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Arbeitsvertrag in 15 Sekunden – Wie soll das denn gehen?

HR-Mitarbeiter freut sich über Vertrag

Automatisierte Vertragserstellung

Bei der Erstellung eines Arbeitsvertrags gehen gerne einmal mehrere Wochen ins Land. In dieser Zeit hat die wertvolle Fachkraft eventuell schon bei einem anderen Unternehmen unterschrieben. Um im Konkurrenzkampf um die besten Fachkräfte nicht den Kürzeren zu ziehen, lautet also die Devise: Schnell sein!

HR Software, die ihren Fokus auf die Usability legt und ihre Funktionen und Features an den Bedürfnissen der Nutzer ausrichtet, ermöglicht es HR und Führungskraft, einen vollständigen und rechtskräftigen Arbeitsvertrag mit nur wenigen Klicks zu erstellen.

HR-Dokumente in 15 Sekunden erstellen

Um einen rechtsgültigen Arbeitsvertrag zu erstellen, ist eine fehlerfreie und rechtskonforme Formulierung wesentlicher Klauseln notwendig. Das ist oft gar nicht so einfach. Werden obligatorische Inhalte/Bestimmungen nicht berücksichtigt, kann es zur Ungültigkeit des Arbeitsvertrags kommen.¹

Die Entscheidung, diesen HR-Prozess an eine clevere HR Software abzugeben, spart wertvolle Arbeitszeit. Die HR Software ist gefüttert mit allen relevanten Inhaltsvorschriften sowie notwendigen Formulierungen und Klauseln. So kann die Führungskraft dem neuen Mitarbeiter bereits im Bewerbungsgespräch einen unterschriebenen Arbeitsvertrag aushändigen.

Viele HR-Abteilungen arbeiten heute noch mit Dokumentenvorlagen, in die personenbezogene Daten, Stellenprofil, Tätigkeitsbeschreibung, wöchentliche Arbeitszeit usw. händisch eingetragen werden müssen. Dieser Prozess wird in den meisten Fällen erst nach der Entscheidung für einen Bewerber seitens der Personalabteilung initiiert. Beinhaltet der Arbeitsvertrag alle relevanten Bausteine, wird das Dokument einmal durch das ganze Unternehmen geschickt, um alle notwendigen Freigaben einzuholen, ehe der Vertrag per Post an den neuen Mitarbeiter versendet wird. Bis der Arbeitsvertrag dann wieder unterschrieben beim Unternehmen ankommt und anschließend in der Akte des Mitarbeiters abgelegt wird, können einige Tage, wenn nicht Wochen vergehen.

Vor allem bei Unternehmen mit hoher Fluktuation und Stellen, die innerhalb kurzer Zeiträume mehrmals neu besetzt werden müssen, nimmt die Arbeitsvertragserstellung viel Zeit in Anspruch. Zeit, die sowohl die Personalabteilung als auch die Führungskraft in andere gewinnbringende Aufgabenbereiche investieren könnten.

Die Erstellung eines Arbeitsvertrags kann mittels digitaler Technologie aber auch in nur wenigen Sekunden abgewickelt werden! Hier kann der Prozess zur Vertragserstellung sowohl von der Personalabteilung als auch von der Führungskraft angestoßen werden. Alle wichtigen personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift etc. werden automatisch aus dem vorherrschenden HCM-System gezogen. Daten zu Vertragsdauer, wöchentlicher Arbeitszeit usw. werden anhand von smarten Algorithmen evaluiert und automatisch hinzugefügt. Diese müssen dann nur noch von der Führungskraft überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Das Gleiche gilt für die Tätigkeitbeschreibung, welche aus dem Onboarding-System wie beispielweise SAP SuccessFactors übernommen wird.

Lediglich offene Punkte wie das zu verhandelnde Gehalt, Sonderzahlungen und individuelle Prämien müssen während des Bewerbungsgesprächs manuell eingetragen werden. Durch den Einsatz einer elektronischen Signatur kann der Arbeitsvertrag noch während des Bewerbungsgesprächs von beiden Parteien unterzeichnet werden.

Dokumentenansicht Arbeitsvertrag auf Desktop
Digitale Dokumentenerzeugung von aconso

Der unterzeichnete Arbeitsvertrag wird direkt nach der Unterzeichnung in die neu angelegte digitale Personalakte des neuen Mitarbeiters abgelegt. Dabei wird die Bewerberakte des Mitarbeiters in die digitale Personalakte migriert. Ergänzt durch andere relevante Dokumente wie die Datenschutzerklärung oder die Bestätigung zur Sicherheitseinweisung, befinden sich alle mitarbeiterbezogenen HR-Dokumente gesammelt an diesem digitalen Ort. Hier können HR, die entsprechende Führungskraft und der Mitarbeiter selbst unter einem individuellen Berechtigungskonzept auf die Dokumente zugreifen. Dies kann gleichzeitig erfolgen und ist unabhängig von Standtort oder Endgerät. Selbst aus dem Homeoffice heraus können alle Prozessbeteiligte HR-Dokumente wie den Arbeitsvertrag einsehen, bearbeiten oder erstellen.

Fazit

HR Software, die ihren Schwerpunkt auf die Erfüllung der Bedürfnisse der User legt und Funktionalitäten an ein ansprechendes Userinterface knüpft, lassen sich HR-Dokumente wie den Arbeitsvertrag schnell und einfach erstellen. Eine automatische Dokumentenerzeugung bietet die Möglichkeit, einen Arbeitsvertrag basierend auf dem jeweils aktuellen Corporate Design mit nur wenigen Klick zu erstellen. Auf die gleiche Weise können beispielsweise auch Prämien-, Info- oder Bestätigungsschreiben erstellt werden.

Neben der Arbeits- und Zeitersparnis für HR und Führungskräfte bei der Erstellung eines Arbeitsvertrages, wirkt sich ein beschleunigter, digitaler Onboarding-Prozess positiv auf das Unternehmensimage und auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Muss der neue Mitarbeiter nicht Wochen auf seinen neuen Arbeitsvertrag warten, steigert das seine Zufriedenheit und sein Engagement gegenüber seinem neuen Arbeitgeber. So steht das neue Arbeitsverhältnis bereits zu Beginn des Arbeitsverhältnisses unter einem guten Stern.


¹ https://www.advocado.de/ratgeber/arbeitsrecht/arbeitsvertrag/arbeitsvertrag-erstellen-rechte-und-pflichten-als-arbeitgeber.html, 27.07.2020, 10:01 Uhr

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