Digitale Personalakte und Datenschutz

Digitale Personalakte:
So gelingt die Einführung in wenigen Schritten

Ist die Entscheidung einmal gefallen, sich von Papierakten in der Personalabteilung zu verabschieden, kann es oft nicht schnell genug gehen. Natürlich sollen die Daten und Dokumente so rasch wie möglich in digitaler Form bereitstehen. Jedoch gibt es im Vorfeld noch einige Dinge zu beachten. Um bei der Einführung nichts zu überstürzen, sollten Sie diese Tipps beachten.

Digitale Personalakte Einführung

So gelingt die Einführung in wenigen Schritten

Ist die Entscheidung einmal gefallen, sich von Papierakten in der Personalabteilung zu verabschieden, kann es oft nicht schnell genug gehen. Natürlich sollen die Daten und Dokumente so rasch wie möglich in digitaler Form bereitstehen. Jedoch gibt es im Vorfeld noch einige Dinge zu beachten. Um bei der Einführung nichts zu überstürzen, sollten Sie diese Tipps beachten.

Was ist bei der Einführung zu beachten?

Die Implementierung einer Software für elektronische Personalakten muss heute kein zeit- und nervenraubendes Großprojekt mehr sein. Standardisierte Best-Practice-Vorgehen ermöglichen die Einführung in wenigen Schritten. Dennoch gibt es im Vorfeld wichtige Punkte zu beachten. Welche Anforderungen muss die Software erfüllen? Welche Kriterien sind bei der Anbieterauswahl zu berücksichtigen? Wie gelangen Papierakten und Personalstammdaten eigentlich in der Software? Mit unseren Tipps wird die Einführung einer digitalen Personalakte zum Erfolg.

1. Anforderungen definieren

Steht die Entscheidung für die Einführung erst einmal, geht es im nächsten Schritt darum, die Anforderungen genauer zu definieren. Die neue HR Software greift genau da an, wo es in vielen Personalabteilungen den meisten Optimierungspotenzial gibt. So werden Pain Points der HR-Abteilung in Bezug auf das Dokumentenmanagement aktiv angegangen und Arbeitsabläufe langfristig beschleunigt und vereinfacht.

Je genauer die Anforderungen im Vorfeld definiert werden, desto größer ist der Mehrwert der Software. Hier müssen Aspekte geklärt werden, die die Basis der elektronischen Akte definieren. Wie viele der vorhandenen Mitarbeiterakten sollen in das HR-System überführt werden? Liegen diese bereits in digitaler Form vor oder müssen die Papierdokumente digitalisiert werden? Welche Informationen soll die elektronische Akte überhaupt enthalten und welche Stammdaten sollen innerhalb der Akte gepflegt werden?

Um den Informationspflichten bzw. Auskunftsrechten gemäß § 15 Abs.3 DSGVO nachzukommen, können Mitarbeitende mit der digitalen Personalakte jederzeit ortsunabhängig auf ihre Akte und ihre Unterlagen zugreifen. Alle gespeicherten Informationen können jederzeit unverzüglich mit unverändertem Inhalt und Index wiedergegeben werden.

2. Anbieter und Funktionen sorgfältig auswählen

Bei der Anbieterauswahl muss im nächsten Schritt sichergestellt werden, dass die davor definierten Anforderungen mit den entsprechenden Funktionalitäten zusammenpassen. Gleichzeitig sollte die Software über Grundfunktionalitäten verfügen, die das Arbeiten nachhaltig und sicher machen.

Datenschutz-Zugriffskontrollkonzept

Geht es um die Auswahl des richtigen Anbieters, sollte besonders wegen der personenbezogenen Daten auf ein entsprechendes Datenschutz- Zugriffskontrollkonzept geachtet werden. Die Lösung muss sicherstellen, dass nur die Personen(-gruppen) Zugriff auf HR-Daten und Dokumente haben, die auch innerhalb des Berechtigungskonzepts dafür vorgesehen sind.

Revisionssicherheit

Ebenfalls zu beachten ist die nötige Revisionssicherheit. Änderungen von Datensätzen müssen protokolliert und über eine Versionshistorie transparent dargestellt werden.

Technische Schnittstellen

Um die Einführung einer Akte so effektiv wie möglich zu gestalten, sind Schnittstellen zu vorherrschenden HCM-Systemen wichtig. So lassen sich Stammdaten der Mitarbeitenden ganz einfach über die entsprechende Schnittstelle überführen.

Single Sign-On

Je nach Anbieter kann man sich mittels Single Sign-On anmelden. Durch das Authentifizierungssystem müssen sich Mitarbeitende lediglich einmal am Arbeitsplatz anmelden und gelangen so ohne weitere Anmeldung in die Software.

Drag & Drop Funktionalität für Dokumente

Die in der grafischen Oberfläche angezeigten Dokumentenbibliotheken müssen die Möglichkeit bieten, Dokumente per Drag & Drop in die Akte ziehen zu können und einer Kategorie zuzuordnen.

Verknüpfung mit wesentlichen HR-Prozessen

Eine elektronische Akte sollte dokumentenbasierte HR-Prozesse unterstützen. So dient sie beispielsweise beim Onboarding, bei Vertragsänderungen oder Krankmeldungen als automatischer Ablageort, wenn eine digitale Dokumentenerzeugung eingesetzt wird.

Archivierung

Die rechtssichere und auditfähige Speicherung findet in einem nicht änderbaren Format wie PDF/A und auf einem geschützten Speichermedium statt, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist. Hier sollte sichergestellt sein, dass das Archivsystem und die aktive Datenbank getrennt voneinander gehostet werden.

3. Papierakten digitalisieren

Im dritten Schritt müssen Papierdokumente digitalisiert werden. Hier gibt es einige Fragen zu klären. Soll das Scanning ein externer Dienstleister übernehmen? Oder will die HR-Abteilung das selbst übernehmen? Sollen die Papierakten alle auf einmal digitalisiert und in die digitale Version überführt werden? Oder sollen Akten je nach Bedarf eingescannt werden? Und was passiert im Nachgang mit den eingescannten Dokumenten?

Im besten Fall sucht man sich einen Anbieter, der sowohl das initiale Scanning übernimmt als auch die Digitalisierung nach Bedarf. Dabei ist ein Rund-um-Service von Vorteil, bei dem sich der Scanning-Anbieter nicht nur um die Abholung der Papierakten und um den Transport kümmert. Ebenso wichtig ist die entsprechende Sortierung und Klassifizierung der HR-Dokumente sowie die anschließende Archivierung der Papierakten gemäß § 257 HGB und § 238 HGB.

4. Stammdaten überführen, Rollen und Berechtigungen festlegen

Die Frage, welche Stammdaten übernommen werden sollen, kann jedes Unternehmen für sich entscheiden. Die Basisdaten der Mitarbeitenden wie die Personalnummer, Vor- und Nachname, Geburts- und Eintrittsdatum können aus der Personalmanagement-Software über eine Schnittstelle in die digitale Akte übernommen werden. Im weiteren Verlauf werden die Stammdaten der Beschäftigten mittels eines regelmäßigen Abgleiches mit der Personalverwaltungssoftware immer auf dem aktuellen Stand gehalten.

Ist die elektronische Personalakte mit allen relevanten Stammdaten und HR-Dokumenten gefüttert, gilt es im letzten Schritt, die Rollen und Berechtigungen für das Akten-System festzulegen. Hier muss entschieden werden, welche Person Einsicht in welche Daten bekommt und was sie damit tun darf. Dürfen alle HR-Fachkräfte Personaldokumente bearbeiten? Gehört dazu auch das Löschen von Dokumenten?

Rollen und Berechtigungen können individuell für alle Mitarbeitenden oder für eine bestimmte Gruppe festgelegt werden. Grundsätzlich lassen sich jedoch drei Basisrollen ableiten: HR, Führungskräfte und Mitarbeitende. So können die Sachbearbeitenden in der HR-Abteilung nicht nur in der elektronischen Akte lesen, sondern HR-Dokumente und Stammdaten bearbeiten. Führungskräfte hingegen bekommen ein Leserecht für ihr Team und Mitarbeitende die Zugriffs- und Leserechte ausschließlich für ihre eigene Akte.

5. System final testen und erfolgreich starten

Zum Start empfiehlt sich eine Testphase, in der sichergestellt werden kann, dass alle Funktionen und Features vorhanden sind, die Datenüberführung erfolgreich war und das Berechtigungssystem greift. Zudem kann die in der Spezifikationsphase festgelegte Register- und Datenstruktur überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Anschließende Schulungen für Mitarbeitende tragen zu einem sicheren und langfristig erfolgreichen Arbeiten mit der Akte bei. Gleichzeitig steigt die Akzeptanz gegenüber der neuen Software und die Bereitschaft, die sich verändernde abteilungsübergreifende Arbeitsweise anzunehmen.

Ist dies geschafft, sind HR, Führungskräfte und Mitarbeitende der digitalen HR-Welt bereits einen ganzen Schritt näher und können die Vorteile einer digitalen Personalakte vollständig nutzen.

Best-Practice-Ansatz für die Einführung

Schnelleinführung mit aconso

Best-Practice-Ansatz für die Einführung

Eine Best-Practice-Lösung zur digitalen Personalakte, deren Funktionsumfang auf jahrelanger und intensiver Zusammenarbeit mit Personalabteilungen und damit auf vielen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten beruht, ermöglicht es jeder Personalabteilung, von den Erfolgen anderer zu profitieren. Eine Best-Practice-Lösung hilft Einsteigern in die digitale Welt zudem dabei, kostenintensive Fehler zu vermeiden. Es bedarf keiner langen Konfigurations-Sessions mehr, in der man jede Drehschraube und Funktion vordefinieren muss. Eine Best Practice digitale Personalakte kommt mit einem Best Practice Retention Manager inkl. Datenschutzkonzept, in dem Löschfristen und Löschkriterien vordefiniert sind und in letzter Instanz individuell angepasst werden können. Dazu kommt ein schneller Stammdatenimport aus dem vorherrschenden HCM wie beispielsweise SAP oder SAP SuccessFactors. Zusammen mit einer Vorlage für die Betriebsvereinbarung lassen sich auch interne Absprachen und Freigaben mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten auf ein Minimum reduzieren.

Schnelleinführung digitale Personalakte

Wie funktioniert die Schnelleinführung?

  • Dokumentenbasierte HR-Prozesse sind sofort einsatzbereit und können im Nachgang individuell angepasst werden
  • Keine lange Einarbeitungsphase durch selbsterklärendes und intuitives User Interface
  • HR-Aufgabenverlagerung durch Erweiterung der User-Zielgruppen, d.h. Mitarbeitende und Führungskräfte werden aktiv in HR-Prozesse miteinbezogen
  • Gleicher Informationsstand für alle HR-Mitarbeitende
  • Zeitgleicher standortübergreifender Zugriff
  • Device-unabhängiges Arbeiten durch responsives Design
  • Verbesserte Employee Experience und höheres Employee Engagement

Agilität & Mut sind gefordert

Mit der Schnelleinführung einer Best Practice digitalen Personalakte hat HR innerhalb weniger Tage die Möglichkeit, der gewohnten Arbeit aus dem Homeoffice nachzukommen und das unter den gleichen Bedingungen und mit derselben Effektivität wie im Büro. Die Veränderung von der manuellen Arbeit mit Papierakten hin zu einer virtuellen Personalakte lässt sich durch die Übernahme der gewohnten Registerstruktur leicht umsetzen. Der HRler findet seine digitalen HR-Dokumente genau da, wo er sie in der Papierakte auch gefunden hätte. Damit das Ganze kein Griff in die Illusionskiste wird, ist die richtige Wahl des Anbieters ausschlaggebend für den Erfolg des Digitalisierungsprozesses. Dazu gehört auch, dass man im zweiten Schritt bereits bestehende Funktionen individuell anpassen kann.

In wenigen Tagen digital, dafür braucht es Mut und Agilität. Das Loslösen von alten Strukturen und Arbeitsweisen schafft Freiraum für das Wichtigste im Unternehmen – die Mitarbeiter:innen. Gleichzeitig wird die Personalabteilung als strategischer Berater und Gestalter wahrgenommen und nicht mehr als verstaubter Verwaltungsapparat.

Whitepaper: Leitfaden zur Einführung einer digitalen Personalakte

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