Erfahrungsbericht

DIGITALE PERSONALAKTE UND DOKUMENTEN-ERZEUGUNG BEI TÜV RHEINLAND

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Digital reicht nicht -
HR-Services aus einer Hand sind gefragt

Auf dem Weg zum Digital Workplace setzen heute immer mehr Personalabteilungen auf Softwareanbieter, die mehrere HR-Services aus einer Hand liefern können. So ist sichergestellt, dass die verschiedenen Lösungen optimal ineinander greifen. Auch TÜV Rheinland verfolgt diesen Ansatz: Mit der Digitalen Personalakte, dem zugehörigen Scan-Modul und der automatischen Dokumentenerzeugung aus dem Hause aconso implementiert der Prüfdienstleister eine neue Generation von digitalen HR-Tools.

UNTERNEHMEN

  • International führender unabhängiger Prüfdienstleister
  • 19.000 Beschäftigte weltweit
  • 145 Jahre Tradition

HERAUSFORDERUNGEN​

  • Zeit- und Ressourceneinsparung
  • Webfähigkeit und mobiler Zugriff
  • SAP-Kompatibilität

LÖSUNG

  • aconso Digitale Personalakte mit
    zugehörigem Scan-Modul
  • aconso Dokumentenerzeugung
  • Private Cloud im eigenen Rechenzentrum

Projektverlauf

Mit der neuen Digitalen Personalakte verwalten die Mitarbeiter der HR-Abteilung nun zirka 730.000 Dokumente über ein einziges Dashboard – bequem vom Bürostuhl aus, im Home Office oder von unterwegs. Dokumente, die trotzdem noch in Papierform anfallen – wie etwa Verträge, die erst mit Unterschrift rechtskräftig werden – können über ein zugehöriges Scan-Modul nun unkompliziert ins System übertragen werden. „Als wir aconso auf einer Messe kennengelernt haben, waren wir bereits mitten im Evaluationsprozess und hatten schon einige andere Lösungen gesehen. Der HR-Lösungsanbieter hat uns von Anfang an mit seinem Konzept überzeugt“, so Wolfgang Thomaschitz.

AUF DEM WEG ZUM DIGITAL WORKPLACE SEIT 2007

Bei deutschlandweit mehr als 10.000 Angestellten nahmen die Papierdokumente immer mehr Platz ein. Zudem wurden die Unterlagen dezentral gelagert und mit unterschiedlichen, historisch gewachsenen Systemen verwaltet. So entschied sich das Unternehmen bereits vor zehn Jahren dazu, Mitarbeiterdokumente in eine elektronische Personalakte eines anderen Anbieters zu überführen. Die 2007 eingeführte elektronische Personalakte war jedoch fast zehn Jahre später nicht mehr State-of-the-Art für das zukunftsorientierte Unternehmen. 

Herzstück Digitale Personalakte überzeugt

Nach den Vertragsverhandlungen wurde die aconso Digitale Personalakte innerhalb von zirka sechs Monaten reibungslos implementiert. Zusätzlich zur Digitalen Personalakte entschied sich TÜV Rheinland auch für das Scan-Modul von aconso sowie das Tool zur automatischen Dokumentenerzeugung. TÜV Rheinland beschloss, die Lösung in einer Private Cloud im eigenen Rechenzentrum in Köln zu betreiben. „Wenn dann noch die automatische Dokumentenerzeugung startet, sind wir schon fast beim komplett papierlosen Büro angelangt“, so Thomaschitz.

Als eines der nächsten Projekte möchte TÜV Rheinland daher auf jeden Fall die digitale Unterschrift angehen. Zudem sind der Zeugnis-Generator, die Vertragsdatenbank und das Prozessmanagementsystem von aconso im Gespräch. Ein effizienter Digital Workplace ohne Medienbrüche rückt damit für TÜV Rheinland in Sichtweite.

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