Digitalisieren für die Umwelt
Jeder Deutsche verbraucht im Durchschnitt 250 kg Papier pro Jahr. Damit konsumieren wir fast die fünffache Menge eines durchschnittlichen Erdenbürgers, der pro Jahr und Kopf nur 57 kg verbraucht.¹ Geht man davon aus, dass man für 1 kg Papier ca. 2,2 kg Holz benötigt und man aus einer Fichte (Rohdichte 470kg/m³) ca. 671 kg Holz gewinnt, verbraucht jeder von uns fast eine ganze Fichte im Jahr in Form von Papier.² Überträgt man diese Rechnung auf die Papierarchive vieler deutscher Personalabteilungen, wird einem schnell klar, dass viele Großunternehmen ganze Wälder in ihren Lagerräumen horten.
Das Konzept eines papierlosen Büros wurde im Zusammenhang mit der Digitalisierung bereits ausgiebig diskutiert. Betrachtet man ein papierloses Büro aus Sicht des Umweltschutzes, wird die Dringlichkeit, zukünftig auf Papier zu verzichten, noch höher.
Wie groß der Nachholbedarf beim allgemeinen Bewusstsein zum Thema Papierverbrauch ist, zeigt die Studie von viadesk, Monitor Papierloses Büro 2018. Hier halten nur 48 % der Vorgesetzten ein papierloses Büro für sinnvoll und nur 51 % für realistisch. Selbst 2015 gab es noch mehr Befürworter für ein papierloses Büro als 2018.³ Wie kann das sein? In Zeiten, in denen die Vorteile der Digitalisierung bereits zur Genüge dargelegt wurden und es heute selbst für Schulkinder selbstverständlich ist, freitags für die Umwelt auf die Straßen zu gehen und uns eine sechzehnjährige Schwedin immer wieder aufs Neue die Augen öffnet, indem sie uns die schonungslose Wahrheit über den Gesundheitszustand unserer Erde in emotionalen Reden um die Ohren haut.
Zumindest sind die Vorteile der Digitalisierung, was die Zusammenarbeit und die Arbeitsersparnis angeht, dem Großteil der Führungskräfte bewusst. So sind 71 % bzw. 73 % der Meinung, dass sich digitale Dokumente leichter archivieren und mit anderen teilen lassen.⁴
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Zeit, sich von den heißgeliebten Aktenordnern zu verabschieden
Die Zeiten, in denen wir der Personalabteilung eines anderen Standortes Papieraufzeichnungen per Post zugesendet haben, sind definitiv vorbei und längst nicht mehr salonfähig. Mittlerweise gibt es eine Menge an Dienstleistern, die sich auf die Digitalisierung von Papierdokumenten und deren digitale Erstellung spezialisiert haben. Dabei stellt selbst das Konvertieren von sensiblen Personaldokumenten in ein digitales System kein Problem mehr dar. Der richtige Dienstleister kümmert sich um den Transport der Altakten bis hin zur Aufbereitung, wie der Klassifizierung, und sogar das Entfernen von Heftklammern oder das Einlegen von Register-Trennblättern wird übernommen. Zusätzlich wird für die sichere Einlagerung, Rücklieferung oder Vernichtung der Papierakten gesorgt. Die digitalisierten Dokumente landen dann in einer digitalen Personalakte. Hier lassen sich Register- und Dokumentenartenstruktur genauso gestalten wie bei der altbekannten Papierakte. Die Orientierung innerhalb der Akte wird dem Personaler also leichtfallen. Das individuelle Berechtigungssystem lässt selbst Mitarbeiter und Führungskräfte an der Verwaltung der Akten partizipieren. Alle Beteiligten greifen immer auf den gleichen aktuellen Datenschatz zu und das sogar zeitgleich.
Dokumente lassen sich ganz einfach digital erstellen und automatisch in der digitalen Mitarbeiterakte ablegen. Dabei ziehen sich die Stammdaten aus dem vorherrschenden HCM und der Personaler muss keine Zeit mehr mit der Eingabe von Mitarbeiterdaten verbringen. Und das Wichtigste: Wir sparen uns die Tonnen Papier, die am Ende doch nur in meterhohen Lagerräumen landen, was dann auch noch horrende Lagerkosten verursacht.
Oh, du geliebtes Papier
Eine Entschuldigung, wieso wir immer noch ganze Wälder roden, nur um unseren Kollegen eine Message auf einem kleinen gelben Zettel hinterlassen zu können oder die Rechnung noch einmal in Papierform zu haben, weil sie gar so schön ist, muss erstmal erfunden werden. Zu vielseitig und effektiv sind die Alternativen im digitalen Zeitalter, als dass sich das Bedürfnis nach der uns so vertrauten Haptik rechtfertigen ließe.
Es ist an der Zeit. Ein letztes Mal, als Andenken. Und wirklich nur, damit wir das Gefühl nicht vergessen wie sich ein warmes, frisch aus dem Drucker kommendes Papier anfühlt und riecht, schmeißen wir nun alle ein letztes Mal den Drucker an, halten uns an den Händen, sind so tapfer wie möglich und nehmen Abschied von dir, oh du geliebtes Papier.
1) https://www.verbraucherservice-bayern.de/themen/umwelt/papierverbrauch-steigt-trotz-digitalisierung, 16.10.2019, 14:20 Uhr
2) https://www.regenwald-schuetzen.org/fileadmin/user_upload/pdf/Projekt/Weil-wir/Papier/weil-wir-es-wert-sind-wie-viel-in-baeumen.pdf, 16.10.2019, 14:21 Uhr
3) 4) Studie viadesk: Monitor Papierloses Büro 2018, Manager gibt noch kein gutes Vorbild beim Papierverbrauch ab, aufrufbar unter https://www.viadesk.de/monitor-2018-papierloses-buero
