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HR-Collaboration – Modewort oder die neue Art der Vernetzung?

Collaboration Zusammenarbeit HR

Experten-Interview zum Thema Collaboration

Die abteilungs- und standortunabhängige Zusammenarbeit ist in Zeiten von Digitalisierung und künstlicher Intelligenz mit vielen Vorteilen verbunden. Was aber genau hinter HR-Collaboration steckt und welche Auswirkungen das Thema auf die Personalabteilung hat, zeigen Ulrich Jänicke, CEO der aconso AG, und Dr. Martin Grentzer, CFO der aconso AG, im folgenden Interview.

Was macht aus Ihrer Sicht das Thema HR-Collaboration aus?

Martin Grentzer: „HR-Collaboration meint mehr als die reine Zusammenarbeit der HR-Mitarbeiter innerhalb der Personalabteilung. HR-Collaboration schließt alle Beteiligten eines HR-Prozesses aktiv mit ein. Sie suggeriert ein Gemeinschaftsgefühl, das abteilungsübergreifend und unabhängig von Unternehmensstandort und Anzahl der Beteiligten funktioniert. Sie steigert nicht nur die Konnektivität innerhalb der HR-Abteilung, die verbindet das ganze Unternehmen. Collaboration verkürzt Kommunikationswege einer Personalabteilung enorm, verbessert die Teamarbeit und öffnet ihr gleichzeitig die Tür in die digitale Welt. Zudem steigert sie die Effizienz und schafft damit Verbundenheit zwischen der Personalabteilung und dem Unternehmen.“

Ist HR-Collaboration nur ein neues Modewort für Kooperation oder steckt da mehr dahinter?

Ulrich Jänicke: „HR-Collaboration ist nicht nur ein Modewort. Es fasst sehr treffend das Thema Zusammenarbeit im New-Work Zeitalter zwischen Personalabteilung und dem gesamten Unternehmen zusammen. Der Ausdruck Collaboration wird sich etablieren. Sie beschreibt wie kein anderes Wort die unternehmensweiten Interaktionen, die sich nicht mehr länger auf einen bestimmten Personenkreis, einen festgelegten Kommunikationskanal oder ein bestimmtes Endgerät beschränken lassen.“

Warum gewinnt das Thema HR-Collaboration in den letzten Monaten so richtig an Fahrt?

Ulrich Jänicke: „Viele Unternehmen haben gemerkt, dass sie einen klaren Vorteil haben, wenn sie sich darum bemühen, die Zusammenarbeit innerhalb der Personalabteilung und zwischen HR und dem gesamten Unternehmen optimieren. In Zeiten von New-Work steckt hinter effektiver Personalarbeit nun mal mehr als eingestaubte manuelle administrative Prozesse. Collaboration meint einen zeitgleichen, digitalen Informationsaustausch mit mehreren Beteiligten. Das steigert die Effizienz des täglichen Arbeitens innerhalb und mit der HR-Abteilung enorm. Sei es mit digitaler Technologie, die ganze HR-Prozesse steuert oder clevere Software, die es HRler, Führungskraft und Mitarbeiter ermöglicht, HR-Tasks innerhalb weniger Sekunden abzuarbeiten.“

Gibt es bestimmte Branchen oder auch Unternehmensgrößen und Tätigkeitsfelder, die besonders geeignet sind für Collaboration-Projekte? Und welche sind es nicht?

Dr. Martin Grentzer: „Eine Unterscheidung zwischen Branche oder Unternehmensgröße gibt es beim Thema Collaboration nicht. Komplizierte Prozesse können auch in einem kleinen Unternehmen für Chaos sorgen. Wichtig bei diesem Thema ist es, Prozesse an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens anzupassen.“

Welche Voraussetzungen müssen in Personalabteilungen gegeben sein, damit HR-Collaboration klappt?

Ulrich Jänicke: „Die wichtigste Voraussetzung ist die Bereitschaft und der Wille der Personaler, sich mit neuen Arbeitsweisen und Technologien auseinander zu setzen. Das Gefühl von Verbundenheit und offenem Austausch muss von der gesamten HR-Abteilung getragen werden, damit alle von den Veränderungen profitieren.“

Wie ist Ihre Erfahrung aus der Praxis – sind Unternehmen auf Einsatz von HR-Collaboration-Techniken vorbereitet?

Ulrich Jänicke: „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass HR-Collaboration-Plattformen immer häufiger Anklang finden. Erkennen Unternehmen einmal das Potenzial von Collaboration-Techniken, ist die Akzeptanz gegenüber den damit einhergehenden Veränderungen wesentlichen höher. Von Unternehmen zu Unternehmen ist die Technik-Affinität innerhalb der HR-Abteilungen natürlich unterschiedlich, generell ist die „Readiness“ für solche Techniken aber gegeben.“

Welche Auswirkungen hat Collaboration auf die Personalabteilung und die IT?

Dr. Martin Grentzer: „Für die IT ist die Umstellung zur HR-Collaboration im ersten Schritt eine Investition in die benötigte IT-Infrastruktur. Für die Mitarbeiter der Personalabteilung bedeutet Collaboration vor allem effizienteres Arbeiten und erhöhte Teamarbeit durch eine unkomplizierte, hürdenlose Kommunikation.“

Welche Auswirkungen hat HR-Collaboration auf die gesamte Organisation?

Ulrich Jänicke: „HR-Collaboration bedeutet für die gesamte Organisation vor allem Zeit- und Kostenersparnisse durch effizientere Zusammenarbeit. Führungskräfte und Mitarbeiter aus anderen Abteilungen sind ebenfalls davon betroffen, wenn HR-Prozesse kompliziert und aufwendig gestaltet sind. Durch neue Technologie, die HR-Collaboration fördert, können Freigaben mit nur einem Klick über das Smartphone erteilt und der Urlaubsantrag ganz einfach von unterwegs aus eingereicht werden. Die Kommunikation ist wesentlich schneller und unkomplizierter. Das erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. So sind alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand, HR-Prozesse werden nachvollziehbarer und gleichzeitig beschleunigt.“

Wie verändern sich HR-Prozesse im Unternehmen? Welche Aufgaben kommen dabei auf das Management zu?

Dr. Martin Grentzer: „HR-Prozesse lassen sich durch digitale Collaboration-Lösungen schneller bearbeiten und leichter steuern. Für die Personalabteilung heißt das, dass komplizierte Prozesse mittels smarter Algorithmen, um ein Vielfaches vereinfacht, in die digitale Welt übersetzt werden. So nehmen aufwendige administrative Tätigkeiten nur noch einen Bruchteil der Arbeitszeit in Anspruch und man spart kostbare Ressourcen, die jetzt in andere Aufgabenbereiche investiert werden können.

Das Management hat dabei die Aufgabe, bereits zu Beginn der Umstellung alle Mitarbeiter mit an Bord zu holen und im aktiven Austausch mit der Personalabteilung alle HR-Prozesse neu zu überdenken und entsprechend anzupassen. So steigt die Akzeptanz gegenüber der Veränderung und unnötige Prozessschritte werden ausgemerzt.“

Collaboration setzt vor allem voraus, dass die HR-Mitarbeiter mitziehen. Das Verhalten einer Personalabteilung und somit all ihrer Mitarbeiter zu verändern, ist kein leichtes Unterfangen. Gewohnte Verhaltensmuster lassen sich nicht einfach über Bord werfen.

Wie gewinne ich Mitarbeiter für diese neue Art der Zusammenarbeit?

Ulrich Jänicke: „Die HR-Mitarbeiter müssen die Chance bekommen, diese neue Art der Zusammenarbeit mitgestalten zu können. Werden Mitarbeiter bereits zu Beginn in alle Entscheidungen involviert und können sich selbst und ihre Wünsche miteinbringen, haben sie genug Zeit, sich mit den neuen Arbeitsweisen auseinanderzusetzen und die Veränderung wird ihnen leichter fallen.“

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