So gelingt die Digitalisierung in öffentlichen Institutionen
Die HR-Abteilung stellt sich Tag für Tag vielen Herausforderungen. Der Einzug der Digitalisierung, der bevorstehende Fachkräftemangel und der demografische Wandel innerhalb der Belegschaft sind nur einige davon. Die Landesministerien und -behörden, Landratsämter, Kommunen, Kliniken und andere öffentliche Einrichtungen müssen langfristig mithalten können im Wettbewerb mit der Privatwirtschaft. Dabei ist die Positionierung als moderner Arbeitgeber und die damit verbundene digitale Transformation vor allem im Bereich der Human Resources essentiell.
Klar ist: Der digitale Wandel macht auch vor Behörden, Verwaltungen, Gemeinden und dem öffentlichen Gesundheitswesen keinen Halt. Glaubt man der von Microsoft in Auftrag gegebenen Studie „Digitaler Aufbruch im öffentlichen Sektor“¹, wird einem schnell klar, welch enormen Nachholbedarf vor allem Personalabteilungen im öffentlichen Sektor haben, wenn es um die Digitalisierung geht. Über die Hälfte der Unternehmen im öffentlichen Sektor sehen sich zwar bereits von der digitalen Transformation betroffen, an der proaktiven Umsetzung hapert es aber noch gewaltig.
Pain points & Herausforderungen bei der HR-Digitalisierung im öffentlichen Sektor
Doch wo genau drückt der Schuh, wenn es um die Digitalisierung der Personalabteilungen auf kommunaler, Landes- oder gar Bundesebene geht? Wie in jeder Personalabteilung sind die hemmenden Kernthemen vor allem der Datenschutz und die Sicherheit. Der öffentliche Sektor unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben was IT-Sicherheit und die Einhaltung deutscher Datenschutzstandards angeht. Kommt beispielsweise die Digitale Personalakte als Beamtenakte zum Einsatz, müssen klar definierte Rechtsvorschriften aus dem Beamtengesetz umgesetzt werden. So sind Vorgaben zu Auskunftsrecht und Aufbewahrungspflicht explizit geregelt und sorgen damit für eine höhere Rechtssicherheit. Sie lassen somit keinen Spielraum für eine falsche Interpretation der Datenschutzrichtlinien.
Der Gedanke, zukünftig ganz auf Papier zu verzichten, fällt dem öffentlichen Sektor, wie allen anderen Branchen, erst einmal schwer. Hier fehlt es an Mut zu Innovation und Veränderung. Auch der Gedanke, die Beamtenakten & Co. in die Cloud umzusiedeln, um Skalierbarkeit und Flexibilität digitaler Tools zu erhöhen, lässt den öffentlichen Sektor zurückschrecken. Dabei gibt es gerade hier keinen Grund zur Sorge. Wird das Rechenzentrum in Deutschland gehostet, greift das deutsche Beamtenrecht, das deutsche Bundesdatenschutzgesetz und die europäische Datenschutzgrundverordnung. Das Sicherheitsnetz ist also groß genug um sich vor Datenmissbrauch zu schützen.
Checkliste: Die wichtigsten Punkte für HR Software im Öffentlichen Sektor
Neue Denkweisen bringen ganze neue Ergebnisse hervor
Gerade HR-Abteilungen des öffentlichen Sektors sind einem stetig wachsenden Wettbewerbsdruck ausgesetzt und müssen aus ihrer gesellschaftlichen Verantwortung heraus den hohen Anforderungen an Effizienz, Transparenz sowie Nachhaltigkeit bei einer steigenden Komplexität politischer Rahmenbedingungen gerecht werden. Genau dahingehend unterstützt die Digitalisierung mit cleveren HR-Tools. Durch die Automatisierung komplizierter HR-Prozesse können Zeit und Kosten eingespart und neue Kapazitäten gewonnen werden. Mitarbeiter und Führungskräfte aller Abteilungen werden aktiv in Prozesse eingebunden, Aufgaben werden da bearbeitet, wo sie entstehen, und die Personalabteilung wird langfristig von administrativen Aufgaben befreit. Zusätzlich wird die Transparenz erhöht, da einzelne Bearbeitungsschritte und Informationswege für Mitarbeiter und Führungskräfte in Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung besser erkennbar sind und Informationen leichter zugänglich gemacht werden. So lassen sich Spannungsfelder zwischen Effizienzsteigerung, IT- und Datensicherheit vermeiden. Das Zusammenspiel von gesetzlichen Regularien, Umsetzbarkeit und abteilungsübergreifender Akzeptanz wird somit verbessert. Der Shift vom HR-Verwaltungsdenker zum Digitalisierungskoordinator zeigt sich jedoch als größte Herausforderung.
Nur ein neues Mindset aller Mitarbeiter innerhalb der Personalabteilung im öffentlichen Sektor stellt den Erfolg einer Digitalisierungsstrategie für das ganze Unternehmen sicher.
HR-Abteilungen im öffentlichen Sektor: Ein Blick in die Zukunft
Langfristig werden sich vor allem Arbeitnehmer und Kunden, die privat aus einem voll digitalisierten Umfeld kommen, nicht mehr mit manuellen, immer wiederkehrenden Tätigkeiten zufriedengeben. In Zeiten, in denen man seine Lebensgeschichte mit nur einem Klick mit der ganzen Welt teilen kann, in der man virtuell durch reale Straßen läuft und Arztbesuche über Webcams laufen lässt, kämpfen HRler im öffentlichen Sektor immer noch mit meterhohen Papierakten, manueller Ablage und komplizierten HR-Prozessen. Das schreit nach Veränderung.
