HR-Blog

HR-Digitalisierung ohne Wenn und Aber

Digitale Personalabteilung

Viele Personalabteilungen sind gezeichnet von den letzten Monaten und dem Arbeiten unter Pandemie-Bedienungen. Dabei stellt sich schon längst nicht mehr die Frage nach der Digitalisierung. Jetzt geht es lediglich darum, den Digitalisierungsgrad personalbezogener Arbeitsabläufe neu zu definieren. Die Personalabteilung der Zukunft setzt auf 100 Prozent digitale und hochvernetzte HR-Prozesse.

Eine zu 100% digitale HR-Abteilung ist kein technisches Gedankenexperiment. Die vergangene Zeit hat die Relevanz digitaler Technologie innerhalb der HR-Abteilung noch einmal deutlich gemacht. Digitale Tools ermöglichen es den Personaler:innen, ihrer Arbeit auch im Home Office oder im mobilen Arbeiten nachzukommen ohne dabei an Produktivität zu verlieren. Software entlastet die Personalabteilung, erhöht die Effizienz und bringt mehr Flexibilität in den Arbeitsalltag. Dadurch werden starre Arbeitsstrukturen aufgebrochen.

Gleichzeitig stellt HR Software aber auch neue Anforderungen an die HR-Abteilung. Sie erfordert die Bereitschaft zum lebenslangen Lernen, um mit den technologischen Veränderungen Schritt zu halten. Schnelle, effiziente und finanzierbare Qualifikations- und Weiterbildungsmaßnahmen spielen dafür eine wichtige Rolle. Zudem gilt es, Ängste vor Neuerungen zu überwinden.

Warum die HR-Abteilung Vorreiter sein muss

Der HR-Abteilung kommt auf dem Weg zur Arbeitswelt 5.0 eine tragende Rolle zu. Sie hat die Aufgabe, das gesamte Unternehmen im Transformationsprozess zu begleiten und Mitarbeitende zu motivieren, den Wandel positiv zu sehen. Dabei sollte sie mit gutem Beispiel vorangehen. Denn ein digitales Personalwesen fördert die Akzeptanz für neue Technologien im Unternehmen und die Veränderungsbereitschaft. Zudem erhöhen digitale Personalprozesse die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Arbeitgeberattraktivität. Laut einer Studie von Bain & Company können sie die Effizienz um bis zu 30 Prozent steigern. Trotzdem arbeitet noch etwa ein Drittel der Personalabteilungen primär mit manuellen Prozessen.

Dort digitalisieren, wo es sinnvoll ist

Es gibt also noch viel zu tun. Aber wo sollte man am besten anfangen? Grundsätzlich lassen sich alle regelbasierten Abläufe mit Algorithmen abbilden und automatisieren. Das trifft auf die meisten HR-Prozesse zu, sei es die Vertragserstellung, die Zeugnisgenerierung oder die Urlaubsbeantragung. Unternehmen sollten prüfen, wo ihnen die Digitalisierung spürbare Vorteile bringt. Ulrich Jänicke, CEO aconso, erklärt: „Digitalisierung sollte mit Köpfchen eingesetzt werden. Sie lohnt sich dort, wo man die Effizienz steigern oder Mitarbeitenden und Führungskräften das Leben erleichtern kann. Jedes Unternehmen muss individuell für sich entscheiden, in welchen Bereichen das zutrifft.“

Eine erhebliche Zeit- und damit Kostenersparnis bringt die Digitalisierung immer dann, wenn es um eine große Masse geht. So muss zum Beispiel ein Systemgastronom mit einer jährlichen Fluktuation von 20.000 Mitarbeiter:innen auch 20.000 Arbeitsverträge im Jahr schreiben. Bei einer Bearbeitungszeit von einer Stunde pro Vertrag fallen dadurch 20.000 Arbeitsstunden an – oder fast 20 Personenjahre. Mit einer automatischen Dokumentenerzeugung lässt sich der Aufwand dagegen auf ein Minimum reduzieren. Eine Führungskraft kann einen rechtssicheren Arbeitsvertrag so direkt am Ende des Vorstellungsgesprächs in wenigen Sekunden erstellen. Dabei muss die Personalabteilung noch nicht einmal eingreifen.

Während sich die automatische Dokumentenerzeugung für den Systemgastronom schnell bezahlt macht, ist sie dagegen für einen kleinen Mittelständler, der pro Jahr nur zehn neue Mitarbeiter:innen einstellt, weniger sinnvoll. Er kann seine zehn Arbeitsverträge effizienter weiterhin von Hand schreiben. Hier würde eine Digitalisierung mehr Aufwand verursachen als Ersparnis bringen.

Den digitalen Wandel pragmatisch begrüßen

Es ist Aufgabe der Personalabteilung, den digitalen Wandel im Unternehmen zu begleiten und zu fördern. Dafür sollte sie mit gutem Beispiel voranschreiten. Das erfordert jedoch Mut zur Veränderung. Unternehmen, die einen hohen Leidensdruck haben, fassen diesen Mut meist schneller. Denn ein Systemgastronom, der pro Jahr 20.000 Arbeitsverträge erstellen muss, wird nicht lange zögern, diesen Prozess zu automatisieren. Ulrich Jänicke fasst zusammen: „Eins ist klar: Die Digitalisierung im HR-Bereich kommt. Die Frage ist nur, wann und wie schnell. Unternehmen sollten jetzt die Chance ergreifen, ihre Zukunft aktiv zu gestalten. Dabei ist ein pragmatischer Ansatz gefragt. Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein. Vielmehr geht es darum, HR-Mitarbeiter:innen von zeitaufwendigen administrativen Aufgaben zu befreien. So können sie wieder auf das Wesentliche fokussieren: den Menschen.“

NEWS