HR-Blog

Digitale Dokumentenprozesse im Retention Management

Eine erfolgreiche Employee Journey zeichnet sich unter anderem durch ein durchdachtes Retention Management aus. Um Mitarbeitende langfristig an das Unternehmen zu binden, müssen Unternehmen in der Lage sein, sich flexibel an die Lebensphasen ihrer Beschäftigten anzupassen. Um als HR-Abteilung schnell auf Anfragen und Wünsche von Mitarbeitenden reagieren zu können, ist es auschlaggebend, bei der Bearbeitung wichtiger HR-Prozesse nicht allzu viel Zeit verstreichen zu lassen. Das Dokumentenmanagement nimmt dabei häufig am meisten Zeit in Anspruch.

Beim Dokumentenmanagement innerhalb der Retention-Phase der Employee Journey geht es nicht nur um die reine Erstellung eines HR-Dokuments. Vor allem die Koordination zwischen den einzelnen Abteilungen nimmt dabei viel Zeit in Anspruch. Hier können digitale HR-Prozesse und eine digitale Dokumentenerzeugung weiterhelfen.

Personalentwicklung

Die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden ist strategisch einer der wichtigsten Bereiche in der Personalarbeit. Hier profitieren nicht nur die Beschäftigten vom Aufbau ihrer Kompetenzen und Potenziale. Die Performance des gesamten Unternehmens wird durch die persönliche und fachliche Entwicklung der Mitarbeitenden verbessert. HR-Abteilungen sind also dazu angehalten, Weiterbildungsmöglichkeiten zu fördern und das dazugehörigen Dokumentenmanagement so unkompliziert wie möglich zu gestalten.  

HR-Dokumente zum Thema Weiterbildung

  • Zertifikate
  • Teilnahmebescheinigungen
  • Lernmaterial
  • Anmeldebescheinigung uvm.

Werden HR-Dokumente wie Schulungsunterlagen und Lernmaterial an die Mitarbeitenden über einen digitalen HR-Prozess zur Verfügung gestellt, haben Beschäftigte zu jeder Zeit und an jedem Ort die Möglichkeit, sich mit den neu erlernten Inhalten auseinanderzusetzen und sind so nicht nur an den festen Rahmen des Schulungszeitraums gebunden. Unterlagen gehen so nicht verloren und können auch noch langfristig genutzt werden.

Zertifikate und Teilnahmebescheinigungen können Mitarbeitende dank des digitalen Dokumentenmanagement ganz einfach per Drag & Drop-Funktion vom Schulungsort oder von zu Hause aus in die HR Software hochladen. Sowohl die Führungskraft als auch HR werden über den erfolgreichen Abschluss einer Schulungsmaßnahme informiert.

Vertragsanpassungen

Innerhalb eins langjährigen Arbeitsverhältnisses können die Arbeitsbedingungen (z. B. Arbeitszeiten) variieren. Um dazu nötige Vertragsanpassungen schnell und unkompliziert zu initiieren, ist ein digitales HR-Dokumentenmanagement sinnvoll.

Im Vertragsanpassungsprozess sind häufig mehrere Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen dazu angehalten, Input zu liefern oder Dokumente freizugeben. Anträge, die beispielsweise dann nötig werden, wenn die Arbeitsstelle innerhalb des Unternehmens gewechselt wird oder die Arbeitszeit reduziert werden soll, sind oft Anliegen, die einer Deadline unterliegen und damit so schnell wie möglich erledigt werden sollten. Hier steht der Zeitfaktor also besonders im Fokus. Diese komplizierten HR-Prozesse mittels E-Mail, Hauspost oder über persönlichen Kontakt zu koordinieren und abzuwickeln, nimmt viel Zeit in Anspruch und ist vor allem für große Unternehmen mit verschiedenen Standorten eine große Herausforderung.

Müssen Papierdokumente jedes Mal aufs Neue erstellt und ausgedruckt werden, um sie per Hand zu unterschreiben, sie per Hauspost weiter an die entsprechende Person zu schicken und nach erneuter Unterschrift wieder einzuscannen, steigt nicht nur das Arbeitspensum innerhalb der Personalabteilung, auch die Frustration über die langwierige Prozedur kann der Motivation aller Beteiligten schaden.

Urlaub & Co.

Bei HR-Prozessen, die von Beschäftigten selbst initiiert werden, besteht heutzutage die Erwartungshaltung, diese nicht mehr händisch beantragen zu müssen. Beispiele hierfür sind Urlaubs-, Sabbatical- oder Mutterschutzanträge.

Ein spontaner Urlaubsantrag sollte auch noch direkt am Tag zuvor von zu Hause aus möglich sein. Um Mitarbeitenden das zu ermöglichen, ist der Einsatz von HR Software unverzichtbar. Mit der richtigen Dokumentenmanagement-Software können Beschäftigte vom Handy aus den Urlaubsantrag stellen und die Führungskraft kann diesen im Anschluss mit nur einem Klick über das Smartphone, Tablet oder Laptop freigeben. Die HR-Abteilung bekommt im Anschluss lediglich die Information über den Urlaubsantrag, muss selbst aber keinen aktiven Part übernehmen. Zusätzliche Features wie ein Hinweis auf Überschneidungen der Abwesenheiten im Team oder die Anzeige der Resturlaubstage für das jeweilige Jahr bieten den Mitarbeitenden zusätzlichen Komfort. Die digitale Abwicklung von HR-Anfragen ist sinnvoll, da sie der Personalbindung dienen. Das erspart nicht nur der HR-Abteilung enorm viel Arbeit und Zeit. Schnelle, unkomplizierte HR-Prozesse sorgen für eine positive Employee Experience und tragen so neben den Maßnahmen an sich zu einer langfristigen Personalbindung bei.

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