Wie machen Sie das mit den Bewerbungen?

Papierloses Bewerbungshandling

Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um unbesetzte Stellen im Unternehmen schnellstmöglich zu besetzen, damit das Onboarding schnell und reibungslos läuft? Und welche Anreize schaffen Sie, um Mitarbeiter zu motivieren und zu halten?

Solche oder ähnliche Fragen hat Ihnen Ihr CHRO bestimmt schon häufiger aufgetischt, weil er sich mal wieder im Board anhören musste, dass das Recruiting, Bewerber- und Talentmanagement im Unternehmen revolutioniert werden müsse und die Kündigungsrate viel zu hoch ist. Doch um sich um die wirklich wichtigen Dinge im HR kümmern zu können, müssen Sie sich den notwendigen Freiraum schaffen. „Haben Sie wiederkehrende administrative Aufgaben bereits digitalisiert und automatisiert?“, sollte eigentlich die Frage lauten. Denn nur so können Sie agil agieren.

Ein effizientes Personalmanagement ist hierbei das A und O. Denn nur wer es schafft, schnell geeignete Kandidaten einzustellen und diese an das Unternehmen zu binden, kann seine Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern. Lange Reaktionszeiten sind schlicht nicht vertretbar. Um agil zu sein sowie Kosten und Zeit zu sparen, müssen HR-Abteilungen daher Prozesse anstreben, die zu 100 Prozent digitalisiert sind. Nur so können Sie Erfolge im Recruiting und Bewerbermanagement erzielen.

Effizienter Bewerbungsprozess

Ein Best-Practice-Beispiel, um HR-Prozesse im Unternehmen vollkommen papierlos zu gestalten, ist das Bewerbungshandling. Große Handelsunternehmen erhalten beispielsweise immer noch viele Bewerbungen in Papierform. Das aufwendige Papierhandling wollen sie aber am liebsten an einen Dienstleister outsourcen. Die papiernen Bewerbungen sollen automatisch verarbeitet werden, sodass HR selbst nur noch die Bewerberdaten im entsprechenden HR-System bereitgestellt bekommt. Der Dienstleister kümmert sich um den kompletten Bewerbungseingang – sei es die Abholung beim Unternehmen oder eine spezielle Postfachadresse beim Dienstleister selbst. Dann kann er mit dem Scannen und der Digitalisierung der Bewerbungen, der Datenverarbeitung und Klassifizierung der Bewerberdaten starten. Sind die Informationen erfasst, werden sie direkt in das führende HCM-System des Kunden übertragen. Auch die Lagerung und Rücksendung der Papierbewerbungen übernimmt der Dienstleister. Das Plus dieses Scan Services: Die Führungskraft erhält im Handumdrehen einen direkten Zugriff auf die Bewerbungen im HCM und kann umgehend reagieren.

Keine Zauberei, aber nahe dran

Wie von Geisterhand werden wiederkehrende, regelbasierte Tätigkeiten automatisiert, aber wie funktioniert das eigentlich? Es steckt gar keine Zauberei dahinter. Die neue Automatisierungstechnik RPA (Robotic Process Automation) nimmt HR-Mitarbeitern lästige Routineaufgaben ab, sodass diese mehr Freiraum für wichtigere Tätigkeiten gewinnen. RPA übernimmt diese Aufgaben, indem sie mit der vorhandenen Software interagiert. Eine klassische Aufgabe, die ein Software Bot übernehmen kann, ist eingehende Bewerbungen auf bestimmte Schlagwörter zu sichten und die Dokumente den entsprechenden Stellenausschreibungen zuzuordnen. Er kann Formulare automatisiert ausfüllen, Daten aus einem System in ein anderes eingeben, Berechnungen durchführen und E-Mails verschicken. Die Software Bots arbeiten hocheffizient, rund um die Uhr, sie sind nie krank und machen keine Flüchtigkeitsfehler. Dadurch lassen sich Prozesse drastisch beschleunigen und die Qualität der Daten lässt sich erheblich verbessern. Die schnelle Reaktionsfähigkeit wirkt sich wiederum positiv auf die Erfahrung der Bewerber aus.

Das Bewerbungshandling ist ein wesentlicher Baustein, um die Effizienz in der Personalorganisation zu optimieren. Der Bewerbungsprozess wird dadurch im Handumdrehen abgewickelt und trägt dazu bei, HR agiler werden zu lassen.


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