5 Fragen zur Dokumenten-Erzeugung

5 Fragen zur Dokumenten-Erzeugung

In unserer Reihe "Praxistipps von unseren Experten" beantworten aconso-Experten 5 spannende Fragen zu Ihrem Fokus-Thema. Heute gibt Mike Wahner, Team Lead Consulting Bielefeld, Tipps zum Thema Dokumentenerzeugung: 

Wann wird eine automatische Dokumentenerzeugung sinnvoll?

Einen grundsätzlichen Richtwert gibt es nicht. Die empfohlene Mitarbeiteranzahl liegt bei 1.000 Mitarbeitern. Eine Einführung kann aber auch sinnvoll sein, wenn nicht sicher ist, dass jeder Mitarbeiter das aktuelle Corporate Design eines Unternehmens in seinen Dokumentvorlagen verwendet. Besonders kritisch wird es dann, wenn die Aktualisierung von Dokumentinhalten nicht mehr bis zu den Sachbearbeitern dringt und veraltete Vertragsdokumente verschickt werden. Zusätzlich sparen die Mitarbeiter Zeit, wenn sie durch eine integrierte Dokumentenerzeugung die Daten nicht in zwei unterschiedliche Systeme wie z.B. Word und SAP eingeben müssen.

Welche Dokumente eignen sich für ein Dokumentenmanagementsystem?

Prinzipiell ist jedes Dokument im Unternehmen für ein Dokumentenmanagementsystem geeignet. Top-Dokumente sind z.B. Verträge (insbesondere bei komplexeren Abstimmungen), Zeugnisse, Arbeitszeitanpassungen und Prämien-/Bonusschreiben. Bei einer größeren Mitarbeiterzahl werden aber auch wiederkehrende Korrespondenzen, Arbeitsbescheinigungen oder Bescheide zum Thema Mutterschutz und Rente sehr häufig über eine automatische Dokumentenerzeugung erstellt.

Was muss man bei der Einführung beachten?

Ein großes Zeit- und Kosteneinsparungspotential sehe ich in der Klärung der HR-Prozesse im Vorfeld einer Einführung. In meiner täglichen Arbeit beobachte ich oft, dass die einzelnen Prozesse in Unternehmen nicht klar definiert sind und erst im Rahmen der Einführung festgelegt werden. Das stellt kein Problem dar, muss aber im Zeitplan Berücksichtigung finden. Schon vor der Einführung sollten Dokumente bzw. Dokumentprozesse ermittelt werden,  die am meisten Last verursachen. Sind diese Dokumente bzw. Prozesse umgesetzt, lässt sich unmittelbar erkennen, wie viel Potenzial das Tool mit sich bringt.

Was ist bei der Integration in andere Anwendungen wie z.B. SAP zu beachten?

Eine zusätzliche Arbeitserleichterung ist sicher eine Vollintegration der Dokumentenerzeugung in den SAP-Workflow oder in andere Drittsysteme. In SAP zum Beispiel kann der komplette Erstellungsprozess direkt gesteuert werden. Informationen zum Prozess, zum Dokument und zu den Daten im Dokument sind jederzeit abrufbar und weiter zu verarbeiten. Der oft als sehr aufwendig empfundene Wechsel zwischen verschiedenen Softwarelösungen entfällt.

Haben Sie noch einen Tipp, wie noch mehr Zeit eingespart werden kann?

Um den Pflegaufwand weiter zu reduzieren, hat sich bewährt Vorlagen zu verknüpfen. Das heißt, ändert sich beispielsweise der Firmensitz eines Unternehmens, so muss nicht jedes Dokument einzeln angefasst werden, sondern alle im System vorliegenden Dokumente werden automatisch auf die neue Firmenadresse angepasst.

Gerne informieren wir Sie persönlich oder in einem unserer Webinare über die Möglichkeiten der prozessintegrierten Dokumentenerzeugung. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.


Zu den Webinaren

Jetzt Kontakt aufnehmen

Mike Wahner Dokumentenerzeugung

Wir verwenden Cookies, um Inhalte und Anzeigen zu personalisieren und die Zugriffe auf unsere Website zu analysieren. Außerdem geben wir Informationen zu Ihrer Verwendung unserer Website an unsere Partner für Werbung und Analysen weiter. Unsere Partner führen diese Informationen möglicherweise mit weiteren Daten zusammen, die Sie ihnen bereitgestellt haben oder die sie im Rahmen Ihrer Nutzung der Dienste gesammelt haben. Datenschutzerklärung lesen.