Schneller zum Vertragsabschluss

Wie automatische Dokumentenerzeugung Ihr Recruiting beschleunigt

Im War for Talents zählt jede Sekunde, um von der Konkurrenz nicht abgehängt zu werden. Ein digitaler Recruiting-Prozess ist da ein Muss. Auf Datenebene arbeiten bereits viele HR-Abteilungen mit einem Bewerbermanagement-System. Bei der Dokumentenerzeugung im Recruiting hinkt die Digitalisierung jedoch noch hinterher. Das ist jedoch ausschlaggebend, wenn es um einen schnellen Vertragsabschluss geht.

Geschwindigkeit zählt – gerade im Recruiting. Im harten Kampf um die besten Talente dürfen sich HR-Abteilungen heute keine Trödelei mehr erlauben. Viele Unternehmen setzen daher bereits eine Bewerbermanagement-Plattform ein, um ihre Recruiting-Prozesse zu optimieren. In diesem System laufen sämtliche Bewerberdaten zusammen, die während des Auswahlverfahrens entstehen. Eine automatisierte Dokumentenerzeugung ist jedoch meist nicht integriert.

Damit der Bewerber nicht bei der Konkurrenz unterschreibt, ist ein automatisierter Prozess zum Erzeugen von Dokumenten notwendig. So kann der Bewerber bereits am Ende eines Vorstellungsgesprächs ein rechtssicherer Arbeitsvertrag übergeben werden. So funktioniert’s:

Verträge in Sekundenschnelle

Die Dokumentenmanagement-Lösung kommuniziert über eine Schnittstelle mit der Bewerbermanagement-Plattform. Sobald eine Führungskraft den Vertragserstellungsprozess anstößt, generiert das System ein Dokument aus rechtssicheren Textbausteinen. Die relevanten Bewerberdaten aus dem Recruiting-System und die Informationen aus der jeweiligen Stellenausschreibung werden automatisch eingefügt. So entsteht in Sekundenschnelle ein rechtssicherer Arbeitsvertrag.  

Reibungsloser Workflow

Durch die hohe Datensicherheit sind keine Kontrollschleifen mehr notwendig. Der Vertrag wird automatisch an die Personalabteilung weitergeleitet. Falls ein Formular für die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich ist, erzeugt das System auch dieses automatisch und stellt es den Verantwortlichen digital bereit.

Einfach digital unterschreiben

Unterschreiben können die Verantwortlichen digital mit Lösungen wie DocuSign. Ist der Vertrag unterschrieben und freigegeben, erhält ihn der Kandidat in seinem persönlichen Bereich der Bewerbermanagement-Plattform oder per E-Mail. Bei manuell signierten Dokumenten stellt ein QR-Code sicher, dass sie nach dem Einscannen wieder an der richtigen Stelle landen.

Digitale Personalakte und Onboarding-Dokumente

Verfügt das Unternehmen bereits über eine digitale Personalakte, wird der automatisch erstellte Arbeitsvertrag in der entsprechenden Akte des Mitarbeiters abgelegt. Zusätzlich können alle relevanten Dokumente aus der Kandidatenakte in die digitale Personalakte überführt werden. Auch für den folgenden Onboarding-Prozess generiert das System nun automatisch sämtliche Dokumente, die der Mitarbeiter bei seiner Ankunft im Unternehmen bekommen soll – etwa Formulare für Datenschutz, Compliance, Trainings oder praktische Hinweise.

Datenschutz beachten

Da es im Recruiting um sensible, personenbezogene Daten geht, darf der Datenschutz nicht zu kurz kommen. Deshalb sollten Unternehmen beim Dokumentenmanagement auf DSGVO-Konformität und eine Zertifizierung nach ISO 27001 achten. Wichtig ist zudem ein ausgefeiltes Rollen- und Berechtigungskonzept, das genau regelt, welcher Mitarbeiter welche Informationen sehen darf. 

Fazit: Lücken schließen lohnt sich

Eine automatisierte Dokumentenerzeugung, die nahtlos mit der Bewerbermanagement-Plattform zusammenspielt, bringt viele Vorteile. Kandidaten erhalten ihre Verträge schneller und können unterschreiben, bevor ein Wettbewerber zum Zug kommt. Da es keine Medienbrüche mehr gibt, lassen sich zudem Fehler vermeiden.

Zusammengefasst heißt das: Wenn Unternehmen den Prozess für das Recruiting und Hiring komplett digital abbilden, können sie Kosten sparen und kommen schneller zum Vertragsabschluss. So sichern sie sich einen Vorteil im War for Talents.


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