HR-Wissen

Arbeitsvertrag automatisch erstellen

Das beste Recruiting nützt nichts, wenn Unternehmen zu lange brauchen, um einen Arbeitsvertrag vorzulegen. Clevere Software kann hier unterstützen und die Digitalisierungslücke zwischen Recruiting und Onboarding schließen.

Arbeitsvertrag in 15 Sekunden erstellt

Die digitale Erzeugung eines Arbeitsvertrages und anschliessende Unterzeichnung schliesst die bestehende Digitalisierungslücke zwischen Recruiting und Onboarding. Sie ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem durchgängig digitalen HR-Prozess. Hier lassen sich durch Automation mit einfach zu erstellende Workflows (Freigabeprozesse und Unterschritsprozesse) sehr viel Zeit und Kosten sparen. Sobald das Dokument unterzeichnet ist, wird es im neu erstellten Personaldossier gespeichert.

Warum die Vertragserstellung automatisiert werden sollte

Im Laufe des vergangenen Jahres hat sich die Zahl der offenen Stellen, für die es keine passenden Jobsuchenden gab, mehr als verdoppelt, so der Rückblick des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (Kofa).¹ Nicht nur die IT, auch die Baubranche, die Logistik und das Gesundheitswesen leiden unter Personalengpässen. Dadurch ist der War for Talents noch härter geworden. Auf dem nahezu leergefegten Markt konkurrieren Arbeitgeber mehr denn je um die wenigen qualifizierten Talente. Dazu kommt, dass Mitarbeitende heute deutlich häufiger den Job wechseln. Sie fühlen sich weniger mit ihrem Unternehmen verbunden und sind schneller bereit, zu kündigen.

Aufbruchstimmung bei deutschen Arbeitnehmern: Aktuell denken 62% über einen Jobwechsel nach.
Aufbruchstimmung bei deutschen Arbeitnehmer:innen

Hartumkämpfter Stellenmarkt seit Corona

Die Corona-Krise hat diese Aufbruchstimmung sogar noch beflügelt. Laut einer Umfrage der Königsteiner Gruppe konnten sich Ende 2021 62 Prozent der Arbeitnehmer eine berufliche Veränderung vorstellen. Unternehmen müssen also häufiger neue Mitarbeiter suchen als zuvor – und das auf einem noch härter umkämpften Markt. Vor diesem Hintergrund wird es unverzichtbar, HR-Prozesse zu digitalisieren. Von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung muss alles möglichst schnell und reibungslos ablaufen. Denn wer zu lange braucht, hat die besten Talente womöglich schon an den Wettbewerb verloren.

«Vom Zeitpunkt an dem sich ein Unternehmen für einen Bewerber entschieden hat, bis er den Arbeitsvertrag vorliegen hat vergehen in der Regel 1 bis 3 Wochen. Zeit, in der sich der Bewerber meistens weiterbewirbt – und im schlimmsten Fall wieder absagt.»

Ulrich Jänicke, CEO aconso AG

Arbeitsverträge automatisiert erstellen!

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Für wen eignet sich die Automatisierung?

Wie jede Digitalisierungsmassnahme ist die automatisierte Vertragserstellung vor allem dann interessant, wenn es um grosse Mengen an Dokumenten geht. Besonders Unternehmen, die eine hohe Fluktuations- und Einstellungsquote haben, etwa im Gesundheitswesen, im Gebäudemanagement, der Systemgastronomie oder dem Einzelhandel, profitieren davon. Wer etwa in der Sommersaison Hunderte von Ferienjobbern beschäftigt, spart viel Zeit und Geld, wenn nicht mehr jeder Vertrag einzeln von Hand erstellt werden muss.

Um zu entscheiden, ob eine Automatisierung sinnvoll ist, sollten Unternehmen prüfen, wie viele Verträge sie pro Jahr bearbeiten und wie komplex diese sind. Es empfiehlt sich, sich zunächst auf die grösste und einfachste Menge zu fokussieren. Hier lassen sich mit wenig Aufwand schnell spürbare Erfolge erzielen. Selbst wenn man anfangs nur 70 Prozent der Verträge automatisiert erstellt, entlastet das die Personalabteilung erheblich. Im nächsten Schritt sollten sich HR-Verantwortliche dann die verbleibenden 30 Prozent genauer ansehen und überlegen, wie man auch sie nach und nach automatisieren könnte. Dafür ist es womöglich erforderlich, Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu verändern. Digitalisierung bedeutet immer auch Optimierung. Es wäre ein grosser Fehler, diese Chance zu vergeben, indem man versucht, bestehende Prozesse eins zu eins abzubilden.

Wie genau funktioniert die automatische Erstellung des Arbeitsvertrages?

Meist ist für die Erstellung eines Arbeitsvertrags die HR-Abteilung zuständig. Wenn ein Talent einen Arbeitsvertrag erhalten soll, fügt die HR-Abteilung die erforderlichen Bausteine aus dem Arbeitsvertrag hinzu. Hierzu zählen auch Stammdaten wie Name, Adresse, Gehalt etc. Wenn die Daten bereits in einem System, wie SAP SuccessFactors Recruiting vorhanden sind, werden diese einfach automatisch übernommen. Wenn nicht können sie manuell hinzugefügt werden.

Im nächsten Schritt wird der Arbeitsvertrag zur Freigabe und Unterschrift (digitale Signatur) automatisch an die Führungskraft gesendet – und dann an den Bewerber, der ihn wiederum digital signieren kann. Im Idealfall kann der Bewerber direkt schon im Bewerbungsprozess unterschreiben.

In grossen Firmen, in denen es oft Standardarbeitsverträge gibt, kann der Prozess nahezu vollautomatisch laufen – insbesondere wenn die Software mit einem Recruiting Tool wie SAP SuccessFactors verbunden ist, aus dem die Daten automatisch übertragen werden können.

Mit der automatischen Dokumentenerzeugung von aconso:

  • Erstellen Sie Device-unabhängig Arbeitsverträge direkt im Bewerbungsgespräch
  • Übernehmen Sie direkt alle Daten aus SAP HCM, SAP SuccessFactors oder anderen Systemen Integration über eine REST Api
  • Vervollständigen Sie den papierlosen Prozess mit der digitalen Signatur (DocuSign, Adobe Sign)
  • Entscheiden Sie sich zusätzlich für die digitale Personalakte, um Bewerbungsdokumente ganz einfach ablegen zu können

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