Digitale Personalakte als erster Schritt

Digitale Personalakte: Der erste Schritt in die digitale HR-Welt

Das digitale Zeitalter verändert unsere Arbeitsstrukturen und Arbeitsweisen. Es fordert eine zunehmende Änderungsbereitschaft von Mitarbeitern und Führungskräften und setzt viele Abteilungen unter Zugzwang. In Zeiten des digitalen Wandels ist auch die Personalabteilung dazu angehalten, ihre Innovationsbereitschaft unter Beweis zu stellen. Der Druck wird damit immer größer, sich dem digitalen Wandel gegenüber zu öffnen und als Vorreiter der Digitalisierung im Unternehmen zu fungieren. Der erste Schritt hin zu einer digitalen Personalabteilung ist die Einführung einer digitalen Personalakte. So wird das Papier nach und nach aus dem Büro verbannt und die Personalarbeit gleichzeitig effizienter gestaltet. Die neue Technologie verwandelt so komplexes Dokumentenmanagement, in clevere abteilungsübergreifende HR-Prozesse.

Das Dokumentenmanagement ist einer der größten Zeitfresser in der Personalabteilung. Das muss sich ändern, wenn Unternehmen in Zukunft konkurrenzfähig bleiben wollen. Angefangen bei der Archivierung und Ablage der Dokumente, bis hin zur langwierigen Suche von Dokumenten oder der Dokumentenerzeugung, brauchen viele HR-Prozesse dringend ein digitales Make-Over. Dokumentenmanagement von heute muss schnell, sicher und effizient sein. Wer sich im Tagesgeschäft immer noch an sein Papier klammert, wird in der digitalen Welt keine Chance haben. 

Die digitale Personalakte als internes Kommunikationsmittel

Das wichtigste auf dem Weg hin zum modernen Dokumentenmanagement ist die aktive, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Eine digitale Personalakte verknüpft alle Prozessschritte, die sowohl Mitarbeiter, Führungskräfte und HRler betreffen. Mit der Erstellung, Koordination und Verwaltung von Dokumenten, werden HR-Aufgaben zukünftig dort bearbeitet, wo sie entstehen. Mitarbeiter und Führungskräfte kommunizieren so mittels einfacher Prozessschritte und werden aktiv in HR-Prozesse miteinbezogen. Die HR-Abteilung agiert somit als Prozessdesigner und nicht mehr als alleinige ausführende Kraft im operativen Tagesgeschäft. Das lässt ein Höchstmaß an Transparenz zu und erleichtert das Managen von Dokumenten enorm. 

Der standortübergreifende Zugriff auf die Akte sorgt für einen gleichen Informationstand aller HR-Mitarbeiter. Durch die Übernahme von Berechtigungssystemen lässt sich die digitale Personalakte nahtlos in das vorherrschende HCM integrieren. Das Arbeiten mit bestehenden Workflows verhindert Doppelarbeit und gibt dem Personaler die Chance, Synergieeffekte bestmöglich auszunutzen. Durch die case-sensitive Usability, kann die Dokumentensammlung auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen angepasst werden. Anders als bei Papierakten, sind digitale Personalakten skalierbar und lassen sich bei Wachstum des Unternehmens ohne hohe Lagerkosten an die aktuelle Mitarbeiterzahl anpassen. Auch in Sachen Datenschutz muss sich das Unternehmen dank der Absicherung durch Datensicherheit und Datenschutzkonformität nach deutschen Sicherheitsstandards keine Sorgen machen.

Digitale Personalakte als strategisches Werkzeug

In der digitalen Personalakte lassen sich alle Mitarbeiterinformationen unternehmensweit bündeln, zentral verwalten und bearbeiten. Ist die elektronische Personalakte erst einmal mit wertvollen Mitarbeiterdaten gefüllt, bildet sie eine effektive Grundlage für die strategische Ausrichtung eines gesamten Unternehmens. Kennzahlen zum Krankenstand durch die Auslese von eingegangenen AU-Bescheinigungen werden so ganz einfach ermittelt. Präventivmaßnahmen, um drohende Fluktuationswellen zu verhindern, können durch die Analyse von Mitarbeitergesprächen frühzeitig eingeleitet werden. Der Einsatz einer digitalen Personalakte als strategischen Werkzeug ermöglicht es der HR-Abteilung, eine beratende Funktion einzunehmen, und schafft damit einen erheblichen Mehrwert im Hinblick auf die Unternehmenszielerreichung.

Die digitale Personalakte ist erst der Anfang

Der nächste Schritt hin zu einer 100%ig digitalen Personalabteilung ist die Automation dokumentenbasierter HR-Prozesse. So können beispielsweise der Erstellungs- und Freigabeprozess eines Arbeitszeugnisses oder eines Arbeitsvertrags mittels cleverer Algorithmen in einem Bruchteil der üblichen Zeit erstellt werden. Die Verbindung von cleverem Dokumentenmanagement in der digitalen Personalakte mit automatisierten Prozessen revolutioniert die Personalarbeit und bringt die HR-Abteilung dem digitalen Zeitalter einen ganzen Schritt näher.

 

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