erfolgreiche Employee Journey ist ausschlagebend für eine langfristig erfolgreiche Arbeitsbeziehung. Dabei sollte die Personalabteilung in jeder Phase der Employee Journey sicherstellen können, dass alle Mitarbeitenden zu jedem Zeitpunkt gut betreut und ausreichend informiert sind. Neben Akteuren wie der Führungskraft und dem Team, die aktiven Einfluss auf die Employee Experience nehmen, spielt die Betreuung seitens der HR-Abteilung während des gesamten Arbeitsverhältnisses eine wichtige Rolle.
Die Personalabteilung begleitet Mitarbeitende von der eingehenden Bewerbung bis hin zum Austritt. Dabei fällt eine Vielzahl von dokumentenbasierten HR-Prozessen an. Neben der aktiven Bearbeitung dieser HR-Prozesse und der Erstellung von HR-Dokumenten, nimmt die Koordination aller Prozessbeteiligten eine große Rolle im Tagesgeschäft von HR ein. HR-Dokumente müssen häufig durch das Zutun mehrerer Prozessbeteiligten erstellt, bearbeitet, koordiniert und freigegeben werden. Das macht HR-Prozesse oft zu einem komplizierten und langwierigen Unterfangen.
Digitales Dokumentenmanagement rückt den Menschen wieder in den Mittelpunkt
Die Employee Journey beginnt bereits mit dem Recruiting. Hier beziehen sich dokumentenbasierte HR-Prozesse in erster Linie auf die Koordination und Bearbeitung im Rahmen des Bewerbungsmanagements.
Im ersten Schritt der Recruiting-Phase ist HR mit der Erstellung einer entsprechenden Stellenausschreibung beschäftigt. Um den potenziellen Mitarbeiter oder die potenzielle Mitarbeiterin hier bereits in den Mittelpunkt zu stellen, sollte man auf austauschbare und oberflächliche Floskeln, die vor allem der Selbstdarstellung des Unternehmens dienen, verzichten. Wahrheitsgetreue Hard-Facts zum Aufgabenbereich und klar herausgearbeitete Vorteile für den Bewerber oder die Bewerberin, zusammen mit einem authentischen Unternehmensprofil, sollen bereits beim Lesen der Stellenanzeige ein ehrliches Bild des zukünftigen Arbeitsgebers vermitteln.
Im zweiten Schritt geht es um das Dokumentenmanagement der Bewerbungsunterlagen. Konkret bedeutet das sowohl die Erfassung der eingehenden Bewerbungen, nachdem die Stellenanzeige geschaltet wurde – als auch das Versenden der Empfangsbestätigung an die Bewerber:innen. Dazu kommt die Weiterleitung der Bewerbungen an die internen Ansprechpartner der jeweiligen Fachabteilungen und der Abgleich der Kompetenzen der Bewerber:innen. Die weitere Kommunikation zu Terminabsprachen für Bewerbungsgespräche und Ab- bzw. Zusagen ist besonders wichtig. Hier sollte die Kommunikation unkompliziert und lückenlos gestaltet werden, um die Person nicht mit zu langen Wartezeiten zu verprellen.
HR-Dokumente in der Recruiting-Phase
Stellenbeschreibung
Anschreiben
Lebenslauf
Zeugnisse & Zertifikate
Arbeitsvertrag
„Eine lückenlose und schnelle Kommunikation ist essenziell, wen es um einen reibungslosen Recruiting-Prozess geht. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Bewerber:innen unmittelbares, transparentes Feedback erhalten und wir als Unternehmen alles dafür tun, um interessante Bewerber:innen an uns zu binden“, sagt Wolfgang Bauer, HR Recruiting Manager bei aconso.
HR Software hilft der Personalabteilung, den Recruiting-Prozess so effektiv wie möglich zu gestalten. Dabei wird es sowohl HR als auch der jeweiligen Führungskraft ermöglicht, die richtige Wahl innerhalb kürzester Zeit zu treffen, ohne wichtige Informationen und Qualifikationen zu vernachlässigen. In der heutigen Zeit setzen viele Bewerber:innen einen digitalen Bewerbungsprozess voraus. Angefangen bei der Suche nach dem richtigen Job, bei der fast 84 % der Jobsuchenden Stellenausschreibungen über das mobile Endgerät aufrufen bis hin zum Bewerbungsprozess selbst. Die neuen Generationen an Arbeitnehmer:innen erwarten einen unkomplizierten Bewerbungsprozess mit minimalem Aufwand und schneller Kommunikation über mehrere Kontaktwege wie beispielsweise WhatsApp, Xing oder LinkedIn.¹
Für die Personalabteilung bedeutet ein digitaler und automatisierter Recruiting-Prozess vor allem eine enorme Arbeitserleichterung. Abteilungsübergreifende Abstimmungsprozesse, Freigaben und die Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen können durch eine HR Software verkürzt werden. Dabei wird zu jeder Zeit sichergestellt, dass alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Das übernehmen Bewerbungsmanagement-Tools wie beispielsweise SAP SuccessFactors mit einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis automatisch. So ergeben sich kürzere Durchlaufzeiten von Bewerbungen (Time-to-hire), was wiederum zu einer positiven Candidate Experience führt.
„Digitales Recruiting bedeutet für mich eine Plattform zu nutzen, auf der sämtliche Bewerbendendaten zentral abgespeichert werden, um so eine schnelle und effektive Kommunikation zwischen HR und der Fachabteilung ermöglichen“, so Wolfgang Bauer.
Durch neue Technologien können ganze Recruiting-Prozessschritte automatisiert werden. So lässt sich beispielsweise der oft sehr aufwendige Prozess der Arbeitsvertragserstellung bereits im Rahmen des Bewerbungsgesprächs abschließen. Das beinhaltet sowohl das Festlegen aller variabler Faktoren wie Gehalt, Urlaubstage usw. als auch die Unterschrift beider Parteien. Mit der richtigen Software für HR-Dokumentenerzeugung wird ein Arbeitsvertrag in Echtzeit in nur wenigen Sekunden erstellt und kann bereits im Bewerbungsgespräch unterzeichnet werden. Im Kampf um wertvolle Fachkräfte ist das ausschlaggebend, um konkurrenzfähig zu bleiben.
¹ HR-Digital Studie Zalvus: Wie funktioniert effektives Online-Recruiting?, 2019
