5 Fragen zur Zeugnis-Erstellung

5 Fragen zur Zeugniserstellung

5 Expertenfragen zur Zeugnis-Erstellung an Ulrich Jänicke, Gründer und Vorstandsmitglied (CEO) der aconso AG, Experte zum Thema Automation und digitales Prozessmanagement im HR-Bereich:

Was sind heute die Herausforderungen bei der Zeugniserstellung im HR?

In vielen Unternehmen ist die Erstellung eines professionellen Arbeitszeugnisses immer noch ein langwieriger Prozess - zum Leidwesen der Personalfachkräfte und der betreffenden Mitarbeiter. Lange interne Abstimmungsprozesse zwischen Personal- und Rechtsabteilung, führen zu einem enormen zeitlichen sowie organisatorischen Aufwand. Wartezeiten von bis zu sechs Monaten pro Zeugnis sowie fehlende Individualität und stellenbezogene Formulierungen führen nicht selten zu erhöhtem Konfliktpotenzial zwischen Personalabteilung, Führungskraft und Mitarbeitern. Dazu kommt, dass das Arbeitszeugnis ein rechtlich verankertes Dokument darstellt und somit alle Formulierungen rechtlich einwandfrei sein müssen.

Auf welche Aspekte muss bei der Zeugniserstellung also besonders geachtet werden?    

  • Rechtssichere Formulierungen
  • Individuelle, berufsspezifische Formulierung
  • Zeugnisausstellung innerhalb einer angemessenen Zeitspanne
  • Guter Lesefluss
  • Deutlich erkennbare Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter

Wie kann künstliche Intelligenz bei der Zeugniserstellung helfen und wo sind die Grenzen?

Um den Zeugniserstellungsprozess zu optimieren werden intelligente, automatisierte Prozesse in Zukunft unverzichtbar sein. Nur so lassen sich zeitliche und organisatorische Aufwände der Personaler aber auch Kosten minimieren.
Durch die Nutzung eines Zeugnis-Tools ist HR in der Lage schnell und einfach rechtlich einwandfreie Arbeitszeugnisse individuell auf jeden Mitarbeiter und seine Position anzupassen und Zeugnisse so innerhalb von 30 Minuten zu erstellen. Durch integrierte, automatisierte Prozesse können beteiligte Abteilungen und Entscheidungsträger leicht in den Abstimmungsprozess involviert werden. In Form eines einfach bedienbaren Baukastensystems mit nutzerfreundlicher Oberfläche wird es auch für die Managementebene ein leichtes sein, Mitarbeiterbeurteilungen im Handumdrehen zu erstellen.
Kritische Stimmen würden sagen eine Maschine kann nicht leisten, was ein  Mensch kann, also braucht es noch einen Lektor, der das automatisch erstellte Zeugnis auf gute Lesbarkeit prüft. Doch auch bei diesem letzten Schritt kann ein Zeugnis-Tool die Arbeit erleichtern. Denn genau hier setzt die künstliche Intelligenz an. Bereits heute können Zeugnis-Tools die Lesbarkeit optimieren und einzelne Textbausteine aufeinander abstimmen, sodass kein Lektor mehr nötig ist.

Was macht ein effektives Zeugnis-Tool aus?

  • Integration: Die nahtlose Integration der Software in die vorhandene HR- und ERP-Landschaft muss gewährleistet sein. Nur so können fehleranfällige Abläufe wie die Stammdateneingabe automatisiert laufen und potenzielle Fehlerquellen eliminiert werden.
  • Rechtssichere und gut lesbare Texte: Die Bereitstellung einer breiten Auswahl rechtsicherer Textbausteine, die einen guten Lesefluss garantiert und den Personaler eine individuelle Beurteilung der Mitarbeiter ermöglicht, ist unabdingbar.
  • Prozessintegration: Die einwandfreie Prozessintegration des Zeugnis-Tools mit Einbindung aller relevanten Abteilungen, klaren Zuständigkeiten und Aufgabenverteilungen muss ebenfalls Bestandteil eines effektiven Zeugnis-Tools sein.
  • Flexibilität: Das Tool muss für HR und Management möglichst viel Flexibilität bieten. Mobiler Zugriff auf Daten und die Bewertung über ein Mobile Device ist heutzutage ein Muss.

Welche Features muss ein Zeugnis-Tool haben, um den Anforderungen einer Personalabteilung und seiner Kunden gerecht zu werden?

Im Idealfall führt ein Zeugnis-Tool dazu, dass Führungskräfte den Mitarbeiter nur noch per Mausklick auf einer vorher festgelegten Punkteskala bewerten und Filterkriterien für dessen fachliche Kompetenz auswählen. Das Zeugnis kann dann von HR mit nur einem Mausklick fertiggestellt werden. Das Tool erstellt auch ein personalisiertes Anschreiben für Mitarbeiter und Führungskraft, das HR direkt mit dem fertigen Zeugnis weiterleiten kann.

Dazu muss das Zeugnis-Tool jedoch über ein paar Features verfügen.

Eine breite Auswahl an Textbausteinen für mehr Individualität in der Beurteilung sowie automatisierte Textmodule für einen guten Lesefluss ist dabei das A und O. Die Software übernimmt dann das Verfassen eines rechtssicheren, fehlerfreien und flüssig formulierten Arbeitszeugnisses, das individuell auf die Tätigkeit des Mitarbeiters zugeschnitten ist. Die regelmäßige Aktualisierung der Textbausteine und eine fortlaufende juristische Arbeitsrechtsprechung sind dabei unverzichtbar.  Personalsachbearbeiter müssen sich keine Gedanken über Rechtssicherheit von Textbausteinen machen.
Um eine möglichst hohe Akzeptanz der Mitarbeiter zu erreichen, ist eine intuitive Bedienoberfläche essentiell. Dabei spielen eine einfache Bedienung und ein reibungsloser Arbeitsablauf eine wichtige Rolle. Ein großes Plus ist die mobile Verfügbarkeit des Zeugnis-Tools, um dieses auch von unterwegs nutzen zu können. Das eröffnet neue Anwendungsmöglichkeiten für Zielgruppen, die in den Zeugnisprozess involviert sind. So kann beispielsweise die Managementebene schneller und einfacher Bewertungen durchführen. Der Abstimmungsprozess verkürzt sich durch die mobile Endgerätnutzung enorm.
Denn das Ziel beim Einsatz eines Zeugnis-Tools ist es ja den Arbeitsaufwand aller beteiligten Abteilungen zu minimieren, die Qualität zu erhöhen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Da kann künstliche Intelligenz tatsächlich bereits heute viel leisten. Die Erfahrung zeigt, dass sich beispielsweise der Aufwand für das Verfassen eines Zeugnisses durch den Einsatz geeigneter Lösungen um bis zu 75 Prozent reduzieren lässt.

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Hier finden Sie weitere Informationen zu aconso Zeugnis-Generator. Gerne informieren wir Sie persönlich oder in einem unserer Webinare detaillierter über die Möglichkeiten der aconso Zeugnis-Erstellung. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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Ulrich Jänicke aconso AG

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