Erfahrungsbericht

UNSERE DIGITALE PERSONALAKTE BEI VIVANTES

Vivantes Logo

Strukturen und Prozesse optimiert

Der größte kommunale Krankenhauskonzern Deutschlands Vivantes setzt eine Hybrid-Lösung ein: Das SAP-System wird inhouse betrieben und die aconso Digitale Personalakte in einer kontrollierten Cloud-Umgebung.

UNTERNEHMEN

  • Deutschlands größter kommunaler Krankenhauskonzern
  • Rund 100 Einrichtungen
  • 15.000 Mitarbeiter

HERAUSFORDERUNGEN​

  • Organisationsstrukturen und Prozesse des Krankenhaus-Netzwerkes optimieren
  • Abläufe effizienter gestalten
  • Schnelle Implementierung

LÖSUNG

Projektverlauf

Um den Spagat zwischen optimaler Patientenversorgung und Wirtschaftlichkeit zu bewältigen, rief der kommunale Gesundheitsversorger das Projekt Vivantes 2020 ins Leben. Damit wird das Ziel verfolgt, die Organisationsstrukturen und Prozesse des Krankenhaus-Netzwerkes zu optimieren, Synergien zu nutzen und Abläufe effizienter zu gestalten, um so den kommenden Herausforderungen adäquat zu begegnen. Den endgültigen Anstoß zur Einführung der Digitalen Personalakte gab der für Herbst 2012 geplante Umzug der Hauptverwaltung in neue Räume.

Aus analog wird digital

Die elektronischen Akten liegen heute zentral auf einem externen Server, wo sie revisionssicher gespeichert sind. In der Hybrid-Lösung liegt das führende HCM-System SAP weiterhin inhouse, die Digitale Personalakte jedoch in einer Controlled Cloud. Über eine gesicherte Virtual Private Network-Verbindung (VPN) erhält Vivantes Zugriff auf die Infrastruktur in einem deutschen Rechenzentrum. Somit ist die höchste Datensicherheit nach deutschen Normen garantiert. Die aconso Digitale Personalakte der Vivantes ist zu 100 Prozent in das SAP HCM System integriert. Rund 100 Mitarbeiter des Personalbereichs arbeiten heute webbasiert mit der Lösung von aconso. „Die computerbasierten HR-Lösungen von aconso haben uns geholfen, die Papierflut zu reduzieren. In einem zweiten Schritt wollen wir jetzt unsere Prozesse verschlanken“, so Manuela Piehl.

Die positiven Erfahrungen mit der aconso Digitalen Personalakte sind für Vivantes ein Grund, zeitnah über die Einführung weiterer HR-Lösungen nachzudenken. Als erstes soll nun der Prozess der Arbeitszeitanpassung neu aufgesetzt und insgesamt transparenter gestaltet werden. Hierfür eignet sich ein auf den Personalbereich ausgerichtetes System wie das Prozessmanagement Modul von aconso. Damit erhält das Ressort Personalwirtschaft bei Vivantes die nötige Transparenz, um Engpässe schnell zu identifizieren und ist gegenüber Kollegen und der Geschäftsführung jederzeit auskunftsfähig.

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